Evaluación y Recomendación por la Oficina de

Compras y Suministros a- Recibo del Expediente La Oficina de Compras y Suministros recibirá el expediente de la subasta para estudio y evaluación 91 preliminar de las ofertas, asegurándose, cuando lo reciba de que el expediente esté completo. b- Informe de Evaluación La Oficina de Compras y Suministros analizará las ofertas y someterá un Informe de Evaluación, con sus recomendaciones, a la Junta de Subastas. La evaluación de las ofertas comenzarán con las mas bajas recibidas considerando los requisitos mínimos establecidos en la subasta. C- Término para Someter el Informe de Evaluación El Informe deberá ser remitido a la Junta de Subastas con la premura que requieran las circunstancias. d- Análisis de las Ofertas 1) La Oficina de Compras y Suministros evaluará minuciosamente todas la ofertas con el fin de determinar si el licitador cumplió con todas las especificaciones, términos y condiciones contenidas en el pliego y no se ampliará a aquellas que pudieron o debieron haberse solicitado. 2) La Oficina de Compras y Suministros tendrá que incluir en su Informe un analisis sobre cada una de las ofertas recibidas. 92 3) La Oficina de Compras y Suministros considerará los precios de las ofertas que cumplan con las especificaciones, términos y condiciones. Las ofertas que no cumplan con los requisitos establecidos no serán consideradas. No obstante el Departamento se reserva el derecho de considerar ofertas, obviando el cumplimiento de requisitos menores si ello es conveniente para los intereses del Departamento. 4) La Oficina de Compras y Suministros podrá obtener en el mercado información sobre precios, cuando a su juicio y a base de su experiencia, entienda que los precios cotizados en una O más ofertas son irrazonables. 5) La Oficina de Compras y Suministros expondrá razones específicas para recomendar la adjudicación a determinado licitador. 6) La evaluación de las ofertas es de carácter confidencial. Ningún empleado de la Oficina de Compras y Suministros, ni ningún asesor técnico estará autorizado a hacer manifestaciones públicas O privadas sobre las recomendaciones, contenido 93 del Informe O de la posibilidad de adjudicación de la subasta en cuestión a determinado licitador. CAPITULO VIII: ADJUDICACION Artículo 17 Reunión de la Junta de Subastas 17.1 Convocatoria a la Reunión Una vez el Secretario de la Junta de Subastas reciba el Informe de Evaluación de la Oficina de Compras y Suministros, le informará al Presidente de la Junta para que éste convoque a la Junta de Subastas para una reunión de evaluación y adjudicación. Dicha reunión deberá celebrarse dentro de un plazo no mayor de cinco (5) días calendarios a partir del momento del recibo del Informe de Evaluación sometido por la Oficina de Compras y Suministros. El Presidente de la Junta de Subastas deberá considerar situaciones excepcionales, en las cuales se requiera convocar la reunión en un término de tiempo menor. El Secretario de la Junta de Subastas enviará copia de dicha citación a la Oficina de Compras y Suministros para que haya un funcionario disponible, en caso de que la Junta de Subastas entienda necesario dialogar con el personal de esa oficina que tuvo a cargo la evaluación preliminar. 94 17.2 Personas Autorizadas Para Estar en la Reunión de la Junta de Subastas El acto de evaluación para la adjudicación de subastas de adquisición o venta se celebrará, mediante reunión privada, en la cual esté constituida la Junta de Subastas. Podrán asistir a la reunión de adjudicación los miembros de la Junta de Subastas, el Secretario de la Junta de Subastas, el Representante autorizado de la Oficina de Compras y Suministros, y cualquier asesor o perito que haya participado en la evaluación, O que la Junta de Subastas le solicite asesoramiento. 17.3 Análisis de la Junta de Subastas La Junta de Subastas determinará, en primera instancia, cuales ofertas son susceptibles de ser consideradas para adjudicación. Para ello tomará en consideración la información contenida en el Acta de Apertura, en el Informe del Recaudador y en el Informe de Evaluación de la Oficina de Compras y Suministros. Considerará, además, las disposiciones contenidas en este Reglamento. 