Reglamenta las compras de la Corporación y sus subsidiarias, Corp. de la Orquesta Sinfónica, Corp. de las Artes Escénico-Musicales y el Conservatorio de Música.

Subasta formal a. Junta de Subastas 1. Se crea una Junta de Subastas (Junta), la cual será nombrada por el(la) Director(a) Ejecutivo(a), quien además designará su Presidente. Esta Junta tendrá la responsabilidad de decidir sobre las subastas formales y en cualquier otro asunto relacionado con la función de compras que el(la) Director(a) Ejecutivo(a) considere conveniente, que sea decidido por la misma. Los miembros de la Junta no recibirán remuneración alguna por los servicios prestados como tales. 2. La Junta se compondrá de cinco (5) miembros, tres (3) en propiedad y dos (2) sustitutos, como sigue: el(la) Director(a) de la División de Servicios Generales, quien actuará como Secretario, y dos miembros adicionales. Dichos miembros servirán por el tiempo que determine el(la) Director(a) Ejecutivo(a) en sus nombramientos. 3. Las reuniones de la Junta serán citadas por su Presidente o por su Secretario. En ausencia del Presidente, le sustituirá el otro miembro que no ejerce las funciones de Secretario. 4. Una mayoría de los miembros de la Junta constituirá quórum y los acuerdos serán por mayoría de los presentes, disponiéndose que en aquellos casos en que hubiere empate, se someterá el caso al(la) Director(a) Ejecutivo(a) para su decisión. 5. El Secretario de la Junta mantendrá al día un libro de actas en donde se harán constar todos los asuntos, acuerdos y recomendaciones de cada reunión que se celebre. Además, velará porque en la celebración de subastas formales se provea para la participación del mayor número posible de licitadores cualificados, representativos de las fuentes de abastecimiento de los suministros y servicios que se interese adquirir. A tales fines, mantendrá registros de los suplidores que puedan proveer los suministros y los servicios no profesionales que requiera la oficina para su funcionamiento. Establecerá un procedimiento que permita incluir en este registro el mayor número posible de licitadores cualificados. Cualificarán como licitadores aquéllos que reúnan los requisitos necesarios, que les permita cumplir con los contratos a adjudicarse. A tales efectos, se podrá eliminar de dichos registros a aquellos licitadores que resulten incompetentes o que, en alguna forma, muestren incapacidad para cumplir con dichos requisitos. Reglamento de Compras B b. Invitación a subasta 1. Publicación de subastas a. En los casos en que, por las disposiciones de este reglamento se requiera el procedimiento de subasta formal para la compra, la División de Servicios Generales enviará invitaciones a subasta, por el medio más conveniente, al mayor número de suplidores. Copias adicionales de éstas serán mantenidas a la disposición de cualquier otro suplidor que desee concurrir a la subasta y que no esté incluido en la lista de suplidores. b. La invitación a subasta para compras en cantidades estimadas mayores de $20,000 por partida, se notificará mediante anuncio de subasta, por lo menos durante dos días, en un periódico diario de circulación general en Puerto Rico, con diez (10) días laborales de antelación a la fecha límite para licitaciones. 2. Período mínimo para el envío de invitaciones La fecha de publicación de las invitaciones a subasta será fijada por el Presidente de la Junta de Subastas, con suficiente antelación a la fecha en que se celebrarán las subastas. Se considerará que las invitaciones han sido cursadas con suficiente antelación, cuando las mismas se hayan enviado con no menos de diez (10) días consecutivos antes de la fecha de la subasta a. En caso de requisiciones de compra con especificaciones altamente técnicas, el tiempo que razonablemente juzgue el Presidente de la Junta de Subastas que sea requerido por los licitadores para analizar y someter su oferta. Este período no será menor de cinco (5) días consecutivos. 3. El Presidente de la Junta de Subastas fijará la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones y la fecha, hora y sitio exacto donde se abrirán los pliegos de proposiciones. 4. Requisitos de la invitación a subasta. a. La invitación contendrá especificaciones completas y descripciones claras de los suministros y servicios no profesionales que se desean obtener. Reglamento de Compras 9 b. Indicará claramente los términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos sean esenciales para efectos de la adjudicación de la subasta. c. En las invitaciones a subastas se especificará la fecha, hora y lugar en que se abrirán los sobres con las ofertas. d. Toda invitación a subasta contendrá instrucciones específicas, respecto a la forma en que habrán de someterse las ofertas; así como, los términos y condiciones que regirán la transacción. Estos y las especificaciones, constituirán la base del contrato y pasarán a formar parte del mismo. e. En toda solicitud de precios, se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador