Regl. 5450, art. 13.13
Sesiones de la Junta
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Cite as Reglamento Núm. 5450, Art. 13.13
La Junta de Subastas tendrá facultad para celebrar
reuniones ordinarias y extraordinarias.
a) Reuniones ordinarias
El Secretario de la Junta de Subastas someterá
para la aprobación del Presidente un calendario
de fechas para reuniones ordinarias, en las
cuales se discutirán asuntos relacionados con la
evaluación o adjudicación de las subastas, asÃ
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como cualesquiera otros asuntos administrativos
de la Junta de Subastas.
b) Reuniones extraordinarias
El Presidente de la Junta de Subastas podrá
convocar reuniones extraordinarias para
cualquier propósito fijadas en fecha especial o de
emergencia.
c) Quórum de la Junta de Subastas
Se requerirá la presencia de tres (3) miembros
de la Junta de Subastas en la reunión para que
pueda constituirse el quórum.
d) Votación
Los acuerdos de la Junta de Subastas se
tomarán por mayorÃa simple de los miembros
presentes, excepto cuando expresamente se
disponga lo contrario en este Reglamento.
e) Asistencia
Los miembros de la Junta de Subastas vienen
obligados a asistir a todas las reuniones a las
que se les convoque. Las ausencias reiteradas
de un miembro de la Junta, darán margen para
que el Presidente le recomiende al Secretario
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que declare vacante el cargo y designe un nuevo
miembro.Las ausencias por enfermedad, por
vacaciones, o las autorizadas por el Presidente
no se contarán para los efectos de esta
disposición.
f) Informe de Asistencia
El Presidente de la Junta de Subastas
mantendrá un Registro de Asistencia, el cual
presentará al Secretario, cuando sea necesario
recomendar que se declare una vacante o
cuando asà se le requiera.
g) Informes de Adjudicación
Por cada decisión de la Junta de Subastas sobre
cada subasta ante su consideración, se adoptará
por escrito un documento titulado "Informe de
Adjudicación". El Informe deberá ser firmado por
todos los miembros que participaron en la
adjudicación. Cualquier miembro podrá emitir
un voto disidente, el cual formará parte del
expediente. El "Informe o Acta de Adjudicación"
deberá contener la siguiente información:
(1) Resumen de las ofertas.
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(2) Desglose de cada partida según ha sido
adjudicada.
(3) Ofertas rechazadas con fundamentos
para los rechazos 0 información sobre
partidas no adjudicadas, según proceda.
h)
Acuerdos de la Junta
Toda decisión de la Junta de Subastas que
no conlleve adjudicación constará en un
documento titulado "Acuerdo". Todo
"Acuerdo" contendrá la siguiente información:
(1) Nombres de miembros asistentes
(2) Fecha, hora y lugar de la reunión
(3) Asunto discutido
(4) Breve exposición del acuerdo
(5) Resumen de votación
(6) Certificación del Secretario
i)
Resoluciones de la Junta de Subastas
Los acuerdos de la Junta de Subastas serán
remitidos al Director de la Oficina de
Compras y Suministros para que éste
prepare el correspondiente "Aviso de
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Adjudicación" para la firma del Secretario 0
su Representante autorizado.
CAPITULO VII: CONVOCATORIAS A SUBASTAS FORMALES