Custodia del Expediente de Subasta

El Secretario de la Junta de Subastas continuará la custodia del expediente de la subasta luego de la contratación. A petición de la Junta de Adjudicaciones, podrá elevar el mismo a dicho foro apelativo, en esos casos esta Junta será responsable de su custodia hasta tanto se resuelva el caso. CAPITULO IX: NEGOCIACION Artículo 18 Negociación 18.1 Determinación y Aplicación La negociación será aquella gestión verbal o escrita que efectue el Secretario O su Representante autorizado en reunión convocada con la parte a contratarse para acordar los términos, condiciones, precios y otros documentos relacionados con la adquisición de un bien o servicio. La negociación se llevará a cabo con posterioridad a un rechazo global de las ofertas en una subasta formal, en una subasta informal, en mercado abierto O en procedimiento extraordinario. La negociación procederá, además, cuando el interés público o institucional se vea afectado por la dilación de una subasta que de reanunciarse, el resultado sería el mismo. 114 18.2 Funcionarios Responsables de la Negociación En los casos de subastas formales e informales, compras en mercado abierto y en procedimientos extraordinarios, la negociación será autorizada por el Secretario o su Representante autorizado. Se podrá requerir el asesoramiento de peritos en la materia. 18.3 Negociación con Posterioridad a una Subasta Si la negociación ocurre con posterioridad a la celebración de una subasta en que se hizo un rechazo global, deberá dejarse transcurrir el término de diez (10) días que tendrán los licitadores para recurrir en reconsideración, ante la Junta de Adjudicación de Controversias del Departamento. 18.4 Modo de Efectuar la Negociación La negociación se efectuará verbalmente o por escrito, y se levantará un Acta de Negociación, la cual formará parte del expediente. 18.5 Aprobación de la Negociación La Oficina de Compras y Suministros, por conducto del Area de Operaciones Administrativas, rendirá un informe con todos los detalles y las recomendaciones de la negociación efectuada y someterá el mismo a la aprobación del Secretario o su Representante autorizado. 115 CAPITULO X: PROCEDIMIENTOS EXTRAORDINARIOS Artículo 19 Consideraciones Generales 19.1 Circunstancias para Procedimiento Extraordinario En aquellas circunstancias excepcionales en que el Secretario o su Representante autorizado entiendan que es necesario y conveniente su intervención en el proceso de adquisición de determinados bienes o servicios, el Secretario O su Representante autorizado aprobará un procedimiento extraordinario que podrá ser similar al que lleva a cabo la Junta de Subastas Formales. 19.2 Junta de Evaluación "Ad Hoc" El Secretario o su Representante autorizado designará una Junta de Evaluación (AD-HOC), en la cual podrán participar a discreción del Secretario, miembros de la Junta de Subastas, y otras personas cuyo conocimiento sobre la materia garantice una adecuada evaluación de las ofertas. 19.3 Quorum y Votación El Secretario adoptará toda la reglamentación sobre "quorum" y votación. Cualquier licitador que considere que sus derechos fueron afectados durante el procedimiento extraordinario tendrá 116 derecho al remedio provisto en el Artículo 17.30 de este Reglamento. CAPITULO XI: CONTRATACION Artículo 20 Procedimientos Generales 20.1 Otorgamiento de Contratos El otorgamiento del contrato culmina el procedimiento de adquisición o venta. En los casos de subastas formales, el Secretario de la Junta de Subastas, enviará a la Oficina de Compras y Suministros una notificación a los efectos de informar que durante el período de diez (10) días para impugnar no hubo impugnación alguna. Luego de dicha certificación la Oficina de Compras y Suministros procederá a formalizar el contrato o a expedir las órdenes de compra correspondientes. La impugnación de una subasta no tiene el efecto de paralizar la contratación, excepto si media orden judicial o resolución de la Junta de Adjudicaciones de Controversias que paralice los procedimientos. 20.2 Contenido de la Notificación del Secretario de la Junta de Subastas La notificación del Secretario de la Junta de Subastas a la Oficina de Compras y Suministros contendrá el expediente completo con el informe de subastas aprobado o desaprobado. 