pueda hacer su oferta. f. Aquellos casos sujetos a condiciones o restricciones especiales, deberán contener una nota a esos efectos, señalando claramente la condición, de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta. g. En los casos que se requiera de los licitadores que sometan alguna certificación o documentos especiales, como parte de su oferta, se establecerán los términos básicos del requerimiento, mediante cláusula al efecto. Ejemplo: Certificación de Deuda Contributiva. h. Cuando se requiera la instalación de equipo, deberá incluirse en las especificaciones una cláusula, al efecto de que la labor a realizarse deberá cumplir con los reglamentos vigentes y normas comunes de la ingeniería y seguridad. i. El Presidente de la Junta de Subastas deberá consignar en la convocatoria los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables al Estado Libre Asociado de Puerto Rico; así como, el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. j. Las referencias a marcas específicas de artículos se harán únicamente como guía o índice para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la invitación a subasta. Reglamento de Compras 10 Podrá cursarse invitación a subasta para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar, por la experiencia obtenida y/o cuando existan tres (3) o más suplidores que la vendan 0 por alguna otra razón, que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de las corporaciones. Como parte del expediente de compra, se incluirá un informe donde se expliquen las razones. k. Se podrán solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio, cuando se considere que ello conviene a los mejores intereses de las corporaciones, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que, en forma alguna, puedan limitar la competencia. 1. El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos o servicios será razonable, en armonía con las facilidades de que disponga el comercio local, siempre que esto no conflija con las necesidades de las corporaciones. m. Cuando las circunstancias lo ameriten, se requerirá una fianza de ejecución para garantizar la entrega de la mercancía o ejecución de los servicios subastados, y se hará constar dicho requerimiento en la invitación de subasta. Esta fianza se requerirá al postor al cual se adjudique la subasta. n. Los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de compra o parte del mismo en un procedimiento de subasta, convendrán en suministrar los productos o servicios contratados de conformidad con los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones que se estipulen. De ocurrir retraso en la entrega de tales productos o servicios, la División de Servicios Generales hará un descuento al momento de tramitar el pago por cada día consecutivo de retraso. La cantidad a ser descontada se fijará en las "condiciones o instrucciones especiales" para la subasta. Dicha cantidad será establecida por la Junta a base de la premura que tengan los productos o servicios para las corporaciones, la disponibilidad de los mismos en el mercado, los gastos y contratiempos que el retraso pueda ocasionar a las corporaciones y cualquier otro factor que se estime pertinente. Cuando el valor del contrato sea de $50,000 o más, la cantidad a ser establecida por la Junta no será menor de $100 por día de atraso. Igualmente, la fianza que garantiza la ejecución del contrato responderá del pago de daños y perjuicios. Reglamento de Compras 11 La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna forma representa una penalidad, y sí daños y perjuicios convenidos entre ambas partes, para compensar a la corporación de gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados. o. Cuando todas las especificaciones del material, equipo o servicios a requerirse no se incluyan en la invitación a subasta, ya sea porque ésta se hizo a través de la prensa o por cualquier otro motivo, copias de los documentos relacionados estarán a la disposición en la División de Servicios Generales, y así se hará constar en la invitación. p. En toda invitación a subasta se especificarán los términos para impugnación de la convocatoria y adjudicación. 5. Las invitaciones a subasta serán firmadas y enviadas por el Secretario de Junta. 6. El(la) Director(a) Ejecutivo(a) podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subasta, por razones justificadas, notificando a los licitadores correspondientes antes de la fecha y hora fijadas para la apertura de la subasta. c. Radicación de ofertas 1. Recibo de licitaciones a. Las ofertas selladas de los licitadores serán aceptadas por el Secretario de la Junta de Subastas, desde la fecha de envío de las invitaciones hasta la fecha y hora límites establecidas para abrir la subasta. b. Los sobres de las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán con el sello oficial de la CAM, indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron. Toda oferta radicada será custodiada por el Secretario de Junta hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de los pliegos de subastas. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la fecha y hora fijadas para la apertura de los pliegos de subastas. No se aceptará cambio alguno, una vez éstas hayan sido radicadas y aceptadas. Reglamento de Compras 12 c. Los sobres no se abrirán, bajo ninguna circunstancia, hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. En caso de que alguno de los sobres sellados conteniendo una propuesta se abra por error, la persona que abra el sobre deberá seguir el siguiente procedimiento: 1. Sellará inmediatamente el sobre asegurándose de que el contenido original quede en su totalidad dentro de éste. 2. Anotará en la parte exterior del sobre su firma y título del puesto que ocupa. 3. Entregará el sobre al Secretario de la Junta de Subastas, quien anotará en el sobre una explicación de lo sucedido, el día y la hora en que fue abierto el sobre y su firma. El Secretario de la Junta levantará un acta para que conste lo sucedido en el libro de actas. 2. Tipos de ofertas Se aceptará una sola oferta por cada licitador para cada subasta. a. Varias ofertas por un mismo licitador Si una misma empresa comercial sometiere varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o de alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. b. Ofertas alternas Se aceptarán ofertas alternas, esto es, una oferta principal y una o varias ofertas alternas, por artículos de calidad similar y a distintos precios, cuando en la invitación a subasta se haya incluido una disposición a tales efectos. Reglamento de Compras 13 C. Oferta básica Los licitadores cotizarán a base de precios unitarios para cada una de las partidas en que deseen participar, lo que constituirá la oferta básica. d. Oferta de "todo o nada" Será admisible, además de la oferta básica, la oferta sobre la base de "todo o nada", estableciendo precios condicionados sobre tal base, para una o más partidas, grupo de partidas o la totalidad de ellas. A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la oferta adicional "todo o nada", no impedirá que la oficina pueda aceptar los precios individuales, contenidos en la oferta básica, por precios unitarios. e. Oferta precio global En sustitución de ofertas sobre la base de "todo o nada", será admisible cotizar sobre la base de precio global ("lump sum"). El licitador podrá ofrecer una rebaja sobre el precio global cotizado, a base de precios unitarios, siempre que se le adjudiquen todas las partidas para las cuales cotiza. A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la Junta podrá considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta, descartando el precio global, si así conviniere al interés público. f. Ofertas de precios estimados No se aceptarán ofertas a base de precios estimados que puedan variar luego en la facturación, a menos que en la invitación a subasta se haya incluido una disposición o cláusula estableciendo las condiciones en que serán aceptados cambios en precios, una vez adjudicada la subasta. Reglamento de Compras 14 3. Los funcionarios y empleados de la División de Servicios Generales, bajo ninguna circunstancia, podrán intervenir directa o indirectamente con los licitadores en la preparación y entrega de los pliegos de ofertas, ni en forma alguna aconsejar, sugerir 0 influenciar sobre la adjudicación de las subastas. 4. Los pliegos de proposiciones deberán estar firmados en tinta o lápiz indeleble, por el licitador 0 su representante autorizado. a. El Secretario de la Junta podrá considerar ofertas sin firmar, si antes de la apertura de la subasta el licitador afectado 0 su representante autorizado hubiese radicado una carta u otro documento firmado, que justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad correspondiente. b. También podrá aceptarse una oferta sin firmar, si con los pliegos de ofertas viene algún documento o carta firmada por el licitador, en la cual se haga referencia directa a la proposición. 5. Entregas En aquellos casos en que no se requiera una entrega específica, los licitadores deberán indicar en su oferta el término o la fecha dentro del cual entregarán los artículos o rendirán el servicio requerido. La entrega podrá ser una de las condiciones principales en la evaluación de una subasta, siempre que así se haga constar en la invitación y si con ello se beneficia el interés público. 6. Cambio de oferta Las correcciones o cambios en los pliegos de oferta deberán estar debidamente iniciadas por el licitador, de lo contrario quedará invalidada la oferta para la partida o partidas correspondientes. 