EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

Todo lo referente a los expedientes de empleados de confianza se regirá por la Sección 4.8 del Reglamento de Personal: Areas Esenciales al Principio de Mérito y las disposiciones que se establezcen a continuación: 1. Clasificación de los Expedientes Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio, e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los Expedientes A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este expediente se 59 archivará y conservará, entre otros, el original de los siguientes documentos: a) Historial personal b) Copia autentica del certificado de nacimiento. c) Notificación de nombramiento y juramento. d) Certificado de Conducta expedido por la Policía. e) Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc. f) Record de accidentes por causas ocupacionales. g) Evaluaciones sobre el trabajo del empleado. h) Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos o cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. i) Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, o mejoras administrativas. j) Documentos que reflejen acciones disciplinarias, así como resoluciones de la Junta de Apelaciones al respecto. k) Certificaciones de servicios prestados al Gobierno. 1) Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente. m) Comunicaciones sobre ascenso, traslados y descensos. n) Récords de adiestramientos. o) Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus Instrumentalidades. p) Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o 60 sin sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula. q) Récords de licencias. r) Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados, u otras autorizadas por ley. s) Formulario de Elegibilidad para Empleo (I-9). Expediente de Asuntos de Retiro A todo empleado que se le extienda un nombramiento en el servicio de carrera, y confianza se le abrirá un expediente de asuntos de retiro, que se identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este expediente se archivarán y conservarán entre otros: a) Acta de Nacimiento Esta debe ser en original o en su defecto un Acta de Bautismo acompañada de una certificación negativa del Registro Demográfico. En ausencia de Acta de Nacimiento o de Bautismo se aceptará un Certificado de la Comisión Estatal de Elecciones donde conste la edad del participante a la fecha de inscripción. b) Notificación de nombramiento y juramento. c) Informes de Cambios. d) Declaración individual (08-39). e) Récords de licencia. f) Récords de accidentes por causas ocupacionales. g) Cartas notificando ascensos, descensos o traslados. 61 h) Historial de Personal. i) Designación de Beneficiarios. j) M-1 "Datos Demográficos del Participante". Récord Médico Toda la información relacionada con la salud de los empleados y los exámenes médicos a que se someta, se conservará en un expediente confidencial separado. Esta información se utilizará exclusivamente para los propósitos que se establecen en la Sección 6.7 (3) de este Reglamento. 3. Examen de los Expedientes a) El custodio de los expedientes de los empleados será el Director de Recursos Humanos del Departamento. b) Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables por la confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en éstos. c) Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los expedientes. El empleado deberá radicar su solicitud para el examen del expediente con por lo menos tres días de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente podrá delegar por escrito en un representante. Si el impedimento es incapacidad mental, el expediente 62 podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. d) Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado.