PROCEDIMIENTO A SEGUIR

a- Al finalizar cada año fiscal, pero no más tarde del 31 de julio del próximo año fiscal el Area de Sistemas de Información preparará un reporte por concepto de propiedad mueble y otro reporte por concepto de propiedad inmueble que incluya aquellas deudas contributivas atrasadas de diez (10) años o más. Cada reporte se imprimirá por Centro Regional. b- Cada reporte se identificará como "Deudas de Contribución sobre la Propiedad a Declararse Incobrables Por Concepto de Éste incluirá, entre otros, lo siguiente: 1) Nombre del Contribuyente 2) Número de Catastro, cuando aplique 3) Número de Seguro Social 4) Año Contributivo de cada deuda vencida y no cobrada 5) Monto de la deuda, incluyendo recargos, intereses y penalidades acumulados hasta la fecha del listado. EBL (6) C- Una vez preparado cada reporte, el Director del Area de Sistemas de Información 0 su representante autorizado, certificará los mismos en la última página como sigue: Certifico que la información contenida en este reporte es completa y correcta según el "Reglamento para Autorizar la Declaración de Cuentas Incobrables, Cancelar y liquidar cualquier deuda de Contribución Sobre la Propiedad Existente a favor de los Municipios, aprobado en de de 1996." Fecha Director, Area de Sistemas de Información o su Representante Autorizado d- Una vez certificado cada reporte, enviará original y la copia al Director de Servicios Operacionales. Este referirá los mismos al Director Auxiliar de Servicios Operacionales Central, para su análisis y acción correspondiente. e- El Director Auxiliar de Servicios Operacionales Central o su representante autorizado, al recibir los reportes procederá en coordinación con la Oficina de Asuntos Legales y las Areas de Planes de Pago y de Ajustes y Corrección, a determinar los casos que tienen: (1)Acción judicial vigente o pendiente de tramitarse o procesarse. (2)Algún embargo vigente o pendiente de tramitarse 0 procesarse. (3)Plan de Pago o un descuento en sueldo vigente o pendiente de tramitarse o procesarse. EBL (7) f- En los casos en que proceda no cancelar una deuda, la Oficina de Asuntos Legales 0 las Areas de Planes de Pago o de Ajustes y Corrección, según corresponda, le someterán al Director Auxiliar de Servicios Operacionales Central o su representante autorizado, la evidencia escrita que justifique tal acción. g- El Director Auxiliar de Servicios Operacionales Central referirá a los Centros Regionales a aquellas deudas para las cuales no se sometió la evidencia escrita para no cancelar las mismas. A esos efectos, los reportes correspondientes a cada Centro Regional se le someterán a los Gerentes Regionales, según sea el caso, por conducto del Director Auxiliar de Servicios Operacionales Regionales o su representante autorizado, a los fines que determinen si han iniciado o está pendiente de procesarse alguna gestión de cobro o no. h- En los casos en que se haya iniciado alguna gestión de cobro, los Gerentes Regionales le someterán al Director Auxiliar de Servicios Operacionales Central o su representante autorizado, la evidencia escrita que justifique tal hecho. En los casos en que no se indique la razón para mantener activa la deuda, se entenderá que procede que se cancele la deuda. A esos efectos, los Gerentes Regionales le someterán al Director Auxiliar de Servicios Operacionales Central o su representante autorizado, los expedientes del historial de las gestiones de cobros realizadas conjuntamente con los reportes sometidos para su evaluación. El trámite de los expedientes, reportes y evidencia escrita se hará por conducto del Director Auxiliar de Servicios Operacionales Regionales 0 su representante autorizado. EBL (8) i- El Director Auxiliar de Servicios Operacionales Central o su representante autorizado, al recibir la evidencia escrita justificando el que no se cancele una deuda, someterá la misma al Director de Servicios Operacionales para su archivo y conservación para futura referencia. En los casos de los expedientes del historial de gestiones de cobro realizadas, procederá a analizar los mismos a los fines de determinar si las gestiones de cobro se hicieron conforme a la ley y/o reglamento. En los casos en que entienda que las gestiones de cobro realizadas no se hicieron conforme a la ley y/o reglamento, devolverá los expedientes de los casos a los Gerentes Regionales correspondientes, por conducto del Director Auxiliar de Servicios Operacionales Regionales 0 su representante autorizado mediante memorando. En el mismo le indicará las razones para no tomar acción en relación a la cancelación de la deuda. Los expedientes correspondientes a aquellas deudas cuyas gestiones de cobro éste acepte favorablemente, los someterá al Director de Servicios Operacionales para la cancelación de las deudas. j- El Director de Servicios Operacionales al recibir los expedientes de las deudas a cancelarse revisará los mismos. En aquellos casos en que entienda que las gestiones