7. Retiro de las ofertas a. El retiro de una oferta radicada podrá efectuarse mediante petición escrita, antes de la apertura del acto de subasta. El retiro de ofertas, posterior a la apertura de cualquier subasta, estará condicionada a que inequívocamente pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no pueda sostenerse como oferta razonable. Reglamento de Compras 15 b. Efecto del retiro de ofertas El licitador no podrá radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta. Cuando un licitador, sin establecer razones meritorias, insista en el retiro de su oferta 0 se negare a aceptar la orden de compra que se emita, se considerará que ha incumplido el contrato y se le podrá aplicar las sanciones que el(la) Presidente(a) de la Junta estime pertinentes, en armonía con lo dispuesto en el apartado G de este Artículo. 8. Modificaciones de ofertas a. Las ofertas podrán ser modificadas únicamente antes de la apertura, mediante comunicación escrita, la que deberá ser radicada con el Secretario de la Junta, en sobre cerrado debidamente identificado con el número de la subasta, fecha, hora señalada para la apertura y nombre y dirección del licitador. b. Deberá incluirse información indicando las razones para la modificación de la oferta. c. Dichas modificaciones serán inadmisibles, si se radican luego de la fecha y hora de la apertura de la subasta. d. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para la apertura de subasta original. d. Acto de subasta 1. El día fijado para la apertura de las proposiciones, se requerirá de todos los presentes que firmen un registro de asistencia, anotando el nombre de la firma o corporación a quien representan y el puesto que desempeñan en la misma. 2. Una vez comprobado el quórum de la Junta de Subastas, el Presidente de dicha Junta declarará abierta la subasta, y procederá a abrir los pliegos de las proposiciones. 3. El Presidente de la Junta de Subastas verificará la corrección de las proposiciones, comprobará que se haya cumplido con todos los requisitos de rigor y hará que se lean en alta voz. Reglamento de Compras 16 4. Cualquier asistente a los actos de apertura podrá examinar, en presencia de los oficiales de la Junta de Subastas, cualquier documento relacionado con la subasta sometida por los licitadores, después que la oferta cotentiva de dicho documento haya sido abierta y leída. a. El Presidente de la Junta determinará la forma y manera en que los interesados podrán examinar la información, sin que se afecte el desarrollo normal de las labores. b. Toda información relacionada con una subasta será retenida por la División de Servicios Generales y formará parte del expediente de la compra. 5. No se permitirá, bajo ninguna circunstancia, el efectuarle cambios o modificaciones a una oferta después de haber sido abierta y leída. 6. La cancelación de una licitación, por parte del licitador, después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación y sin que se muestren razones justificadas para ello, se considerará como incumplimiento de contrato; y la Junta podrá eliminar a dicho licitador del registro de licitadores cualificados y tomar la acción legal que considere pertinente. e. Licitaciones tardías La División de Servicios Generales no tomará en consideración licitación alguna recibida después del día y la hora en que se cierre la subasta. Las ofertas recibidas una vez vencido el período límite establecido, serán devueltas al licitador, sin abrir, con una carta explicativa. f. Adjudicación de subastas 1. Ley de Preferencia Para la adjudicación de subastas, se considerarán las disposiciones de la Ley Núm. 42 del 5 de agosto de 1989 y la Ley Núm. 109 del 12 de julio de 1985, las cuales establecen cierta preferencia en las compras de mercadería, provisiones, suministros, equipo y materiales producidos, manufacturados o ensamblados en Puerto Rico. Dicha preferencia deberá ser reclamada por los licitadores, mediante la correspondiente identificación, lo cual se hará constar en la invitación a subasta. Reglamento de Compras 17 2. Postor más bajo La adjudicación de subastas se hará al postor más bajo, tomando en consideración, además de los anteriores requisitos, factores tales como: las especificaciones sometidas, los descuentos ofrecidos por pronto pago, su responsabilidad económica, el tiempo de entrega o ejecución que se ofrezca y las experiencias obtenidas con los licitadores en contratos anteriores, en cuanto a cumplir con los términos de los contratos. 3. Rechazo de oferta más baja a. La Junta podrá rechazar la oferta más baja en precio, cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia del Gobierno. b. También podrá rechazarla, cuando no cumpla con las especificaciones, requisitos y términos de la subasta. c. Cuando exista algún requisito indispensable señalado en las especificaciones. 4. Término de entrega como factor principal En la eventualidad de que en la convocatoria a subasta no se haya hecho constar que se considerará como factor principal para la adjudicación la premura con que se entreguen los artículos solicitados, no podrá rechazarse la oferta más baja en precio, siempre que reúna todas las demás condiciones establecidas, para adjudicarlas a un postor más alto porque ésta ofrezca una entrega más rápida. Cuando, luego de la apertura de la subasta, se determine por la Junta o el(la) Director(a) Ejecutivo(a), que el factor entrega podría afectar adversamente el desarrollo del programa, éste se constituirá en factor principal, al evaluar las ofertas para adjudicación. 