Reglamento de Procedimientos para Subasta Basada en Solicitud de Propuesta: cubre procedimiento de subasta alterno, procedimiento… No incluido en el Índice bajo la Ley 149-12-DIC-2005

PROCESO DE EVALUACION DE PROPUESTAS A. Los Licitadores podrán enmendar sus Propuestas, o buscar clarificación o interpretación de la Solicitud de Propuestas, sólo de acuerdo a lo siguiente: (1) Antes de la Fecha Límite para la Propuesta, los Licitadores podrán pedir por escrito a la Administración, una clarificación o interpretación sobre cualquier aspecto, o excepción de cualquier requisito de la Solicitud de Propuesta. La Administración no responderá a pedidos verbales, excepto aquéllos que se hagan en una conferencia sobre la Propuesta. Las respuestas verbales que se den en las conferencias sobre la Propuesta se considerarán no oficiales. La Administración preparará un resumen de cada conferencia que contendrá las respuestas de la Administración, sí algunas. Cualquier respuesta verbal en una conferencia sobre la Propuesta que no se confirme en el resumen de dicha conferencia, o en cualquier addéndum subsiguiente a la Solicitud de Propuesta, no se considerará como parte de dicha Solicitud de Propuesta. Cualquier respuesta a pedidos por escrito, la Administración las proveerá en forma de addéndum a la Solicitud de Propuesta y se enviará a todos los Licitadores. Sólo respuestas por escrito provistas como addéndum serán oficiales; todo otro tipo de comunicación con cualquier oficial, empleado o agente de la Administración no se considerará como parte de la Solicitud de Propuesta. (2) La Administración sólo aceptará una modificación a una Propuesta ya recibida si la modificación se recibe antes de la Fecha Limite para las Propuestas. Todas las modificaciones se harán por escrito y se ejecutarán y someterán en la misma forma y manera que la Propuesta original. 3 B. Las Propuestas se entregarán a la Administración en 0 antes de la Fecha Límite para las Propuestas de acuerdo a las instrucciones en la Solicitud de Propuesta. Al recibir las Propuestas, la Administración cumplirá con el siguiente procedimiento: (1) Luego de la Fecha Límite para las Propuestas, la Junta entrará cada Propuesta en las actas de la Junta y abrirá todas las Propuestas. (2) Las Propuestas no se leerán en público. Sólo la identidad de los Licitadores se anunciará cuando se abran las Propuestas. Se mantendrá en forma confidencial todas las Propuestas, evaluaciones, discusiones y negociaciones a través de toda la evaluación y negociación y hasta la firma del Contrato. Sólo los miembros de la Junta y del Comité de Evaluación y cualquier otra persona designada por el Administrador, tendrán acceso a las Propuestas y los resultados de las evaluaciones durante este período. (3) Información sobre la que se tenga un derecho propietario y cualquier otra información que se identifique como confidencial por parte de los Licitadores, o que de otra forma se deba proteger de su publicación de acuerdo a la Ley, no será hecha pública por la Administración en ningún momento. (4) Las Propuestas se evaluarán de acuerdo a los Criterios de Evaluación. La Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, podrá seleccionar una Propuesta o varias Propuesta que determine sea, 0 sean, la o las que mejor sirvan los intereses de la Administración. En el caso de que se reciba o se seleccione una sola Propuesta, la Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, seguirá el proceso descrito en este Artículo. En todos los otros casos, la Junta y el Comité de Evaluación evaluarán las Propuestas basados en los Criterios de Evaluación para determinar qué Propuestas están dentro de los Límites Competitivos. Luego de dicha determinación, a opción del Administrador la Junta o el Comité de Evaluación, podrán proceder a completar sus evaluaciones y hacer sus recomendaciones basados en las Propuestas según fueron sometidas, según se dispone este articulo, o la Junta 0 el Comité de Evaluación podrá llevar a cabo discusiones y negociaciones con los Licitadores cuya Propuestas cayeron dentro de los Límites Competitivos, según se dispone en el inciso C.3 que sigue, antes de completar sus evaluaciones. (5) Los Licitadores cuya Propuestas no cayeron dentro de los Límites Competitivos, según la decisión de la Junta, recibirán un aviso por escrito. C. Si el Administrador ha decidido llevar a cabo discusiones y negociaciones, las mismas se llevarán a cabo según las disposiciones de este inciso 3. (1) Ninguna declaración hecha, ni acción tomada por la Junta, el Comité de Evaluación o empleado u oficial de la Administración durante dichas discusiones y negociaciones, se considerará como que obliga a la Administración en nada. (2) Cada Licitador dentro de los Límites Competitivos será invitado que asista a una 0 varias reuniones en privado con la Junta 0 el Comité de Evaluación para discutir cualquier faceta de su Propuesta y contestar cualquier pregunta específica provista en dicha invitación. El contenido y la extensión de las discusiones entre la Junta o 4 el Comité de Evaluación basada en hechos y circunstancias particulares de cada Propuesta. El propósito de cada reunión será clarificar y asegurar el entendimiento de los requisitos del contrato; mejorar los aspectos técnicos de la Propuesta en un esfuerzo para cumplir con las especificaciones y requisitos de rendimiento y/o reducir el precio; discutir los datos que avalen el precio y los detalles pertinentes a cada Propuesta que pueda mejorar ésta. (3) A los Licitadores que estén dentro de los Límites Competitivos se les otorgará un trato justo e igual con relación a cualquier oportunidad para discutir y revisar las Propuestas. Sin embargo, toda vez que las revisiones o discusiones estarán basadas en hechos y circunstancias particulares a cada propuesta, según se especifica en el inciso C.2. anterior, la información que se trata en dichas reuniones podrá variar con relación a cada proponente. (4) La junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, podrá: a. Establecer los métodos e itinerarios para llevar a cabo las discusiones y controlar las mismas; b. Aconsejar al Licitador sobre deficiencias en su Propuesta para que al mismo se le brinde una oportunidad para que satisfaga mejor los requisitos de la Administración; C. Intentar resolver cualquier incertidumbre relacionado con la Propuesta, y de otra forma clarificar los términos y condiciones de las mismas; d. Resolver cualquier error que se entienda pueda existir, trayéndolas a la atención del Licitador tan especificamente como sea posible sin publicar información relacionada con otras Propuestas, o con el proceso de evaluación; e. Proveerle al Licitador una oportunidad razonable para que someta cualquier modificación sobre precio o costo, técnica o de cualquier otra indole a su Propuesta que pueda resultar de las discusiones; y f. Mantener un registro de la fecha, hora, lugar y propósito de las discusiones y de las personas que asistan a las mismas. (5) Luego de cada entrevista o reunión con cualquier Licitador, el Comité de Evaluación redactará un memorándum que incluirá todos los elementos importantes de la entrevista o reunión. El memorándum formará parte del expediente del proceso. (6) El Licitador pondrá por escrito cualquier clarificación verbal sustantiva a una Propuesta. (7) Las discusiones escritas o verbales no se tienen que llevar a cabo en los casos en que se pueda demostrar claramente la existencia de una competencia abierta y completa, 0 de experiencias pasadas sobre precios con el producto o servicio que demuestren que la aceptación de la Propuesta inicial más favorable sin discusión resultaría en el costo total más bajo para la Administración a un precio justo y razonable; disponiéndose que la solicitud de Propuesta notificará a todos los Licitadores sobre la posibilidad de que se pueda otorgar sin llevar a cabo ninguna 5