TIPOS DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DE LOCALES

A. CONTRATOS QUE REQUIEREN LA APROBACION DEL GOBERNADOR DE PUERTO RICO. 1. El funcionario o empleado de una agencia, autorizado a contratar en representación de dicha agencia, podrá formalizar un contrato de arrendamiento de local en capacidad de representante de la agencia para la que trabaja y una entidad comercial en la que él tenga, directa o indirectamente, interes pecuniario, solamente si el Gobernador, previa recomendación del Secretario de Hacienda y del Secretario de Justicia lo autoriza, según dispone la Ley Núm. 28 del 8 de junio de 1948. - 10 2. También la agencia podrá formalizar un contrato de arrendamiento de local en que cualquiera de sus funcionarios o empleados tenga directa o indirectamente interés pecuniario, solamente si el Gobernador lo aprueba, previa recomendación del Secretario de Hacienda y el Secretario de Justicia. 3. Cualquier contrato de arrendamiento de local que requiera la aprobación del Gobernador según lo dispuesto en el artículo VI (A) del presente Reglamento y sea formalizado en contravención a dicho artículo será anulable. 4. En caso de que el contrato de arrendamiento de local requiera la aprobación del Gobernador se observará el siguiente trámite: a. La agencia someterá al Administrador el contrato de arrendamiento de local con la justificación y documentos para la concesión de la dispensa o aprobación del contrato de arrendamiento de local por el Gobernador. b. El Administrador remitirá al Gobernador el contrato de arrendamiento de local con la justificación y documentos enviados por la agencia. C. El Gobernador, una vez reciba el contrato de arrendamiento de local con los anexos, lo remitirá al Secretario de Hacienda y al Secretario de Justicia para su estudio y recomendación. 11 d. Las recomendaciones de los Secretarios de Hacienda y Justicia serán remitidas a la Oficina del Gobernador. e. Si el Gobernador o su representante autorizado aprobara el contrato de arrendamiento de local, lo enviará, a la mayor brevedad posible, con los anexos al Administrador, quién a su vez lo remitirá con su aprobación a la agencia de origen para que se cumpla con el trámite correspondiente para la aprobación de dicho contrato según el término de vigencia del mismo. B. CONTRATOS CON TERMINO DE VIGENCIA DE UN (1) AÑO 0 MENOS. La Agencia que tenga necesidad de arrendar un local hará las gestiones necesarias para conseguir que el local se ajuste a sus necesidades, de manera que si el término de vigencia del contrato de arrendamiento de local fuera de un (1) año o menos se observará el siguiente trámite: 1. La agencia someterá a la consideración del Administrador el contrato de arrendamiento de local acompañado de la justificación correspondiente por lo menos con treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha de vigencia del contrato, disponiéndose que la observancia de ese término será de cumplimiento estricto para la aprobación del contrato. 2. El Administrador aprobará o no aprobará el contrato de arrendamiento de local y lo devolverá a la agencia contratante, con una justificación de su determinación. 12 3. La agencia contratante enviará copia del contrato de arrendamiento de local a la Oficina del Contralor de Puerto Rico dentro del término de quince (15) días desde la fecha de otorgamiento del contrato; de acuerdo al Reglamento Número ocho (8), Registro de Contratos, aprobado por el Contralor de Puerto Rico en 9 de marzo de 1976. 4. La agencia enviará el original del contrato de arrendamiento de local al Departamento de Hacienda con la evidencia correspondiente de su registro en la Oficina del Contralor de Puerto Rico. C. CONTRATOS CON TERMINO DE VIGENCIA MAYOR DE UN (1) AÑO Y HASTA UN MAXIMO DE CINCO (5) AÑOS. Para la aprobación de un contrato de arrendamiento de local cuya vigencia sea mayor de un (1) año y hasta un máximo de cinco (5) años se observará el siguiente trámite: 1. El contrato de arrendamiento de local, antes de su otorgamiento, deberá someterse a la aprobación del Administrador, al Director del Negociado del Presupuesto y al Secretario de Hacienda, en ese orden. 2. La agencia someterá para su estudio y aprobación el contrato de arrendamiento del local junto con la justificación correspondiente, en primer lugar, al Administrador. 