5. Descuentos por pago rápido Los descuentos por pago rápido podrán descontarse como parte de la oferta a los fines de la adjudicación de la subasta, siempre que éstos se ajusten a la estipulación que al efecto aparezca en la invitación a subasta. Reglamento de Compras 18 6. Adjudicación por partidas La Junta podrá aceptar o rechazar cualquier partida, grupo o grupos de partidas de cualquier oferta; así como, ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses de la corporación, siempre que ésta no haya sido condicionada por el licitador a una aceptación distinta. La Junta podrá también adjudicar las subastas, englobando partidas, cuando así lo estimare aconsejable y conveniente al interés público. 7. Oferta única En los casos en que se recibiere oferta de un sólo licitador, ésta podrá ser aceptada por la Junta, siempre que se considere justa y razonable. 8. Empate de ofertas Dos o más ofertas se consideran empatadas cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en la invitación a subasta. En casos empate, la Junta de Subastas podrá: a. Decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. b. Anunciar una nueva subasta donde sólo participen los licitadores empatados. c. Adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que hayan resultado empatados. En caso de que los representantes de los licitadores no comparezcan, el sorteo podrá efectuarse ante testigos imparciales. d. Adjudicar la subasta, en casos excepcionales, a ambos licitadores, siempre que se obtenga la aprobación escrita de éstos. 9. Rechazo global Se podrá rechazar cualquiera 0 todas las proposiciones para una subasta, durante cualquier etapa de su proceso anterior a la emisión de órdenes de compra cuando: Reglamento de Compras 19 a. Uno 0 más de los licitadores no cumplan con algunos de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas. b. Se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada. c. Los precios obtenidos sean irrazonables. d. No haya fondos disponibles suficientes para pagar los artículos o servicios de la oferta más baja en precio. e. Conflicto de intereses. f. Las ofertas demuestren que los licitadores controlan el mercado del producto solicitado, y se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios irrazonablemente altos. 1. En este caso, los licitadores envueltos estarán sujetos a las penalidades que se establecen en el apartado G de este Artículo. 2. En los casos enumerados en este inciso, de ser necesario: a. se anunciará una nueva subasta, b. se negociará la compra, o, c. se dispondrá del asunto en la forma más beneficiosa para la corporación, en armonía con las circunstancias envueltas. 10. Desviaciones permisibles La Junta podrá excusar u obviar cualquier informalidad o desviaciones menores en las ofertas recibidas; tales como: desviaciones de las especificaciones, términos, y condiciones que, a juicio de la Junta, no estén en conflicto con el uso, funcionamiento y calidad de los artículos o servicios, siempre que con ello se beneficie el interés público. 11. Las adjudicaciones de subastas formales se notificarán por escrito a todos los licitadores que concurran a las mismas. Reglamento de Compras 20 g. Penalidades a los licitadores por incumplimiento de contrato El(la) Director(a) Ejecutivo(a) 0 su representante autorizado, ante el incumplimiento de contratos y determinación de falta de responsabilidad económica o de otra índole por parte de los contratistas, podrá imponer las penalidades o medidas que estime adecuadas para la protección del interés público, que se establecen a continuación: 1. Confiscar la fianza o fianzas depositadas en garantía. 2. Comprar los artículos en cualquier otra fuente de suministro, cargando la diferencia del precio pagado sobre el precio cotizado, al contratista que no cumplió su contrato o a su afianzador. 3. Cancelar otras órdenes emitidas a favor del contratista y que aún se encontraren pendientes de entrega, si se entiende que dichas órdenes corren el peligro de ser incumplidas. 4. Abstenerse de solicitar precios y efectuar adjudicaciones a licitadores que tengan deudas con el Estado, por causas de incumplimiento de contratos. 5. Eliminar de las listas de licitadores, por el tiempo que estimare pertinente, el nombre de cualquier firma que no cumpliere un contrato 0 que, en otra forma, incurriere en defecto. 6. Cobrar de cualquier suma pendiente de pago o en cualquier otra forma, el monto adecuado por concepto de incumplimiento de contrato. h. No será necesario realizar subastas formales para comprar en exceso de $20,000, en los casos especificados en el apartado B del Artículo 6: Subasta Informal. En estos casos será necesario someter una justificación por escrito ante el(a) Director(a) Ejecutivo(a) para su aprobación.