117 20.3 Tipos de Contratos a) Contratos de necesidades continuas y de cantidades o Períodos Indeterminados Estos contratos son aquellos mediante los cuales el Departamento se provee de artículos o servicios de uso continuo y común, lo que hace necesario tener siempre un contrato vigente. Se otorgan cuando al momento de convocar la subasta no se puede precisar, en términos numéricos, la cantidad de bienes a consumirse O las ocasiones en que se solicitará la prestación del servicio o la ejecución de obras durante la vigencia del contrato. Este tipo de contrato siempre será resultado de una subasta formal 0 informal. AI convocarse la subasta, se le informará al licitador las cantidades aproximadas conforme a estimados de consumos y se le advertirá que esas cifras pueden aumentar 0 disminuir. El Departamento no responderá al contratista si el consumo no alcanza el máximo establecido en la invitación a subasta. En los contratos de necesidades continuas y de cantidades O períodos indeterminados, el contratista se obliga a entregar lo solicitado dentro del tiempo establecido en las 118 condiciones de la subasta. En situaciones donde no se pueda formalizar a tiempo un nuevo contrato de necesidades continuas, se podrá enmendar el contrato vigente por escrito, para prorrogar la vigencia del mismo por el periodo que se estime necesario. b) Contratos de Entrega Inmediata Los contratos de entrega inmediata son aquellos que se otorgan con el propósito de emitir solamente una o varias ordenes O servicios en un período de tiempo específico. 20.4 Formalización del Contrato El licitador estará obligado a honrar el precio cotizado hasta la firma del contrato y durante la vigencia que se establezca en el mismo, según los términos establecidos en el pliego de la subasta, en compras de mercado abierto, en compras mediante procedimiento extraordinario, O mediante negociación, según sea el caso, no obstante, el Departamento no será responsable por cancelar la adjudicación de una subasta, previo al momento de la contratación por cualesquiera de las razones permitidas en este Reglamento. Se entenderá que el contrato está 119 formalizado, desde el momento de la firma del Secretario o su Representante autorizado, pero el compromiso del contratista se retrotraerá al momento de la presentación de una fianza de licitación. (Bid Bond) 20.5 Penalidades por Negativa del Licitador a Suscribir el Contrato Si el licitador agraciado se negase a formalizar el contrato y a aceptar las órdenes de compras correspondientes, el Secretario o su Representante autorizado, según corresponda, ordenará la ejecución de la fianza de licitación (Bid Bond) para cubrir la diferencia entre la cantidad ofrecida por él y la del próximo postor cualificado, así como para cubrir los daños y perjuicios ocasionados. De no ser suficiente la garantía, se podrá ir contra el licitador directamente, para recobrar la diferencia. El nombre del licitador será suspendido del Registro de Licitadores por un término no menor de un (1) año, y no podrá participar en subastas del Departamento durante dicho término. 20.6 Incumplimiento de Contrato Si el contratista incumple sus responsabilidades contractuales durante la vigencia del mismo, la unidad concernida deberá notificarlo inmediatamente al Area de Operaciones Administrativas. De corroborarse el 120 incumplimiento, el Director de esta Area ordenará la confiscación de la fianza de ejecución (Performance Bond) y referirá el asunto al Asesor Legal del Departamento para los trámites pertinentes. El nombre del contratista que incumpla sus obligaciones será removido del Registro de Licitadores por un término no menor de un (1) año y no podrá participar en subastas del Departamento durante dicho período. CAPITULO XII: DISPOSICIONES GENERALES Artículo 21 Ley de Política Preferencial para las Compras del Gobierno de PuertoRico (Ley Número 42 del 5 de agosto de 1989) 21.1 Política del Departamento de la Familia El Departamento está sujeto a las disposiciones de la Ley de Política Preferencial para las compras del Gobierno de Puerto Rico (Ley Número 42 del 5 de agosto de 1989, según enmendada). Por tal razón, en toda compra de mercadería, provisiones, suministros, materiales, equipo y servicios no profesionales que efectue el Departamento, se adquirirán los productos ensamblados o envasados en Puerto Rico O distribuidos por agentes establecidos en Puerto Rico, siempre que éstos cumplan con las especificaciones, términos y condiciones establecidas en el pliego de la subasta u orden de compra y que su precio, 121 luego de aplicado el porciento de preferencia a que tiene derecho, sea el más bajo. Esta política se extiende a las compras mediante subasta formal, informal, mercado abierto, contrato o cualquier procedimiento especial. 