Procedimientos Generales

14.1 Informe o Proyecto de Convocatoria La Oficina de Compras y Suministros, luego de completar el trámite relacionado con el Pliego de Subastas, redactará una Invitación o Proyecto de Convocatoria a Subasta el cual remitirá al Secretario o su Representante autorizado para su firma. Dicho proyecto de convocatoria contendrá la siguiente información: a) Número de Subasta b) Especificaciones, términos y condiciones c) Componente Operacional, Departamento O Servicio Peticionario d) Fecha, lugar y hora fijada para la apertura e) Si la subasta es de construcción, deberá informarse el nombre del proyecto, su ubicación y descripción. f) Si la subasta es de contrucción y de servicios, deberá informarse el plazo en el cual debe ejecutarse la obra O prestarse el servicio. 62 g) Si la subasta se convoca mediante anuncio en los periódicos, O cuando no sea viable económicamente para el Departamento enviar el pliego de la subasta por correo, deberá proveerse información específica sobre dónde recoger el mismo. h) Si la subasta es convocada por invitación, y siempre que ello fuera posible, se incluirá con la invitación todo el pliego de la subasta, así como la convocatoria misma la cual contendrá la información antes señalada. 14.2 Modo de Convocar La convocatoria podrá hacerse mediante invitación O por publicación en el periódico. 14.3 Convocatorias por Periódicos La convocatoria se hará por períodico cuando no haya licitadores registrados para proveer el bien O servicio que se desea, o cuando el Departamento entienda que sus intereses estarán mejor protegidos extendiendo la invitación a otros suplidores. 63 14.4 Publicación La convocatoria se hará publicando un aviso no menor de cuatro pulgadas de ancho por cuatro de largo (4" X 4") en dos (2) periódicos de circulación general. La Oficina de Compras y Suministros determinará si es necesario publicar la convocatoria en más de una ocasión. 14.5 Convocatoria por Invitación Las subastas cuyas convocatorias sean por invitación, se enviarán a los licitadores incluidos en el Registro de Licitadores, según la materia para la cual se registraron. La Oficina de Compras y Suministros podrá, además, fijar una copia de la Convocatoria en el "Tablón de Avisos a los Licitadores" que para esos efectos se proveerá en un lugar accesible en el Departamento. La notificación a los licitadores podrá hacerse de una de las siguientes formas: a) Enviando el pliego de la subasta por correo. b) Entregando el pliego de la subasta a la mano. c) Notificación por facsímil al licitador para que recoja el pliego de la subasta. 14.6 Firma La convocatoria será firmada por el Secretario o su Representante autorizado. 64 14.7 Enmiendas a la Convocatoria Solamente se podrán efectuar enmiendas a la convocatoria de la subasta, si las mismas se efectúan antes del Acto de Apertura. Se podrán efectuar enmiendas a las convocatorias en las siguientes circunstancias: a) Cuando sea necesario enmendar la petición original O variar condiciones o especificaciones adicionales. b) Cuando se descubra algún error sustancial e insalvable en el pliego de la subasta. c) Como consecuencia de una impugnación de la convocatoria. d) Cuando la enmienda sea para proteger los intereses del Departamento. 14.8 Aprobación de enmiendas a convocatorias Las enmiendas tendrán que ser aprobadas y firmadas por el Secretario O su Representante autorizado, a recomendación del Jefe de la Oficina de Compras y Suministros. 65 14.9 Notificación de Enmiendas La convocatoria enmendada será notificada por la Oficina de Compras y Suministros, mediante su publicación en un aviso en un periódico de circulación general O mediante SU envio por correo, mensajero y medios análogos, según lo requieran las circunstancias.