EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. El Departamento de la Familia será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone más adelante y en armonía con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva. 1. Clasificación de los Expedientes Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio, e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los Expedientes A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el original de los siguientes documentos: 125 a) Historial personal b) Copia autentica del certificado de nacimiento. c) Notificación de nombramiento y juramento. d) Certificado de Conducta expedido por la Policía. e) Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc. f) Récord de accidentes por causas ocupacionales. g) Evaluaciones sobre el trabajo del empleado. h) Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos O cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. i) Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, o mejoras administrativas. j) Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como resoluciones de la Junta de Apelaciones al respecto. k) Certificaciones de servicios prestados al Gobierno. 1) Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente. m) Comunicaciones sobre ascenso, traslados y descensos. n) Récords de adiestramientos. o) Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus Instrumentalidades. p) Documentos sobre becas o licencias para estudios, con O sin sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula. 126 q) Récords de licencias. r) Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados, u otras autorizadas por ley. s) Formulario de Elegibilidad para el Empleo (I-9). Expediente de Asuntos de Retiro A todo empleado que se le extienda un nombramiento en el servicio de carrera, y confianza se le abrirá un expediente de asuntos de retiro, que se identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este expediente se archivarán y conservarán entre otros: a) Acta de Nacimiento Esta debe ser en original o en su defecto un Acta de Bautismo acompañada de una certificación negativa del Registro Demográfico. En ausencia de Acta de Nacimiento O de Bautismo se aceptará un Certificado de la Comisión Estatal de Elecciones donde conste la edad del participante a la fecha de inscripción. b) Notificación de nombramiento y juramento. c) Informes de Cambios. d) Declaración individual (08-39) e) Récords de licencia. f) Récords de accidentes por causas ocupacionales. g) Cartas notificando ascensos, descensos o traslados. h) Historial de Personal. i) Designación de Beneficiarios. 127 j) M-1 "Datos Demográficos del Participantes" Récord Médico Toda la información relacionada con la salud de los empleados y los exámenes médicos a que se someta, se conservará en un expediente confidencial separado. Esta información se utilizará exclusivamente para los propósitos que se establecen en la Sección 6.7(3) de este Reglamento. 3. Examen de los Expedientes a) El custodio de los expedientes de los empleados será el Director de Recursos Humanos del Departamento. b) Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso O divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en éstos. c) Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los expedientes. El empleado deberá radicar su solicitud para el examen del expediente con por lo menos tres días de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente podrá delegar por escrito en un representante. Si el impedimento es incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. 128 d) Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado. e) Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. 4. Conservación y disposición de los expedientes Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: a) En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de cinco años. La disposición final se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b) En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en el Departamento de 129 la Familia antes del período de cinco años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que este se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. c) Si el empleado separado solicitara una pensión de un sistema de retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del ex-empleado y el Departamento de la Familia lo remitirá al Sistema. En adelante el sistema de retiro conservará el expediente. d) En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la agencia conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente al Sistema junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. 130 e) Siempre que se transfiera un expediente de un empleado O de un ex-empleado del Departamento de la Familia a un Administrador Individual, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en el expediente y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. f) Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco años en el Departamento de la Familia, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Raja Ejecutiva. g) Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. h) Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord 131 de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. i) Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos en el caso de becas, licencias O pagos de matrículas. j) Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. 5. Otros documentos relativos a la administración de personal se conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones: a) Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b) Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un año a partir de la fecha de expedición. Luego se conservarán inactivas por otro año y se dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. c) Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a partir de la fecha de cancelación O vencimiento 132 y se dispondrá de ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos en la Rama Ejecutiva. d) La solicitud de examen de personas que resulten inelegibles en los exámenes se conservarán por seis meses. Las solicitudes de examen de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de ambas de conformidad a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.