Reglamento para la adquisición de equipo, materiales y servicios no profesionales.

Presentación de las Ofertas Las ofertas serán las propuestas que sometan los licitadores interesados en obtener la buena pro de una subasta. 16.1 Fecha de Entrega de Ofertas La fecha límite para entregar las ofertas podrá ser en O antes del día y hora de la apertura. 16.2 Recibo de Ofertas Luego del Momento de la Apertura Todo sobre que contenga una oferta y que sea recibido con posterioridad a la fecha y hora de la apertura, será devuelto al remitente sin abrir. La devolución será responsabilidad del Director de la Oficina de Compras y Suministros. 16.3 Modo de presentar las ofertas Las ofertas serán presentadas cumpliendo los siguientes requisitos: a) Formulario Oficial 74 El licitador presentará su proposición en los formularios oficiales suministrados por el Departamento, en original y con la cantidad de copias requeridas en la invitación. b) Hojas Adicionales El licitador podrá utilizar hojas adicionales en su oferta, si ello fuere necesario. Si se utilizan hojas adicionales, deberá utilizarse papel timbrado del licitador, preferiblemente del mismo tamaño que el papel del formulario. Si el licitador no tuviese papel timbrado deberá colocar en el centro de la parte superior del papel, el nombre, dirección y número de teléfono. Deberá, además certificar que la hoja adicional forma parte de la oferta y cumplir con las instrucciones sobre tipografía. c) Alteraciones Toda oferta deberá estar escrita en forma legible, clara, completa y precisa. Cualquier oferta escrita en forma ilegible O ambigua no será considerada por la Junta de Subastas. Los borrones, tachaduras, anotaciones O cualesquiera correcciones en la oferta tendrán que estar inicialados por quien firme la oferta. 75 d) Unidad de Cotización de Precios No se considerarán ofertas que se expresen en términos de porciento, O en referencia a posibles precios fijados por autoridades gubernamentales, o a base de precios indeterminados o determinables o a base de la cantidad de dinero en exceso de la cotización más alta o más baja. La cuantía de las ofertas se computará a base de la unidad que se requiere. e) Firma e Iniciales de la Oferta La oferta deberá estar firmada e iniciada en cada página con tinta indeleble o bolígrafo en el espacio que se provea en el formulario suministrado, e incluir el nombre de la persona en letra de molde, e indicará en que calidad firma, es decir, el puesto que le permite representar la firma. Se corroborará que la persona que firme esté autorizado por la compañía licitadora. f) Identificación de las Ofertas Será obligación de todo licitador presentar sus ofertas en sobre o paquetes cerrados, e indentificarlos en su exterior. No podrá incluirse más de una oferta por 76 sobre O paquete. La identificación del sobre o paquete contendrá la siguiente información: 1) Asunto de la subasta 2) Nombre, dirección y número del licitador 3) Número de subasta 4) Fecha y hora de la apertura 5) La frase "Oferta del Licitador" 16.4 Ofertas identificadas incorrectamente Toda oferta recibida que no cumpla con los requisitos de identificación establecidos en este Reglamento y los establecidos en el pliego de la subasta, será tramitada como correspondencia regular. Una vez abierta, conforme al trámite usual para la correspondencia regular, el Director de la Oficina de Compras y Suministros se comunicará con el licitador y devolverá su contenido. El funcionario designado para efetuar la apertura de la subasta, retendrá el sobre o envoltura del paquete no identificado en el expediente de la subasta y levantará un Acta de Novedades. El Departamento no será responsable si el remitente pierde su oportunidad de presentar su oferta a tiempo por razón de incumplir las disposiciones sobre identificación de ofertas. Tampoco será responsable ante 77 imputaciones de que los términos de la oferta hayan sido divulgados a terceros por abrirse antes de tiempo. No se aceptará ninguna petición del licitador en la cual solicite que se tome conocimiento de su oferta; deberá someter una nueva dentro de la fecha y hora establecida para la apertura. 16.5 Custodia de las ofertas El Director de la Oficina de Compras y Suministros será la persona responsable de custodiar las ofertas hasta la fecha y hora de la apertura de las mismas. Para ello, esta oficina mantendrá en un depósito seguro, los sobres O paquetes de las ofertas recibidas. 16.6 Registro de ofertas El Director de la Oficina de Compras y Suministros mantendrá un Registro de Ofertas de todas las ofertas recibidas o presentadas, en el cual consignará la siguiente información: a) Nombre del remitente b) Dirección del remitente c) Fecha y hora del recibo de la oferta 78 16.7 Entrega de las ofertas a) Hora y Lugar Las entregas se harán en la Oficina de Compras y Suministros, en el sitio, fecha y hora que expresamente se disponga en la subasta. b) Forma de hacer la Entrega Las entregas podrán efectuarse personalmente o por correo certificado con acuse de recibo. c) Entrega Personal El licitador, O su Representante autorizado podrá entregar personalmente la oferta. La Oficina de Compras y Suministros expedirá un recibo al que la entrega, en el cual se hará constar la fecha, hora y número de subasta para la cual se recibe dicha oferta. El recibo se hará constar en el Registro de Ofertas y en el expediente de la subasta. d) Entrega por correo federal Cuando la oferta se envíe por correo, el acuse de recibo del correo federal servirá de recibo al licitador. Si el licitador enviase su oferta sin certificar, asumirá el riesgo de que pueda extraviarse. El recibo se hará 79 constar de inmediato en el Registro de Ofertas y en el expediente de la subasta. 