Clases de Ordenes de Compra

A. Orden de Compra corriente Oficina Central (Forma ATF- 29). La División de Compras preparará la Orden de Compra. Esta forma se utilizará tanto para compras en el mercado local como para compras en el exterior. Las compras al exterior se harán para entrega en los programas siempre que sea factible. La Orden de Compra se preparará en original y nueve (9) copias y se distribuirá como sigue: 1. Original Se enviará siempre al suplidor cuando éste ha de efectuar la entrega de la mercancía o cuando la misma fuese recogida por la actividad solicitante. 2. Copia Rosa Para la Sección de Archivo de la División de Compras. Se usará para dar seguimiento y para cotejo de los Informes de Recibo. Esta copia se mantendrá siempre en el expediente del caso. 3. Copia Azul Se enviará a la Sección de Pre- Intervenciones. Se usará para el control de los pagos al suplidor. 4. Copia Blanca Para ser enviada a la Sección de Propiedad. Se usará para el control de los récords de propiedad de la Autoridad. 5. Copia Verde y Primera Copia Amarilla Estas copias equivalen al Informe de Recibo y se enviarán al Programa donde han de recibir la mercancía. La copia utilizada como informe de recibo de los materiales, equipo o suministros ordenados no debe incluir las cantidades ni los precios de los artículos; ello con el propósito de que el que recibe la mercancía inspeccione y cuente la misma. Las mismas serán firmadas por el que recibe la mercancía y se devolverán a la División de Compras. La División de Compras cotejará el Informe de Recibo con la copia rosa en archivo y de estar correcto, enviará la copia verde a la Sección de Pre-Intervenciones para el proceso de pago correspondiente. La copia amarilla se retendrá en el expediente del caso. 6. Segunda Copia Amarilla Se enviará a la Oficina de Contabilidad del solicitante. Se usará para dar seguimiento del material, para verificar el cargo. 7. Tercera Copia Amarilla Para ser enviada al almacén del solicitante. Se usará para el control de inventarios en los almacenes y para cotejo de la mercancía. 8. Segunda Copia Blanca Se enviará a la Sección de Presupuesto. Se usará para el cotejo de los gastos presupuestados. 9. Cuarta Copia Amarilla Se retendrá en la Sección de Compras para mantener un archivo por orden de suplidores con el propósito de ser utilizados como referencia de precio, condiciones, etc. B. Orden de Compra Corriente, Oficina de Compras de Programas 1. Forma ATF-50 Esta orden de compras será utilizada para efectuar compras locales hasta $2,500.00 por los Programas y la Oficina Central de la Autoridad de Tierras. 2. Con esta Orden de Compra ATF-50 los programas NO PODRÁN realizar las compras siguientes: a. Equipo de oficina ni mobiliario y equipo para residencias, incluyendo acondicionadores de aire y demás enseres. b. Equipos capitalizables, con excepción de herramientas, en las cuales podrán comprar hasta un límite máximo de $250.00. C. Mejoras capitalizables a residencias y estructuras. d. Gomas, tubos, más de una batería, yerbicidas, abonos y combustibles (no incluye aceites y grasas). En el caso de una batería, siempre se requerirá la aprobación previa del Director del Departamento de Finanzas. 3. La Oficina de Compras del Programa preparará la orden de compra, Forma ATF-50. Esta forma se utilizará solamente para compras en el mercado local de Puerto Rico, hasta $2,500.00 en los Programas para entrega y uso inmediato, así como para almacén, con el visto bueno y responsabilidad del Gerente del Programa. La Orden de Compra Forma ATF-50 se preparará en original y cinco (5) copias y se distribuirá como sigue: a. Original Copia Verde Servirá de Informe de Recibo, la firmará el Jefe de la Oficina que reciba el material y será devuelta a la Oficina de Compras respectiva de donde se pasará, junto con la factura y control de pago (copia rosa), al Oficial Pagador del Programa para tramitar el pago. b. Copia Blanca Para el suplidor. c. Copia Amarilla (Mostaza) Se enviará a la División de Contabilidad de la Oficina Central junto al informe mensual de compras para la verificación de la misma. d. Copia Amarilla Para la Oficina de Contabilidad del Programa. e. Copia Rosa Control de Pago Se enviará al Oficial Pagador. Se usará para dar seguimiento de las facturas y para cotejo de las mismas. f. Copia Azul Para el Almacén solicitante. Se usará para récord de compras efectuadas.