Reglamento de Compras.

COMPRAS 1. El Área de Compras tramitará las Compras, que no excedan de $25,000. Aquellos que excedan la cifra antes mencionada requerirá la intervención de la Junta de Subasta, excepto según se disponga en este Reglamento. 2. El Presidente o los Directores de las distintas unidades de trabajo tendrán la facultad de autorizar la Requisición de Compra en sus respectivas unidades de trabajo. 3. La Orden de Compra se emite luego del análisis e investigación de la Requisición de Compras conforme a este Reglamento. Esta será refrendada por el Director de Servicios Administrativos, el Director de Finanzas y 9 Presupuesto y el Presidente o su representante autorizado. 4. Cuando el estimado de costo de las Compras es menor de $200.00 se podrá solicitar un adelanto de caja menuda por la cantidad específica. El Director de Finanzas y Presupuesto podrá autorizar Compras mayores con la autorización del Presidente O su representante autorizado. 5. Las pecificaciones de las Compras solicitadas, incluyendo, entre otros, los términos y condiciones de compra, inspección y fecha de entrega, se mantendrán por escrito y estarán disponibles para los suplidores. 6. Se emitirá una Orden de Cambio para cualquier trabajo adicional o cuando se modifiquen las condiciones previamente establecidas en la orden original y cuya cantidad represente un exceso de un 10% de la cantidad originalmente aprobada. Si la Orden de Cambio representa que la cantidad total de las Compras excede de $25,000, se dejará sin efecto la Orden de Compra y se someterá la misma a la Junta de Subasta para que 10 inicie el procedimiento de Subasta según se determine en este Reglamento. 7. Se podrán efectuar Compras de artículos usados cuando su adquisición resulte conveniente a los mejores intereses de la Corporación. 8. El Área de Compras, mantendrá un registro de suplidores actualizado, como fuente de información. 9. En casos de Compras con carácter de emergencia o en situaciones donde las limitaciones de tiempo impiden aplicar el procedimiento normal de adquisición establecido en este Reglamento, se podrán efectuar pagos conforme a lo establecido en este inciso. Se autorizan estos pagos a los fines de garantizar la continuidad de los trabajos y servicios relacionados con las operaciones de esta Corporación. Se observará el siguiente trámite: a) El Director de área preparará una justificación conteniendo las razones para realizar la Compra sin haber cumplido con los procesos establecidos. Además, explicará el mecanismo adoptado para adquirir el mismo. Se someterá la justificación a 11 la Oficina del Presidente con copia al Director de Servicios Administrativos y al Director de Finanzas y Presupuesto. b) Toda transacción requerirá la aprobación del Director de Finanzas y Presupuesto y de la Oficina del Presidente o su representante autorizado. c) Toda solicitud de autorización vendrá acompañada de la factura original y evidencia de que se prestó el servicio O se entregó el material. 10. No se permiten depósitos o pagos por adelantado por más de $500.00 en Compras. Los pagos por adelantado o depósitos menores de $500.00 podrán ser efectuados con la aprobación escrita del Director de Finanzas y Presupuesto. No obstante, se permitirán pagos por adelantado de más de $500.00 si el funcionario tramitando la Compra no ha podido identificar otro suplidor que tenga el mismo o similar producto O servicio y que se ofrezca a un precio comparable. La justificación será por escrito indicando los nombres de las empresas y funcionarios contactados, incluyendo sus número de teléfono, y los comentarios recibidos. En 12 estos casos se requerirá la aprobación de la Oficina del Presidente o su representante autorizado y se impondrán aquellas condiciones que el Presidente o su representante autorizado entiendan necesarias. 11. La siguiente tabla sirve para propósitos de clasificación de las Compras. Cantidad Área de Compras Junta de de la Compra Subasta Menos de Se podrá adquirir de un solo No Aplica. $1,000.00 suplidor. $1,000.00 Se obtendrán tres cotizaciones No Aplica. hasta verbales. La cotización seleccionada $2,500.00 será por escrito.* $2,500.01 Se obtendrán tres cotizaciones por No Aplica. hasta escrito.* $24,999.00 $25,000.00 б Toda Compra mayor de esta cantidad, Aplica. más se someterá a la Junta de Subasta. Toda Compra mayor de $100,000.00, se someterá al Presidente de la Corporación quien solicitará la 13 aprobación de la Junta de Directores o de su Comité Ejecutivo. *: Conforme a la definición de Compra, no se requerirá solicitar mas de una cotización, que no tendrá que ser escrita, cuando: debido a una emergencia que requiera la inmediata entrega de materiales, efectos y equipos o ejecución de servicios; se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipos, o servicios suplementarios o compatibles para efectos o servicios previamente suministrados o contratados; se requieran servicios o trabajos de profesionales o de expertos y la Corporación estime que en aras de una buena administración tales servicios o trabajos deban contratarse sin mediar los procedimientos establecidos en este Reglamento, como en casos de contratos de servicios o trabajos relacionados con la programación o producción de programación; 14 cuando los precios no estén sujetos a competencia, porque no exista más de una fuente de suministro o porque estén regulados por ley. Disponiéndose, que en todos estos casos que anteceden, la Compra podrá hacerse en el mercado abierto en la forma usual de la práctica comercial.