Obligación de los Compradores

Todo Comprador que emita órdenes de compra como consecuencia de una subasta formal O informal, compras en mercado abierto, O procedimiento extraordinario, deberá asegurarse de que el licitador aparezca en el Registro de 34 Licitadores. Si el licitador no cumplió con su obligación de solicitar ingreso al Registro de Licitadores, según lo dispuesto en las secciones precedentes, podría ser descualificado para proveer el bien 0 servicio. CAPITULO V: COMPRAS Artículo 12 Política General Sobre Compras 12.1 Licitador Responsable y Cualificado Como regla general, toda compra de bienes o contratación de servicios no profesionales se hará después de recibir ofertas en subastas públicas informales O formales. Cada subasta se adjudicará al licitador responsable y cualificado que cumpla con todos los requisitos establecidos y que ofrezca sus artículos o servicios al precio más bajo o conveniente ("lowest responsible and qualified bidder"). 12.2 Excepciones a política general sobre compras Por excepción, se permitirá otros mecanismos o procedimientos para la compra de bienes O contratación de servicios no profesionales en las siguientes circunstancias: a) Mercado Abierto Cuando surjan las circunstancias que requieran recurrir al mercado abierto, según se desglosan en el Artículo 12.4 de este Reglamento. 35 b) Procedimientos Extraordinarios Cuando a juicio del Secretario, sea necesario aprobar un procedimiento extraordinario, para garantizar la obtención del mejor bien o servicio para el Departamento se hará según lo establecido en el Capítulo X de este Reglamento. 12.3 Inicio de las Gestiones de Compras Cuando ocurra la necesidad de adquirir un bien, una obra 0 un servicio, se someterá una solicitud a la Oficina de Compras y Suministros. a) Recibo de la Solicitud de Compra La Oficina de Compras y Suministros registrará la solicitud en un Registro en el cual se consignará la siguiente información: 1. Número de solicitud 2. Nombre de la unidad solicitante 3. Fecha de recibo de la solicitud en la Oficina de Compras y Suministros 4. Número de partidas incluidas en la solicitud 5. Si la requisición es devuelta, el número de devolución y fecha. 36 b) Contenido de la Solicitud La solicitud deberá contener la siguiente información: 1. Especificaciones requeridas claras, precisas y en forma genérica y la cuantía estimada deseada. 2. Justificación de la necesidad por el bien o servicio. 3. Certificación de fondos. 4. Cualquier característica especial 5. Aprobación O firma de los funcionarios correspondientes. c) Análisis de la solicitud - La Oficina de Compras y Suministros, asignará la solicitud a un comprador, quien deberá realizar el siguiente análisis: 1. Comprobar si las existencias en la unidad solicitante ameritan la solicitud de compra. 2. Verificar si la solicitud de compra se puede suplir del inventario existente en el Almacén Central. 3. Identificar si los materiales o equipos pueden encontrarse sin uso en otras oficinas. 37 4. Asegurarse de que los artículos o equipos están enmarcados dentro de los parámetros de austeridad y modestia establecidos en órdenes ejecutivas, circulares y reglamentos internos del Departamento, del Gobierno Estatal y/o Federal y de que los artículos y equipos solicitados no constituyen un gasto extravagante, excesivo O innecesario, comparado con el beneficio y utilidad del mismo. 12.4 Subastas Informales En las subastas informales se podrán solicitar cotizaciones por escrito, sin cumplir con los requisitos de una subasta formal, pero cumpliendo con los propósitos de este Reglamento, y particularmente con las siguientes reglas: a) Aprobación La aprobación de las subastas informales será responsabilidad del Area de Operaciones Administrativas o su Representante autorizado por recomendación del Director de la Oficina de Compras y Suministros, siempre y cuando la compra no exceda la cantidad de $25,000.00. 38 Toda compra que exceda la cantidad de $25,000.00 será hecha mediante subasta formal, salvo las situaciones en que proceda la compra mediante mercado abierto 0 procedimiento extraordinario, según las disposiciones de este Reglamento. b) Publicación La publicación de las subastas informales se hará utilizando principalmente la forma impresa para estos fines. c) Fianzas de Ejecución y Licitación No se requerirán fianzas de ejecución y licitación, excepto en los casos que se estime pertinente, y ello será determinado por el Director de la Oficina de Compras y Suministros, con el visto bueno del Area de Operaciones Administrativas O su Representante autorizado. d) Resumen de ofertas Las ofertas que se reciban, se consignarán en un Resumen de Ofertas. 