95 17.4 Analisis de Ofertas de Equipo AI evaluar las ofertas recibidas en las subastas de equipo en general, la Junta de Subastas tomará en consideración los siguientes factores, los cuales figurarán en el Pliego de Subastas: a. Economía en el consumo de combustible o fuerza eléctrica de un equipo, de acuerdo a los estándares establecidos por el "LCC Criteria", (Life Cycle Cost Criteria). b. Frecuencia en reparación de un equipo. C. Facilidades de locales para el mantenimiento de equipo. d. Costos de las piezas de repuesto. e. Factores que afectan al servicio, como disponibilidad de piezas. 17.5 Norma General de Adjudicación a) Subasta de Compras La adjudicación de las subastas de compras se hará a favor del licitador responsable que esté respaldado por un historial de capacidad y cumplimiento que lleve al ánimo de la Junta de Subastas certeza razonable de que cumplirá con los términos y 96 condiciones del contrato que en su día se otorgue, siempre y cuando la oferta reúna los siguientes requisitos: 1. Que cumpla con las especificaciones 2. Que cumpla con los términos, condiciones y demás requisitos establecidos en el pliego de la subasta. 3. Que cotice el precio más bajo. La determinación de la Junta de Subastas en cuanto a precio deberá considerar los posibles descuentos y aplicación de porcientos en relación a leyes especiales tales como la "Ley de Política Preferencial". Descuentos ofrecidos con sujeción a la fecha de los pagos, no se considerarán para efectos de adjudicación, excepto si así se dispusiera en el Pliego de Subasta para todos los licitadores. 17.6 Subastas de Venta Las subastas de ventas se adjudicarán a favor del postor cuya oferta sea la más alta y razonable en relación a la tasación fijada para el bien. 97 17.7 Circunstancias Extraordinarias a) Empates Cuando dos (2) 0 más licitadores hiciesen ofertas idénticas en especificaciones, condiciones y precios, y éstas resulten ser las mejores para los intereses del Departamento, se procederá de la siguiente manera: (1) Notificación de Partidas Adjudicadas - Cuando el empate no sea en la totalidad de la subasta, si no solamente en algunas partidas de ésta, se procederá a notificar la adjudiación de las demás partidas evaluadas y adjudicadas. (2) Empate de Ofertas Dos O más ofertas se consideran empatadas cuando sean identícas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en la invitación a subasta. La Junta de Subastas o su Representante autorizado podrá: (a) Decidir el empate de las ofertas de los licitadores a base de la experiencia que haya obtenido con los mismos en contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. 98 (b) Anunciar una solicitud de precios informal donde sólo participen los licitadores empatados. (c) Adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que hayan resultado empatados. 1) En caso de que los representantes de los licitadores no comparezcan, el sorteo podrá efectuarse ante testigos imparciales. (d) Cuando el Director de la Oficina de Compras y Suministros lo considere conveniente para los mejores intereses del Departamento y en casos excepcionales, se podrá adjudicar la subasta a ambos licitadores siempre que se obtenga la aprobación escrita de éstos. 17.8 Un Solo Licitador Es obligación de la Oficina de Compras y Suministros estar al día con los cambios en el mercado con el fin de poder determinar con anterioridad a una convocactoria, si hay una 99 sola fuente disponible en el mercado para determinado bien y producto. De esta forma se evitará tener que recurrir al mecanismo de subasta formal. No obstante, siempre existe la posibilidad de que se reciba una sola oferta, en cuyo caso, la Junta de Subastas podrá adjudicar la subasta a favor de dicho licitador, si su oferta cumple con las especificaciones y condiciones de la subasta y el precio es razonable. 17.9 Rechazo de la Unica Oferta Se podrá rechazar la única oferta recibida, aunque ésta reuna los requisitos de la subasta si el precio ofrecido es irrazonable, o si a juicio de la Junta de Subastas, el historial de capacidad y cumplimiento del licitador no lleva el ánimo de la Junta de Subastas una certeza razonable de que éste cumplirá con los términos y condicones del contrato que en su día se otorgue.