3. El Administrador aprobará o no aprobará el contrato de arrendamiento de local y lo devolverá a la agencia contratante para que ésta, en caso de haberse aprobado el contrato, gestione su aprobación con el Director del Negociado del Presupuesto en relación a la disponibilidad de fondos y posteriormente con el Secretario de Hacienda en relación a la corrección de las obligaciones, según el orden dispuesto en este Artículo VI (c) (1). 13 4. El Negociado del Presupuesto o el Departamento de Hacienda, en el caso de desaprobar el contrato, notificarán al Administrador, mediante carta explicativa. 5. La agencia radicará el contrato de arrendamiento de local en la Oficina del Contralor, de conformidad con el artículo 2 del Reglamento Núm.8 del 9 de marzo de 1976 de la Oficina del Contralor. D. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE LOCAL UBICADO EN EL EXTERIOR. El término de vigencia de un contrato de arrendamiento de un local ubicado en los Estados Unidos o en otro país del extranjero, podrá ser hasta un máximo de diez (10) años, sujeto a los requisitos y trámites establecidos en este Reglamento para el contrato de arrendamiento de local con vigencia mayor de un (1) año y hasta un máximo de cinco (5) años, así como también cualquier otro precepto de ley o reglamento que en el futuro promulgue el Administrador, el Secretario de Hacienda y el Director del Negociado del Presupuesto. E. CONTRATO CON TERMINO DE VIGENCIA MAYOR DE CINCO (5) AÑOS Y HASTA UN MAXIMO DE TREINTA (30) AÑOS. 1. Una agencia podrá ser autorizada a otorgar un contrato de arrendamiento de local con término de vigencia entre más de cinco (5) años y hasta un máximo de treinta (30) años cuando el objeto de ese contrato sea cualquiera de los siguientes: a. Edificación de nueva construcción cuyo costo exceda doscientos cincuenta mil dólares ($250,000.00). b. Edificación de nueva construcción cuyo cánon de arrendamiento exceda veinticinco mil dólares ($25,000.00) anuales. 14 C. Edificaciones bajo el anterior inciso (a) ó (b) ya construídas y aún no arrendadas. d. Edificaciones bajo el anterior inciso (a) ó (b) que al 20 de agosto de 1977 estuvieran en construcción y sean arrendadas a la agencia con la previa aprobación del Administrador, dentro del término de un (1) año a partir del 20 de junio de 1977. 2. Todo contrato de arrendamiento de local cuyo término de vigencia sea mayor de cinco (5) años deberá someterse al procedimiento de subasta que establece el Reglamento de Subastas bajo la Ley Núm. 78 del 20 de junio de 1977. 3. La agencia, en cualquiera de los casos mencionados en el anterior inciso uno (1), deberá someter al Administrador una solicitud para arrendamiento de local. a. La solicitud de arrendamiento de local será sometida al Administrador previa la convocatoria a subasta. b. La solicitud de arrendamiento de local deberá estar acompañada de evidencia justificando que el uso para el cual se destinará el local amerita el término para el cual se solicita el arrendamiento. C. La solicitud de arrendamiento de local también deberá estar acompañada de una certificación del Director de la Autoridad de Edificios Públicos en términos de que ésta no tiene disponible las facilidades solicitadas, ni tampoco proyecta construírlas en el futuro. 15 4. La agencia al someter su solicitud para arrendamiento de local indicará las justificaciones para el uso al cual destinará el local a arrendarse, exponiendo y analizando en éstas, entre otros, los siguientes aspectos: a. Lo inadecuado de las facilidades físicas que posee la agencia o la carencia de facilidades físicas adecuadas. b. Volúmen y tipo de servicio a prestarse en el local a arrendarse. C. Proyección del crecimiento de la agencia, entre otros aspectos, en sus recursos humanos y programas de trabajo. d. Justificación de la localización del local a arrendarse en relación con los servicios a prestarse. e. Razonabilidad del cánon de arrendamiento. f. Premura de la necesidad del local. g. Demostración de la solvencia de la agencia para comprometerse al nuevo canon de arrendamiento. 5. La solicitud de arrendamiento de local con el visto bueno o aprobación del Administrador será sometida al procedimiento de subasta según establece el Reglamento de Subastas bajo la Ley Núm. 78 del 20 de junio de 1977.