Acto de Apertura

a. Celebración del Acto El acto de apertura se llevará a cabo en cada subasta con el propósito de que el contenido de todas las ofertas sea conocido en un solo acto, lo cual garantizará que todos los licitadores estén en igualdad de condiciones. b. Publicidad del Acto El acto de apertura se ofrece además, con el propósito de que las partes interesadas y el público en general se 86 enteren de las ofertas que se recibieron y los términos de las mismas. Los asistentes, que estén participando en la subasta se limitarán a observar el acto de apertura. C. Función de la Junta de Subastas en el Acto de la Apertura La Junta de Subastas no se constituirá en el acto de apertura y no será requisito que ninguno de sus miembros esté presente. La Junta de Subastas y/o el Director de la Oficina de Compras y Suministros designarán el oficial responsable de los actos de apertura. d. Responsabilidad del Oficial Designado para Dirigir el Acto de la Apertura El Oficial designado para dingir los actos de apertura tendrá que estar presente en el acto de apertura y será el encargado de los procedimientos durante el mismo. e. Normas de Conducta durante el Acto de Apertura Toda persona que asista al acto de apertura tendrá que cumplir con las normas de conducta que establezca la Junta de Subastas y la Oficina de Compra y Suministros para esos efectos. f. Registro de Asistencia Durante el Acto de Apertura Todo asistente al acto de apertura firmará el Registro de Asistencia que para esos efectos proveerá el Oficial 87 designado a estos propósitos. AI firmar dicho Registro deberá anotar a quien representa y su posición. g. Apertura y Lectura de Sobres AI iniciar la apertura, el Oficial designado para dirigir el acto de apertura anunciará a las personas presentes lo siguiente: 1. Número de la subastas cuyas ofertas se van a abrir. 2. Asunto de la subasta. 3. Identificación de los sobres según el nombre del licitador. Se identificará, además, el nombre de la persona que representa a cada licitador en el acto de la apertura, si alguno. h. Lectura de las Ofertas El funcionario designado para dirigir la apertura abrirá cada uno de los sobres de ofertas y leerá cada oferta, por partida, particularmente, la siguiente información: 1. Número de Partida para la cual se ha ofrecido cotización. 2. Precio ofrecido por la partida. 88 3. Fecha de entrega ofrecida, cuando proceda. 4. Marca, modelo y garantía ofrecida, cuando proceda. i. Derecho de los asistentes Una vez se concluya la lectura de todas las ofertas recibidas, los asistentes al acto podrán examinarlas. Todo comentario con respecto a las ofertas, deberá consignarse por escrito en el acta de apertura que levante el funcionario designado. j. Lectura en Subastas de Venta En las subastas de venta la Oficina de Compras y Suministros podrá, a su discreción, establecer distintos sistemas de desglose y lectura ya sean manuales o mecanizados. k. Cierre del Acto de Apertura Una vez todos los asistentes al acto de apertura hayan examinado las ofertas se dará por cerrrado el mismo. I. Obligaciones del Funcionario Designado con Posterioridad al Acto de Apertura Con posterioridad al acto de apertura, el Funcionario Designado redactará un acta de apertura, en la cual se consignen todos los incidentes ocurridos durante el mismo. 89 m. Recaudación de Garantías 1) Verificación de las Garantías El Recaudador viene obligado a verificar diligentemente las garantías sometidas y anotarlas en el formulario provisto para ello. 2) Recibo de Garantías Las garantías sometidas serán recibidas por el Recaudador y serán depositadas en la cuenta especial de fianzas y garantías o en caja fuerte, según la clase de garantía sometida por el licitador. En aquellos casos en que no se haya acompañado garantía con la oferta, el Recaudador así lo señalará para que se verifique si el licitador está exento de ello por haber presentado una fianza anual global. El Recaudador enviará los recibos a la dirección que aparece en la oferta, inmediatamente después de recibir las garantías. 3) Informe de Garantias Recibidas El Recaudador someterá un Informe de las garantias recibidas con el propósito de que facilite a la Junta de Subastas la evaluación y 90 adjudicación de la subasta. Su informe deberá contener la siguiente información: (a) Número de la Subasta (b) Asunto de la Subasta (c) Porciento 0 cuantía fija de garantía solicitada en la invitación a subasta. (d) Fecha del Informe (e) Lista de Licitadores (f) Tipo de garantía y cubierta presentada por cada licitador. (g) Número de recibo expedido (h) Ubicación de las garantías (i) Certificación sobre fecha y hora del envío de los recibos n. Envío del Expediente a la Oficina de Compras y Suministros Una vez se hayan incluido en el expediente de la subasta, el Acta certificada se enviará a la mano el expediente de la subasta a la Oficina de Compras y Suministros.