16.8 Incumplimiento del término de entrega Todo sobre o paquete que contega una oferta, y que sea recibido después de la fecha y hora establecida para la apertura, será devuelto por el Director de la Oficina de Compras y Suministros sin abrir, excepto si la subasta resultara desierta, en cuyo caso, luego de levantar acta correspondiente, se procederá con su apertura. Dicha oferta podría ser aceptable por la Junta de Subastas. Todo sobre o paquete presentado tardiamente será marcado con una anotación que incluya la fecha y hora de recibido y la frase "tarde". El sobre así identificado se incluirá en el expediente. El mismo no será devuelto a su remitente, hasta tanto el Director de la Oficina de Compras y Suministros ordene su devolución. En caso de ordenarse la devolución, el Director de la Oficina de Compras y Suministros fotocopiará la cubierta 0 sobre de las ofertas y levantará un acta en la cual certificará que la reproducción es copia fiel y exacta del original. El funcionario designado para efectuar la apertura de la subasta deberá asegurarse 80 de que aparezca la fecha y hora de recibo de la oferta cuyo sobre o cubierta vaya a devolverse. 16.9 Tipos de ofertas (a) Oferta básica Por "Oferta Básica" se entenderá aquella que viene obligada a hacer el licitador para cada partida por la cual interesa cotizar. Aunque el licitador sume o haga un cómputo total de las ofertas hechas por él en una subasta, tiene la obligación de anotar en el espacio provisto para ello al lado de cada partida, su oferta para la misma. (b) Efecto de Omitir la Oferta Básica Salvo requerimiento en contrario, no se considerarán cotizaciones que no ofrezcan una oferta básica para cada partida. Si el licitador anotó precios por unidades en algunas partidas y en otras los omitió, se entenderá que el licitador interesa hacer ofertas solamente por aquellas partidas al lado de las cuales anotó el precio por unidad, o sea, la oferta básica. (c) Oferta "Todo o Nada" Además de la Oferta Básica, el licitador puede hacer una oferta "Todo o Nada". La oferta Todo o Nada" consiste en ofrecer precios condicionados, o sujetos a que la totalidad 81 de las partidas le sea adjudicada al licitador. Para ello el licitador anotará al lado de las partidas que agrupa y de la suma de las mismas la frase "Todo o Nada". (d) Ofertas "Todo o Nada" con Descuento En la modalidad de oferta *Todo o Nada" con descuento, el licitador anotará al lado de las partidas que agrupa y de la suma de las mismas, un precio rebajado o porciento de descuento, conjuntamente con la frase "Todo o Nada". (e) Oferta Precio Global Además de la oferta básica, el licitador puede hacer una "Oferta Global". En la oferta global el licitador ofrece una cifra rebajada, O porciento de descuento al lado de la suma de las partidas para los cuales ha cotizado, e incluirá la frace "Oferta Global". (f) Efecto de la Oferta de Precio Global La Junta de Subastas podrá considerar y aceptar la oferta básica de cualquier oferta "Precio Global", si así conviene al Departamento; pero en tal caso dichas partidas no serán susceptibles de que se les aplique el descuento. Si la Junta de Subastas aceptase la oferta "Precio Global" y ésta se hubiese hecho a base de cuantía total, la cantidad rebajada se distribuirá a prorrata entre las partidas. Si la 82 misma se hubiese hecho a base de porcientos de descuento, se le aplicará el porciento a cada partida. (g) Cuando el Licitador No Cotiza Si luego de recibir el pliego de subastas, el licitador no tiene interés en hacer una oferta, deberá devolver la invitación con una anotación a esos efectos. El licitador deberá acompañar una nota explicativa de las razones que tiene para no hacer la oferta, así como notificar si tiene o no tiene interés en ser invitado para futuras subastas. De no incluir esta información, su nombre podrá ser removido del Registro de Licitadores. (h) Ofertas No Responsivas Al hacer su oferta, el licitador se limitará a ofrecer el bien, o el servicio solicitado dentro de las especificaciones y condiciones detallados en el pliego de la subasta. La Junta de Subastas no considerará ofertas que no sean responsivas porque añadan, eliminen o modifiquen las especificaciones y condiciones establecidas. La Junta de Subastas no considerará ofertas que propongan como alternativa otros bienes, obras o servicios parecidos, pero diferentes a los solicitados. 83 No se considerarán ofertas que contegan frases, párrafos o comentarios que hagan que la oferta sea susceptible a interpretaciones ambiguas.