39 e) Evaluación y Adjudicación En la evaluación de las ofertas de subastas informales podrán participar el Comprador, el Director de la Oficina de Compras y Suministros, el Area de Operaciones Administrativas, el Director de la unidad solicitante y cualquier otro asesor técnico. La recomendación de adjudicación deberá estar firmada por el Comprador y requerirá la aprobación del Director de la Oficina de Compras y Suministros. f) Clasificación de las Compras Informales Las compras informales descritas en esta Sección se regirán por las siguientes condiciones, de acuerdo con su clasificación, y a base del importe total de cada caso: (1) Desde $.01 hasta $ 200.00 Mediante el uso de la Caja Menuda (Petty Cash), de acuerdo con el procedimiento especial en vigor para estos pagos. El uso de la Caja Menuda no se provee para renglones de inventario, excepto en aquellos casos en que no se disponga de los artículos 40 en el almacén central y se requieran los suministros con urgencia. La unidad interesada deberá solicitar el adelanto de efectivo de la caja chica, al Director de la Oficina de Compras Suministros y posteriormente someter los comprobantes de compra para completar el expediente. No se patrocinará el reembolso de dinero por productos y/o servicios comprados con fondos personales, excepto cuando sea necesario y conveniente para los mejores intereses del Departamento. (2) Desde $201 hasta $500 Mediante solicitud de cotización escrita O verbal, a una sola firma vendedora si los precios cotizados se consideran razonables en comparación con el costo normal de los suministros en el mercado local. Siempre que fuere factible deberá establecerse competencia razonable en compras que excedan los $200.00. 41 (3) Desde $501 hasta $4,999.99 Mediante solicitud de cotización escrita o verbal de por lo menos tres (3) oferentes, si los hubiese en el mercado. Cuando los artículos que se ordenen vayan a ser entregados, luego de treinta días, a partir de la fecha de la orden, se requerirá del suplidor que confirme por escrito su oferta. (4) Desde $5,000 hasta $15,999.99 Mediante solicitud de cotización escrita utilizando la forma impresa para estos fines, de por lo menos tres (3) oferentes, si los hubiese en el mercado y promoviendo una competencia razonable, que permita conseguir el mejor precio posible, conforme a las condiciones del mercado, fechas de entrega requeridas, y disponibilidad de los suministros. (5) Desde $16,000 hasta $25,000 Mediante solicitud de cotización escrita (subasta informal) utilizando la forma impresa para estos fines, de por lo menos tres (3) 42 oferentes, si los hubiera en el mercado y promoviendo una competencia razonable que permita conseguir el mejor precio posible, conforme a las condiciones del mercado, fechas de entrega requeridas, y disponibilidad de los suministros. Para compras de esta cuantía se requerirá la aprobación del Area de Operaciones Administrativas, O su Representate autorizado. (6) Mercado Abierto El Director de la Oficina de Compras y Suministros, por conducto del Area de Operaciones Administrativas, solicitará autorización al Secretario para efectuar compras, mediante el procedimiento de Mercado Abierto. El Mercado Abierto será aquella gestión de solicitud de cotizaciones, a uno O más suplidores disponibles para suplir los bienes o servicios, según los términos, condiciones y especificaciones establecidas. Siempre se procurará adquirir 43 los mejores bienes, obras y servicios a los mejores precios. 12.5 Excepciones al Procedimiento de Subasta a) Cuando un contratista incumpla sus obligaciones contractuales de suplir el bien O servicio y sea oneroso para el Departamento, el tener que esperar a que se inicie un nuevo procedimiento de subasta formal o informal. b) Cuando ocurra una emergencia, según ésta se define en este Reglamento. c) Cuando exista una única fuente de abasto del bien 0 servicio. d) Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental. e) Cuando la compra se haga al Gobierno de Puerto Rico, al Gobierno de los Estados Unidos o al Gobiemo de algún país extranjero. f) Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios, para equipo cuya reparación o servicio esté bajo contrato O la transacción se 44 efectue con el representante manufacturero del equipo. g) Cuando una subasta haya resultado desierta y la Junta de Subastas recomiende favorablemente la adquisición del bien 0 servicio, mediante el procedimiento de mercado abierto. h) Cuando el equipo, materiales O servicios a adquirirse sean de naturaleza especializada; cuando se desee comprar cierto tipo de marca en particular, por el buen servicio probado que otras unidades análogas hayan rendido; por la economía envuelta en mantener uniformidad en unidades múltiples; O por superioridad en el tipo y calidad del servicio, que se obtendrá en la unidad comprada y de su conservación. Todas estas circunstancias excepcionales, deberán ser autorizadas por escrito por el Secretario o su Representante autorizado. i) En las compras de materiales, piezas y equipo re-manufacturado, cuyo valor no exceda de Cinco Mil dólares ($5,000). j) Cuando la compra haya que hacerla fuera de Puerto Rico, por no existir ningún suplidor 45 conocido y cualificado en el mercado local, que pueda suplir los suministros O servicios que se deseen, O cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado local. Para esta excepción, se requerirá la autorización escrita del Secretario o su Representante autorizado. k) Cuando ocurra un rechazo global de las ofertas, según lo dispuesto en este Reglamento, y la Junta de Subastas recomiende favorablemente la adquisición del bien O servicio, mediante el procedimiento de mercado abierto. 1) Cuando se justifique, en forma razonable, que el tiempo que tomará la preparación y adjudicación de la misma afectará adversamente el comienzo, desarrollo y uso de la obra, bien O servicio, según se haya determinado conforme a la necesidad 0 planificación de la misma. 12.6 Adjudicación de Compras Exentas del Procedimiento de Subasta Formal: a) La ajudicación de compras desde $.01 hasta $10,000 podrá ser aprobada por el Director de la Oficina Compras y Suministros. 46 b) La adjudicación de compras en Mercado Abierto desde $10,001 hasta $25,000 podrá ser aprobada por el Director de la Oficina de Compras y Suministros, con el Visto Bueno del Director del Area de Operaciones Administrativas, o su Representate autorizado. 12.7 Compras en Casos de Emergencia Cuando surjan circunstancias de emergencia, según este término se define en este Reglamento, el Secretario podrá autorizar a la Oficina de Compras y Suministros a adquirir el bien O servicio sin recumir al trámite de subastas. No más tarde de diez (10) días, después de terminada la emergencia, esta oficina rendirá un informe al Secretario, por conducto del Director del Area de Operaciones Administrativas, en el cual detalle y justifique las compras efectuadas, su monto y propósito. 12.8 Subastas Formales y Junta de Subastas a) Subasta Formal Cuando la compra de bienes o contratación de servicios no profesionales exceda la cantidad de $25,000 y no concurra alguna de las condiciones eximentes que permiten las subastas informales, 47 compras mediante Mercado Abierto O procedimientos extraordinarios, se comenzará el proceso de convocatoria para subasta formal, según el mismo se define en este Reglamento. Una vez se apruebe la solicitud de compra, y se remitan las invitaciones, el trámite de las subastas formales será responsabilidad de la Oficina de Compras y Suministros. El Director de esta oficina se asegurará de que exista una participación del mayor número posible de licitadores cualificados, representativos de las fuentes de abastecimiento de los suministros y servicios que se interese adquirir. A tales fines utilizará el Registro de Licitadores. 12.9 Venta de Bienes Muebles El Departamento podrá vender todo bien mueble de su propiedad que ya no tenga utilidad para los propósitos institucionales, ya sea porque esté en condiciones tales que le hacen inservible para su fin, porque se haya descontinuado su uso por obsolencia, o por considerarse como excedente. 48 a) Clasificación de ventas de bienes muebles La venta de bienes muebles podrá efectuarse en un procedimiento de subasta informal O mediante subasta formal, dependiendo del importe de venta estimado en cada caso O grupo de casos en particular. Para establecer el valor estimado de bienes muebles se requerirá una certificación oficial de la Oficina de Auditoría Fiscal y Operacional sobre el valor de los mismos en los libros de contabilidad. Siempre que sea posible, se incluirá un precio mínimo de venta, particularmente cuando se trate de equipo reusable. La venta de bienes muebles se hará mediante el procedimiento de subasta informal cuando el valor estimado no exceda la cantidad de Cinco Mil Dólares ($5,000.00). Toda venta cuyo valor estimado exceda la cantidad de Cinco Mil Dólares ($5,000.00) será realizada mediante el proceso de subasta formal. b) Aprobación La