Estructuración del Registro de Licitadores

11.1 Clasificación del Registro La Oficina de Compras y Suministros del Departamento mantendrá al día un Registro de Licitadores que estará clasificado de acuerdo al bien, obra 0 servicio que ofrezca cada licitador. 11.2 Propósitos del Registro de Licitadores Los propósitos del Registro de Licitadores son los siguientes: 20 a) Recopilar información sobre las personas naturales y jurídicas disponibles a contratar con el Departamento, a los efectos de asegurarse de que son personas de solvencia moral y económica y que tienen la capacidad para cumplir cabalmente con los términos contractuales. b) Evitar el discrimen y el favoritismo mediante el establecimiento de requisitos uniformes para todos los licitadores. c) Abaratar los costos que una subasta pública conlleva, mediante la adopción del sistema de convocatoria por invitación, en lugar de la convocatoria por periódico, siempre y cuando el Departamento determine que la limitación de la invitación a los licitadores registrados, no afecta adversamente los mejores intereses institucionales. d) Recopilar toda la documentación pertinente y necesaria para la posible contratación, de forma tal, que si el licitador resulta agraciado, la contratación pueda realizarse en forma expedita. El Secretario se reserva el derecho de clasificar los licitadores, de acuerdo con su solvencia económica, experiencias de servicio y otros, para permitirle participar en las 21 subastas, de acuerdo al monto de dinero envuelto, tipo de suministro a adquirirse y otros. 11.3 Convocatoria para producir el Registro de Licitadores La Oficina de Compras y Suministros del Departamento emitirá, dos veces al año, una convocatoria para ingreso en el Registro de Licitadores. La convocatoria será publicada en dos periódicos de circulación general, dos veces en cada periódico. Además de la convocatoria por periódico, pero no en sustitución, la Oficina de Compras y Suministros podrá utilizar cualquier otro medio de comunicación disponible para notificar la convocatoria a licitadores interesados. El Departamento se reserva el derecho de aceptar solicitudes de licitadores luego de emitida dicha convocatoria. 11.4 Información requerida en la solicitud de ingreso al Registro de Licitadores a) Nombre o razón social de la persona natural o persona jurídica y nombre de la (s) persona (s) autorizadas para hacer negocios a nombre de la persona jurídica. b) Número de Seguro Social personal o patronal. c) Si es una corporación privada copia del certificado de incorporación, con evidencia de su radicación en el 22 Departamento de Estado y certificación del Secretario de Estado, a los efectos de que el Departamento ha cumplido con todos los requisitos, establecidos en la Ley Núm. 144 del 10 de agosto de 1995, según enmendada, conocida como "Ley General de Corporaciones". d) Si es una corporación foránea, una copia de la carta constitutiva radicada en el Departamento de Estado y una certificación del Secretario de Estado que acredite que dicha corporación foránea está autorizada a hacer negocios en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico y que ha cumplido con todos los requisitos establecidos en la Ley Núm. 144 del 10 de agosto de 1995, según enmendada, conocida como "Ley General de Corporaciones". e) Si es una Compañía Mercantil o Colectiva, copia de la Escritura Social de Constitución y evidencia de su inscripción en el Registro Mercantil, a tenor con las disposiciones del Código de Comercio de Puerto Rico, 1932, según enmendado. f) Si es una Sociedad Civil, copia del contrato social. Si los socios han aportado bienes inmuebles o derechos reales a la sociedad, deberá someterse 23 copia de la estructura pública, según lo requiere el Artículo 1558 del Código Civil de Puerto Rico. g) Dirección postal y ubicación física de la persona natural 0 jurídica. h) Resumen de los bienes, obras 0 servicios que ofrece, ejecuta y presta. i) Información sobre el tipo de subasta en la que interesa participar. Si el licitador interesa participar en subastas cuyo volumen y cuantía excedan determinada cantidad, deberá notificarlo. j) Un informe financiero anual certificado por un Contador Público Autorizado del año precedente, si aplica. k) Referencias bancarias y comerciales que incluyan término y tipo de relación con la entidad. I) Lista de los contratos que ha suscrito en los últimos cinco (5) años con instrumentalidades municipales o del gobierno estatal. m) Lista de contratos que ha suscrito en los últimos cinco (5) años con la empresa privada. n) Declaración Jurada en la que se haga constar que la persona natural o jurídica no ha tenido que responder por incumplimiento de contratos en los 24 últimos cinco (5) años, bien sea mediante sentencia judicial, resolución administrativa O aplicación de las "Condiciones Generales de Contratación de Obras Públicas". o) Experiencia y años de servicio. p) Copias de las patentes, permisos y autorizaciones vigentes que requiera la legislación y reglamentación vigente para la prestación de sus servicios O la ejecución de obras. q) Evidencia de las pólizas de seguro que tienen vigentes, tanto de responsabilidad pública como la requerida por la legislación laboral, endosada a favor del Departamento de la Familia. r) Si goza del beneficio de alguna exención contributiva por virtud de la Ley de Contribuciones de Puerto Rico o de la Ley de Incentivos Industriales, Ley Núm. 26 de 2 de junio de 1978, según enmendada, deberá presentar evidencia de la misma. s) Si el licitador entiende que sus productos o artículos, gozan de los beneficios de la Ley de Preferencia, Ley Núm. 42 de 5 de agosto de 1989, según enmendada, deberá remitir toda documentación 25 necesaria para evidenciar su derecho, tanto el porciento, como la vigencia del beneficio concedido por la Junta de Preferencia. t) Cualesquiera certificados expedidos por agencias administrativas necesarios para la prestación de sus servicios o ejecución de sus obras. u) Evidencia de el estatus contributivo con el Gobierno de Puerto Rico. v) El Secretario O su Representante autorizado podrá, a su discreción, solicitar la información adicional que estime necesaria. Toda documentación e información sometida por los licitadores es de carácter confidencial. La misma será utilizada exclusivamente para los fines establecidos en este Capítulo. 