Reglamento de Compras.

SUBASTAS SECCIÓN A: JUNTA DE SUBASTAS 1. La Junta de Subasta tendrá, entre otras, las siguientes facultades y deberes: a) Evaluar, revisar y recomendar Compras bajo su jurisdicción según establecido en este Reglamento. De ser necesario podrá solicitar del Presidente de la Corporación el nombramiento de personal que le asista en sus funciones. b) Adoptar medidas necesarias que eviten el incumplimiento de las disposiciones establecidas en este Reglamento por parte de suplidores o Licitadores. La Junta de Subasta podrá 15 descalificar a cualquier Licitador si éste no cumple con las normas establecidas o por haber tenido experiencias previas de incumplimiento. c) El Secretario de la Junta de Subasta mantendrá al día los informes de cada reunión y comunicaciones de la Junta de Subasta, los cuales estarán numerados. Los informes contendrán las firmas de los integrantes que aprobaron el informe. d) La Junta de Subasta, el Presidente de la Corporación, la Junta de Directores o su Comité Ejecutivo podrán posponer o cancelar el proceso de Subasta cuando lo estimen conveniente. 2. La Junta de Subasta podrá modificar una Compra que exceda la cantidad de $25,000.00 y fuera adjudicada anteriormente para requerir trabajo extra, adicional o cuando se modifican las condiciones previamente establecidas en la orden original, siempre y cuando la cantidad represente un 10%, O menos, de la cantidad originalmente aprobada por la Junta de Subasta y se obtenga la aprobación del Presidente o su representante autorizado. 16 3. Una mayoría de los miembros de la Junta de Subasta constituirá quórum. Los acuerdos se aprobarán por mayoría de los presentes que hayan constituido quórum. 4. En los siguientes casos, aún cuando la Compra exceda de los $25,000.00, no se requerirá la celebración de una Subasta: a) Cuando exista una situación de emergencia. Las emergencias serán aquellas de carácter urgente y/o de imprevisto. b) Cuando se necesiten piezas de repuesto, materiales o servicios suplementarios para equipos o servicios previamente adquiridos o contratados. c) Cuando se requieran servicios o trabajos de profesionales O de expertos y la Corporación estime que en aras de una buena administración tales servicios o trabajos deban contratarse sin mediar anuncios de Subasta. Quedarán excluidos por este inciso las compras o contratos de programación y producción. d) Cuando los precios no están sujetos a competencia porque existe una sola fuente de suministro o 17 están regulados por ley u organización gubernamental. Disponiéndose, que en todos estos casos que anteceden, la Compra podrá hacerse en el mercado abierto en la forma usual de la práctica comercial. 5. La Subasta requiere una invitación a los Licitadores para que éstos sometan sus ofertas por medio de licitaciones. Esta invitación se hará mediante una publicación de un anuncio en un periódico de circulación general en Puerto Rico. Estos anuncios serán autorizados por el Presidente O su representante autorizado. 6. La Junta de Subasta será el custodio de los expedientes de Subastas. Esta designará el lugar en que se conservarán dichos expedientes. La Junta de Subasta determinará qué documentos se solicitarán, O condiciones se impondrán, para cada Subasta. 7. En el uso de su discreción, la Junta de Subasta podrá llevar a cabo una pre-subasta. El propósito de ésta será contestar preguntas y/o aclarar dudas. El Secretario de la Junta de Subastas preparará un informe 18 conteniendo los acuerdos a los que se llegaron en dicha reunión de pre-subasta, el cual formará parte de las Especificaciones de la Subasta y se le notificará a todas las partes. 8. La Junta de Subasta está facultada para establecer procedimientos para aclarar dudas en los pliegos de Subasta antes de la fecha de apertura. Dichas dudas serán aclaradas por escrito y notificadas a todas las personas o entidades que hayan solicitado los pliegos de Subasta. A estos fines, se mantendrá un registro de todas las personas o entidades que acudan a recoger los pliegos de Subasta y sus direcciones o números de teléfono o fax. 9. Las Licitaciones se recibirán en el lugar, fecha y hora indicados en los pliegos de Subasta, en sobre sellado O lacrado, y las mismas se abrirán en presencia de los Licitadores el día de la apertura de la Subasta. El Secretario de la Junta de Subastas levantará un acta con los aspectos más relevantes de la apertura. Se mencionarán las compañías presentes y aquellas que enviaron sus Licitaciones por correo, personalmente o 19 servicio de mensajero. No se considerarán Licitaciones recibidas por cable O facsímil o cualquier otro medio que no esté sellado. 