REQUISITOS

1) Toda entidad que reciba un donativo legislativo deberá someter al Departamento de la Familia documentos O evidencia que acredite lo siguiente: a) Que está organizada y constituida conforme a las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico e inscrita y registrada en el Departamento de Estado como corporación sin fines de lucro y que haya sometido los estados financieros e informes anuales al Departamento de Estado y al Departamento de Hacienda, requeridos en la ley Núm. 144 de 10 de agosto de 1995 a las corporaciones sin fines de lucro. b) Que lleva a cabo la actividad O función pública para la cual solicite el donativo legislativo en forma gratuita, excepto cuando sea necesario imponer y cobrar un cargo O precio para cubrir todo O parte del costo real de tal actividad O función pública. c) Que tiene al día las licencias, permisos, autorizaciones 0 cualquier otro documento requerido por ley o reglamento para las actividades O funciones que lleve a cabo. d) Que mantiene vigente una póliza de la Administración del Fondo del Seguro del Estado para la protección de sus empleados en casos de lesión, enfermedad y muerte por accidentes del trabajo, así como cualesquiera otras pólizas O seguros requeridos por ley. e) Que observa con respecto a sus empleados el fiel cumplimiento de todas las leyes y reglamentos de horas y salarios, vacaciones, beneficios, Contribución sobre Ingresos relativas a la retención en el origen y remesa de la contribución de sus empleados. 2) Además, deberá someter al Departamento la siguiente información 0 documentos: a) Nombre oficial según aparece registrado en el Departamento de Estado, dirección física del domicilio, sede и oficina principal, número de teléfono y dirección postal de la entidad solicitante. b) Nombre, dirección y cargo de cada uno de los miembros de la junta de directores, oficiales, concejales, síndicos и otros que formen parte del organismo directivo de la entidad. Las vacantes de los oficiales O directores deberán notificarse a la Asamblea Legislativa y al Departamento de la Familia con el próximo informe trimestral de gastos que deba presentarse, indicando el nombre, dirección y cargo de la persona que ocasione la vacante y del sustituto de éste. c) Certificación de que la entidad cuenta con los fondos para el pareo del donativo en una cantidad mínima igual al 25% por ciento del costo total de la actividad O función pública para la que solicita el donativo, y aquellos documentos acreditativos de la disponibilidad de los fondos. 3) La entidad deberá tomar medidas de control fiscal concretas que permitan en todo momento identificar adecuadamente los fondos del donativo legislativo y evidenciar el uso dado o proyectado para los mismos. A tales fines deberá cumplir con las siguientes normas: a) Someter al Departamento de la Familia una programación del desglose de gastos por objeto de uso del donativo, y copia de la solicitud de fondos sometida a la Legislatura dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de vigencia de la disposición que autoriza la repartición de fondos. Esta deberá, además, contener el programa de servicios y actividades a desarrollar durante el año, la identificación y cuantificación de la clientela y el sector geográfico en el cual se prestarán los servicios, lo cual deberá estar a tono con la solicitud de fondos sometida a la Legislatura. b) Llevar un sistema de control y contabilidad de los fondos del donativo de acuerdo a las normas de contabilidad pública reconocidas. c) Depositar los dineros del donativo en una cuenta bancaria especial, separados de cualesquiera otros fondos O recursos de la entidad no más tarde del día laborable siguiente a su recibo y remitirá al Departamento copia de la hoja de depósito dentro de los cincos días siguientes a la fecha de entrega d) Se requerirán por lo menos dos (2) firmas para girar contra dicha cuenta y deberá notificarse el nombre, dirección y firma de esas personas al Departamento de Familia. e) El director y/o administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal de ésta. La entidad deberá designar un funcionario que será el encargado de recibir, custodiar y hacer los desembolsos de dinero respectivamente; así como, de guardar todos los comprobantes y documentos relacionados. f) La entidad sólo hará desembolsos mediante cheques girados contra La cuenta especial del Donativo (Inciso C) y únicamente para el pago de gastos directamente relacionados con los fines para los cuales se asignó, según conste de los documentos de solicitud sometidos a la Asamblea Legislativa y el programa de actividades y servicios sometido al Departamento de Familia. g) La entidad no girará cheques al portador ni efectuará pagos en efectivo con cargo al donativo. h) La entidad radicará en el Departamento y en la Secretaría de cada Cámara de la Asamblea Legislativa un informe trimestral detallado de los gastos incurridos con cargo al donativo. De este informe se entregará la primera copia al Departamento y en original y dos copias a cada Cámara Legislativa. I) Los informes requeridos se someterán al Departamento y a las Cámaras Legislativas dentro de 15 días calendario posteriores al vencimiento del trimestre a que corresponda el informe. j) La entidad conservará actualizados y debidamente archivados en un lugar seguro todos los cheques, facturas, órdenes de compra y de pagos de servicios, nóminas, récords, actas, inventario de equipo, documentos relacionados a la adquisición de bienes inmuebles y cualesquiera otros documentos relacionados con el donativo, durante el periódo de seis (6) años O una intervención del Contralor lo que ocurra primero. Así mismo, mantendrá un libro de las minutas de las reuniones de sus juntas O cuerpos directivos en las que se resuman, entre otras, las decisiones O resoluciones sobre la política institucional referente al uso y disposición del donativo legislativo. k) La entidad mantendrá los archivos, libros y documentos en todo momento disponibles y accesibles al personal y a los auditores designados por el Departamento de la Familia, los funcionarios que designe la Asamblea Legislativa, la Oficina de Auditoría de la Oficina de Gerencia y Presupuesto, el Departamento de Justicia y la Oficina del Contralor del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, para revisión periódica y corroboración de datos; así como, para cualquier investigación O intervención. I) La entidad gestionará con el Departamento de la Familia autorización para cualquier cambio en el uso programado para los fondos, tanto en los conceptos de uso, como en cantidad, previo a incurrir en obligaciones 0 compromiso alguno. Para este fin, deberá someter al Departamento una solicitud de reprogramación de fondos que deberá contener, por lo menos, el detalle por concepto de gastos del uso propuesto para los fondos y las justificaciones y explicaciones de las necesidades a atender y beneficios a obtener. m) Sólo se considerarán cambios para gastos directamente relacionados con las actividades y servicios especificados en la solicitud de fondos sometida a la Legislatura. n) Las entidades receptoras de donativos solamente podrán utilizar un cincuenta (50) por ciento de dicho donativo para gastos administrativos, excluyéndose aquellas entidades que soliciten y les sea autorizado por el Departamento de la Familia una dispensa con su justificación para utilizar una cantidad mayor, exceptuando aquellos casos en que la entidad utilice dicho donativo para el pareo de fondos federales.