11.5 Ingreso al Registro de Licitadores El ingreso al Registro de Licitadores no opera automáticamente, sino que dependerá de la evaluación y determinación que haga el Secretario a su Representante autorizado. El procedimiento a seguirse será el siguiente: 26 El procedimiento a seguirse será el siguiente: a) La Oficina de Compras y Suministros será responsable de proveer copia de las solicitudes de ingreso al Registro de Licitadores, a quienes así lo soliciten. Las solicitudes podrán remitirse por correo, siempre y cuando existan los recursos económicos para el envio. b) Radicación de la solicitud El licitador deberá radicar su solicitud en la Oficina de Compras y Suministros, no más tarde de la fecha y hora establecida en la Convocatoria. c) Evaluación de la Solicitud - La Oficina de Compras y Suministros evaluará las solicitudes y verificará la inclusión de todos los documentos requeridos. Si la solicitud estuviera incompleta, se le notificará al licitador interesado y éste deberá subsanar la deficiencia en un término no mayor de cinco (5) días laborables contados a partir de la fecha del archivo en autos de copia de la notificación. d) Criterios El Director de la Oficina de Compras y Suministros, establecerá criterios uniformes para la evaluación de todas las solicitudes y recomendará al 27 Secretario O su Representante autorizado la aprobación O denegación de la solicitud. e) Notificación de inclusión al licitador - Si la evaluación de la solicitud es positiva, y el Secretario o su Representante autorizado la aprueba, la Oficina de Compras y Suministros notificará al licitador interesado su inclusión en el Registro de Licitadores. La notificación de inclusión incluirá la siguiente información: 1) Fecha de inclusión en el Registro. 2) Responsabilidades del licitador registrado. 3) Derechos del licitador registrado. f) Evaluación negativa - Si la evaluación de la solicitud es negativa, y el Secretario O su Representante autorizado deniega el registro del licitador solicitante, la Oficina de Compras y Suministros notificará al licitador interesado de tal denegatoria. La notificación de no inclusión tendrá que exponer las razones para tal determinación. 11.6 Recursos del Licitador en Casos de Denegación de Inscripción a) Denegación del Secretario o su Representante autorizado Cuando el Secretario o su 28 Representante autorizado deniegue el ingreso de un licitador al Registro, éste podrá recurrir a los remedios provisto por este Reglamento en el Artículo 11.12 de este Capítulo. b) Determinación adversa del Secretario o su Representante autorizado Si el Secretario o su Representante autorizado sostiene la determinación, el licitador afectado podrá presentar una Solicitud de Revisión ante la Junta de Adjudicaciones, de acuerdo con lo establecido en el reglamento de Adjudicación de Controversias del Departamento de la Familia de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988, según enmendada, conocida como Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme. 11.7 Responsabilidades del Licitador Registrado Todo licitador registrado deberá cumplir con los siguientes deberes: a) Mantener al día la información suministrada para la consideración de su inclusión en el Registro. El Director de la Oficina de Compras y Suministros tendrá la facultad de incluir en el Registro toda información que entienda que sea 29 pertinente y necesaria para mantener el Registro de Licitadores al día. b) Mantener vigente una fianza de licitación de acuerdo al asunto de las subastas en las que interesa participar por el monto que el Secretario o su Representante autorizado fije, excepto cuando se trate de obras de construcción o servicios anexos a éstas, cuyas cuantías serán las establecidas por las "Condiciones Generales de Contratación de Obras Públicas y Otros Documentos Relacionados" emitido y publicado por el Departamento de Obras Públicas del Gobierno de Puerto Rico. La fianza de licitación puede ser obviada si el licitador opta por prestar una fianza de licitación individual por cada subasta en la que participe. c) Mantener vigente una póliza de responsabilidad pública por el monto que fije el Secrecretario o su Representante autorizado, excepto en las de obras de construcción O servicios anexos a éstas que regirán los montos 30 señalados en las "Condiciones Generales de Contratación de Obras Públicas y Otros Documentos Relacionados". 11.8 Derechos de los licitadores agraciados Todo licitador registrado tendrá derecho a que se le invite a toda subasta que se convoque sobre el renglón para el cual se haya registrado. 11.9 Historial del Licitador La Oficina de Compras y Suministros mantendrá un historial por cada licitador, que incluirá, entre otros, la siguiente información: a) Cantidad que se compró durante el período de año fiscal. b) Datos relacionados con experiencias anteriores con dicho licitador, particularmente en cuanto a cumplimiento de sus obligaciones contractuales. c) Cualquier otra información pertinente sobre dicho licitador.