21.2 Márgenes Preferenciales En la aplicación de las disposiciones de la referida Ley, se tomará en consideración el Reglamento de la Junta de Preferencia para Compras del Gobierno de Puerto Rico y la Lista de Artículos incluidos en la Lista de Preferencia para compras del Gobierno de Puerto Rico, donde se designan los productos a los cuales se le ha asignado márgenes preferenciales. 21.3 Advertencia En las Condiciones de las Invitaciones a Subasta o Solicitudes de Precio que se publiquen, se incluirá una cláusula relativa a la Ley de Política Preferencial que advierta que cualquier licitador cuyos artículos o servicios no profesionales gocen de la protección de la referida Ley, deberá incluir con su oferta toda la documentación necesaria para evidenciar su derecho, tanto en cuanto al porciento como en cuanto a la vigencia del beneficio concedido por la Junta de Preferencia. Se advertirá, 122 además, que no se aceptarán solicitudes de preferencia sometidas con posterioridad a la fecha y hora de apertura de la subasta. 21.4 Igualdad de Condiciones Luego de Aplicar el Por Ciento Concedido por el Margen Preferencial Si luego de aplicado el por ciento de preferencia los artículos o servicios no profesionales, quedan en igualdad de condiciones, la adjudicación se hará en el siguiente orden: a- Puerto Rico b- Estados Unidos C- Cualquier otro país 21.5 Igualdad de Condiciones por Origen Cuando todas las ofertas sean unicamente de mercadería, provisiones, suministros, materiales, equipos 0 servicios no profesionales producidos, ensamblados, envasados o distribuidos en Puerto Rico, la adjudicación se hará 8 aquel que resulte ser el postor más bajo y cumpla con las especificaciones, términos y condiciones establecidas. 21.6 Fraude Todo licitador que, a sabiendas, provea información falsa en cuanto a su alegado derecho bajo la Ley de Política Preferencial, será descalificado para participar en la 123 subasta, se retirará su nombre del Registro de Licitadores por un término no menor de dos (2) años ni mayor de cinco (5) años y se referirá el asunto a la Junta de Preferencia. Cualquier licitador que se afecte adversamente por una decisión bajo esta sección podrá presentar un recurso de Revisión, ante los tribunales de justicia dentro de treinta (30) días a partir de la fecha de la notificación de la decisión del Departamento. 21.7 Documentos Relacionados con el Proceso de Adquisición y Venta de Equipos, Materiales y Servicios No Profesionales a) Documentos Públicos Los documentos relacionados con el proceso de adquisición y venta de equipos, materiales y servicios no profesionales se consideran, como regla general, documentos públicos. Por lo tanto, estarán accesibles a las partes interesadas durante el acto de la apertura de las ofertas y luego de la adjudicación. Durante el proceso de estudio y evaluación no son documentos públicos. b) Excepciones No se considerarán documentos públicos, a los fines 124 de su accesibilidad a los licitadores O terceras personas, los siguientes documentos: (1) Los documentos de trabajo que levantan los miembros de la Junta de Subastas individualmente durante sus deliberaciones o estudios especiales y que no forman parte del expediente de la subasta. (2) El informe de la Oficina de Compras y Suministros (3) Los informes y recomendaciones de los peritos asesores de la Junta de Subastas. 21.8 Período de Conservación de Expedientes Relacionados con Compras Todo expediente relacionado con compras se conservará por un periodo de seis (6) años 0 hasta la intervención dei Contralor de Puerto Rico, lo que ocurra primero. 21.9 Disposición Toda disposición o destrucción de expedientes deberá realizarse, observando los requisitos establecidos en la legislación y reglamentación vigente, particularmente el Reglamento sobre Conservación y Disposición de Documentos Públicos, aprobado al amparo de la Ley Número 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, 125 o cualquier otra ley y/o reglamentos relacionados que en el futuro se aprueben.