aprobación de las subastas informales de ventas de bienes muebles, será responsabilidad del Area de Operaciones Administrativas por recomendación 49 del Director de la Oficina de Compras y Suministros. El Area de Operaciones Administrativas, podrá solicitar, si así lo estima necesario, la recomendación de la Oficina de Servicios Generales y del oficial a cargo de la propiedad. c) Ventas de bienes muebles mediante subasta informal Las ventas informales se regirán por las disposiones establecidas en este Reglamento, para la adquisición de bienes muebles en subastas informales, excepto que la clasificación de las mismas dependerá del importe de venta estimado de cada caso o grupos de casos en particular, según se dispone a continuación: (1) Desde $ 0.1 hasta $200.00 Mediante solicitud de cotización escrita o verbal, a una sola firma compradora, si los precios cotizados se consideran razonables en comparación con el valor residual real de la propiedad. (2) Desde $201.00 hasta $ 500.00 50 Mediante solicitud de cotización escrita de por lo menos tres (3) oferentes, si los hubiese en el mercado. (3) Desde $501.00 hasta $ 5,000.00 Mediante solicitud de cotización escrita utilizando la forma impresa denominada "Subasta de Venta Informal", de por lo menos tres (3) oferentes, si los hubiera en el mercado y promoviendo una competencia razonable que permita conseguir el precio más alto posible, conforme a las condiciones del mercado. CAPITULO VI: LA JUNTA DE SUBASTAS Artículo 13 Estructuración de la Junta de Subastas 13.1 Creación y Composición de la Junta de Subastas El Secretario designará una Junta de Subastas y designará a su Presidente. La Junta de Subastas estará compuesta por cinco (5) miembros permanentes, uno de los cuales debe ser una persona que preste servicios directos a la clientela. Todos los miembros de la Junta de Subastas tendrán voz y voto. Ningún empleado de la Oficina de Compras y Suministros podrá ser nombrado miembro de la Junta de Subastas. 51 13.2 Designación de miembros alternos El Secretario designará miembros alternos para sustituir a cualquier miembro permanente, en aquellos casos en que sea necesario asegurar el quórum requerido. El nombramiento de los miembros altemos deberá hacerse de antemano, pero el Secretario siempre tendrá facultad para nominar miembros sustitutos en cualquier momento en que sea necesario hacerlo. 13.3 Comités Técnicos La Junta de Subastas, en el descargo de sus funciones, podrá solicitar al Secretario O a su Representante autorizado que nombre Comités Técnicos o asesores individuales, para que lo asesoren en la preparación de especificaciones y en las evaluación y análisis de las cotizaciones. Los Comités Técnicos estarán compuestos de por lo menos tres (3) miembros, quienes serán personas distintas a los miembros de la Junta de Subastas. 13.4 Recursos asignados a la Junta de Subastas El Secretario, previa recomendación del Presidente de la Junta de Subastas, designará un Secretario para dicha Junta, el cual no tendrá derecho al voto. Proveerá, además, los recursos necesarios para facilitar las 52 operaciones de la Junta de Subastas incluyendo, entre otros, personal, facilidades físicas, equipo y una asignación de presupuesto. Todos estos recursos estarán a la disposición del Secretario de la Junta de Subastas. 13.5. Recaudador Oficial El Secretario designará un Recaudador Oficial a la Junta de subastas, o asignará las recaudaciones de la Junta de Subastas al recaudador del Departamento, según lo estime necesario. 13.6 Términos de Designaciones Los miembros de la Junta de Subastas desempeñarán sus deberes y ocuparán sus cargos hasta que sus sucesores sean nombrados y tomen posesión de los mismos. 13.7 Presidente Sustituto La Junta de Subastas será dirigida por un Presidente, designado por el Secretario. La propia Junta determinará, quién de sus miembros, sustituirá al Presidente en su ausencia. 13.8 Funciones de la Junta de Subastas La Junta de Subastas será responsable de evaluar las ofertas recibidas. En su evaluación considerará el Resumen de ofertas contenidas en el Informe sometido por la Oficina 53 de Compras y Suministros, las recomendaciones de los asesores O comités técnicos, si algunos, y cualquier otra información que la Junta estime necesaria. 13.9 Deberes de la Junta de Subastas Además de las funciones señaladas en el Artículo 13.8, la Junta de Subastas tendrá los siguientes deberes: a) Adoptar un sello. b) Solicitar el asesoramiento de recursos internos o externos. c) Adoptar las normas y procedimientos para su funcionamiento interno.