de cobro no justifican el cancelar una deuda, devolverá el expediente al Director Auxiliar de Servicios Operacionales Central para la acción que corresponda. En los casos en que proceda la cancelación de las deudas, el Director de Servicios Operacionales o su representante autorizado procederá como sigue: EBL (9) (1) Le notificará por escrito a los alcaldes de los municipios afectados, la (s) deuda (s) a cancelarse acompañadas de fotocopia de las gestiones de cobro realizadas por el Centro para cada deuda. (2) Dentro de los cinco (5) días laborables de recibir la notificación, los alcaldes de los municipios afectados deberán someterle por escrito al Director de Servicios Operacionales o su representante autorizado sus objeciones, comentarios o aprobación a la cancelación de la (s) deuda (s). Si transcurrido los cinco (5) días laborables, los alcaldes de los municipios afectados no presenta por escrito sus objeciones, comentarios o consentimiento para la cancelación de la (s) deuda (s), se entenderá que consienten en la cancelación de la (s) misma (s). (3) Luego de completarse el procedimiento antes mencionado, el Director de Servicios Operacionales o su representante autorizado solicitará la cancelación de la (s) deuda (s) mediante la preparación del Modelo BC-63, Solicitud para Cancelar Deudas Contributivas, en original y copia (Anejo A de este Reglamento). k- El Director Ejecutivo luego de revisar los casos sometidos, de estar de acuerdo con la recomendación hecha por el Director de Servicios Operacionales, procederá a aprobar el Modelo BC-63. Someterá el original a la ratificación de la Junta y retendrá la copia y los expedientes hasta tanto reciba aprobado el Modelo BC-63. En los casos en que el Director Ejecutivo no esté de acuerdo, devolverá los casos al Director de Servicios Operacionales para la acción que entienda necesaria. (10) 1 Una vez la Junta tome acción sobre los casos, devolverá el Modelo BC-63 al Director Ejecutivo, éste a su vez devolverá los expedientes y el original del Modelo BC-63 al Director de Servicios Operacionales para que se proceda con la cancelación de la (s) deuda (s) a nivel del sistema contributivo mecanizado. m- Cuando el Director de Servicios Operacionales o su representante autorizado reciba aprobado el Modelo BC-63, conjuntamente con los expedientes, procederá en forma escrita a solicitar el consentimiento del Secretario de Hacienda para aquellas deudas a cancelarse que afecten el Fondo General o el Fondo de Redención de Deuda Estatal. n El Director de Servicios Operacionales 0 su representante autorizado, someterá la (s) deuda (s) a cancelarse al Director de Sistemas de Información, a los fines de que los mismos sean eliminados del sistema contributivo mecanizado. A esos efectos le someterá el original del Modelo BC-63, aprobado por la Junta y/o por el Secretario de Hacienda, si fuera de los casos que lo amerita. ñ- El Director del Area de Sistemas de Información o su representante autorizado, como parte del procesamiento de eliminación de las deudas, producirá un reporte de todas las deudas a eliminarse del sistema contributivo mecanizado. El mismo se titulará "Deudas Atrasadas Canceladas." Una vez preparado el mismo y certificado por éste, someterá dicho reporte al Director de Servicios Operacionales o su representante autorizado, conjuntamente con los originales de los Modelos BC-63 que dieron base a dicho reporte. EBL (11) 0- El Director de Servicios Operacionales o su representante autorizado, al recibir el reporte certificado del Area de Sistemas de Información y los originales de los Modelos BC-63, verificará que la información en ambos documentos sea la misma. De existir alguna diferencia entre ambos documentos, el Director de Servicios Operacionales hará las gestiones pertinentes con el Director del Area de Sistemas de Información para clarificar las mismas. P- En los casos en que no exista diferencia entre el reporte que se menciona en el Apartado (n) anterior y el Modelo BC-63, el Director de Servicios Operacionales o su representante autorizado sacará una copia del Modelo BC-63, y la archivará en el expediente de cada caso, según corresponda. El original de los reportes donde se incluyeron las deudas a declararse incobrables, así como el reporte de las Deudas Atrasadas Canceladas y los originales de los Modelos BC-63, y los expedientes de los casos de deudas canceladas se conservarán para futuras intervenciones de la Oficina de la Contralor de Puerto Rico y para la intervención de aquellos funcionarios autorizados por ley y/o Reglamento a efectuar intervenciones de las funciones y transacciones efectuadas por el Centro. q- En aquellos casos en que la Junta deniegue la Solicitud para Cancelar Deudas Contributivas, Modelo BC-63, el Director de Servicios Operacionales o su EBL (12) representante autorizado sacará una copia del mismo con la acción tomada y se archivará en la Oficina de Servicios Operacionales para futura referencia.