10. Las Licitaciones recibidas antes de la fecha, hora o lugar de apertura se mantendrán cerradas y selladas por el Secretario de la Junta de Subasta o el oficial que la Junta de Subasta designe. Ninguna Licitación recibida con posterioridad a la fecha y hora señalada en el pliego de Subasta para la apertura será considerada. En el día y hora de apertura no se recibirá Licitación alguna que sea entregada en un lugar distinto al especificado en el pliego de Subasta o cualquier otro lugar adicional que designe la Junta de Subasta. 11. El proceso de apertura será dirigido por la(s) persona (s) que designe la Junta de Subasta. 12. Únicamente los Licitadores participantes podrán presenciar el acto de apertura. Los Licitadores que asistan al acto de apertura, y únicamente tales Licitadores, tendrán tiempo razonable para inspeccionar cada Licitación, excepto los estados financieros por su 20 carácter de confidencialidad. Ningún Licitador sin oferta ("no bid") podrá inspeccionar las Licitaciones de los otros Licitadores. Toda inspección se hará en presencia de la Junta o la (s) persona(s) que ésta designe. 13. Se aceptará una Licitación por cada Licitador. Se aceptarán Licitaciones alternas cuando así se disponga en los pliegos de Subasta, según éstos puedan ser modificados. 14. Se considerarán, única y exclusivamente, aquellas Licitaciones que cumplan con todos los requisitos establecidos en los pliegos de Subasta, según éstos puedan ser modificados. 15. Al evaluar las Licitaciones o cualquier cotización en el proceso de Compras, se considerará, entre otros factores, si el postor ha cumplido con las especificaciones, factores tales como la habilidad del postor para realizar trabajos de construcción de la naturaleza envuelta en el' Contrato bajo consideración, la calidad y adaptabilidad relativa de los materiales, efectos o servicios, la responsabilidad económica del 21 Licitador y su pericia, experiencia, reputación de integridad comercial y habilidad para prestar servicios de reparación y conservación; el tiempo de entrega o de ejecución que se ofrezca y si el lugar de manufacture de los materiales, efectos y equipo radicada en Puerto Rico. 16. La Junta de Subasta aplicará los beneficios de la Ley de Preferencia o cualquier otra ley aplicable a los procedimientos de Subasta de la Corporación. SECCIÓN B: GARANTÍAS Y OTROS DOCUMENTOS 1. La Corporación o la Junta de Subasta podrá requerir de los Licitadores los siguientes documentos, entre otros: a) "All Risk Builder Insurance". b) "Protective Owner's & Contractor's Liability". c) "Installation Floater". d) Autorización de la Junta de Directores de la Corporación autorizando al Licitador a comparecer a la firma del Contrato. e) Certificación de "Good Standing" del Departamento de Estado. 22 f) Certificación de póliza del Fondo del Seguro del Estado. g) Certificado de Incorporación según vigente en el Departamento de Estado. h) Certificado de Patente Municipal. i) Certificado de radicación de planillas por los últimos cinco años. j) Documentos requeridos por las leyes de Inmigración de los Estados Unidos. k) Endoso a favor de la Corporación de notificación de cancelación. 1) Endoso nombrando a la Corporación como asegurado adicional o relevo de responsabilidad. m) Estado Financiero certificado por un Contador Público Autorizado. n) Evidencia de licencias requeridas por ley. o) Evidencia de no deuda con el Servicio de Rentas Internas Federal. p) Evidencia de no deudas o plan de pago con el Departamento de Hacienda. 23 q) Evidencia de pagos a los Negociados de Seguridad de Empleo, Seguro de Incapacidad No Ocupacional Temporal y Seguro Social Choferil. r) Fianza de Ejecución (Performance Bond) s) Fianza de Licitación (Bid Bond) t) Fianza de Pago (Labor & Material Payment Bond) u) Número de Seguro Social Patronal. v) Seguro (s) de Responsabilidad Pública. w) Cualquier otra garantía o documento que la Corporación o la Junta de Subasta estime necesaria o conveniente requerir al Licitador o sus subcontratistas O socios.