Reglamento para regir la administracion de personal en la Junta de Planificacion de P.R., como administrador individual.

EXPEDIENTES DE EMPLEADOS A todo empleado de la Junta de Planificación a quien se le extienda nombramiento, se le abrirá un expediente que se identificars con su nombre completo y número de Seguro Social. Dicho expediente deberá reflejer el historial completo del empleado desde la fecha de su ingreso al servicio hasta el momento de su separación definitiva. E1 Oficial de Personal y la persona en quien éste delegue compartiran la responsabilidad por la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados de la Junta de Planificacion, según se dispone más adelante y en armonia con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que cre6 el Programa de Conservación y Disposicion de Documentos Públicos, y el Reglamento para la Administración del Programa de Conservacion y Disposicion de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 1. Clasificacion de los Expedientes: Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos, los correspondientes 8 empleados que se mantengan vinculados al servicio, e inactivos los correspondientes a empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los Expedientes: En estos expedientes se archivará y conservará entre otros, original 0 copia, según corresponda, de los siguientes documentos: a. Historial Personal b. Examen Médico C. Copia autenticada del certificado de nacimiento d. Notificación de Nombramiento y Juramento e. Todo Informe de Cambio en cuanto a status, clasificación, sueldo, etcêtera. f. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado. g. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldo o cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. Estude Libra Associate do Puerte Nop OFICINA DEL GOBERNADOR JUNTA DE PLANIFICACION -66- h. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, 0 mejoras administrativas. i. Documentos que reflejen acciones disciplinarias, asi como resoluciones de la Junta de Apelaciones al respecto. j. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno. k. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente. 1. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos, m. Record de adiestramientos. n. Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o sin sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula. O. Records de licencias. p. Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus Instrumentalidades. q. Record de accidentes por causas ocupacionales. r. Autorizaciones de descuento del sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro oela Asociación de Empleados, u otras autorizadas por ley. Los expedientes de los empleados deberán incluir una relación de los documentos contenidos en los mismos. 3. Examen de los Expedientes: a. Los expedientes individuales de los empleados tendran carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales 0 cuando lo autorice por escrito el empleado para otres fines. Los custodios de los expedientes serân responsables por la confidencialidad y el uso de divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. b. Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente particular, previa solicitud al efecto, en compañia del custodio de los expedientes de la Estado Libra Asociade de Puerto Rice OFICINA DEL BOBERMADOR JUNTA DE PLANIFICACION -67- Junta de Planificacion. E1 empleado deberá radicar por escrito la solicitud para examen del expediente con por lo menos tres (3) dias de antelación. En caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad fisica, que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito en un representante. Si el impedimento es de incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designado tutor por el Tribunal correspondiente. C. Los empleados de la Junta de Planificacion podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes. Las solicitudes, en este sentido, se haran por escrito a la Division de Personal con no menos de cinco (5) dias de antelación a la fecha que se interese el mismo. 4. Conservación y Disposicion de los Expedientes: La Junta de Planificación conservará y mantendrá archivedos firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de los empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados de la Junta de Planificación se hara conforme a las siguientes normas: a, En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal, inactivo, por un periodo de cinco (5) años. La disposicion final del expediente se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposicion de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b. En el caso de que un empleado de la Junta de Planificacion, que se haya separado del servicio, se reintegre antes del periodo de cinco (5) aflos, esta reactivara el expediente e incorporará los documentos subsiguientes, que correspondan a la reanddación y continuación de sus servicios. Si el empleado de reintegra al servicio en otra agencia, dicha agencia, podrá solicitar inmediatamente a la Junta de Evide Libra Asceleds de Puerto Rice OFICINA DEL BOBERNADOR JUNTA DE PLANTIFICACION -68- Junta de Planificación. En caso de que el empleado esté incapacitado por razón de unfermedad fisica, que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito en un representante. Si el impedimento es de incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designado tutor por el Tribunal correspondiente. C. Los empleados de la Junta de Planificación podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes. Las solicitudes, en este sentido, se haran por escrito a la Oficina de Personal con no menos de cinco (5) días de antelación a la fecha que se interese el mismo. 4. Conservación y Disposición de los Expedientes: La Junta de Planificación conservará y mantendrá archivados firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de los empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados de la Junta de Planificación se hará conforme a las siguientes normas: a. En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal, inactivo, por un periodo de cinco (5) aftos. La disposicion final del expediente se hará conforme a las normas del Reglamento para la Administration del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b. En el caso de que un empleado de la Junta de Planificación, que se haya separado del servicio, se reintegre antes del periodo de cinco (5) años ésta reactivara el expediente e incorporará los documentos subsiguientes :, que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si el empleado se reintegra al servicio en otra agencia, dicha agencia, podrá solicitar inmediatemente a la Junta de Estado Libra Associado de Puerto Rice OFICINA DEL GOBERNADOR JUNTA DE PLANIFICACION -69- informacion incluida en la tarjeta acumulativa constituita un resumen completo del historial del empleado. E1 custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. h. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. i. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencia se conservarán por un período máximo de cinco (5) afios, al cabo de los cuales se retirarán para disposicion. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. j. Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos en el caso de becas, licencias o pagos de matricula. k. La Junta de Planificación mantendrá un registro en el expediente del empleado, de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación.