DISPOSICIONES ESPECIFICAS

A. REQUISITO DE PREVIA APROBACION DEL CONTRATO DE ARREN- DAMIENTO DE LOCAL POR EL ADMINISTRADOR Y EXCLUSIONES A DICHO REQUISITO. 1. Toda agencia podrá mudarse o adquirir nuevos locales para instalación de oficinas o para cualquier otro propósito, sólo cuando haya obtenido previamente del Administrador la aprobación del contrato de arrendamiento de local. 2. Los municipios, las corporaciones públicas cuyas leyes orgánicas dispongan otra cosa y las agencias que el Administrador excluya en base a necesidades del servicio, emergencia o cualquier otra circunstancia que él estime justificada, podrán otorgar contratos de arrendamiento de locales sin la previa aprobación de los mismos por el Administrador. 3. El Administrador podrá excluír del requisito de la previa aprobación de un contrato de arrendamiento de local a una agencia ó a un tipo de local; disponiéndose que podrá hacer cualquier otra exclusión que determine conveniente. 4 a. La agencia someterá una certificación al Administrador exponiendo las razones o fundamentos por los cuales no puede seguir el trámite ordinario de previa aprobación del contrato de arrendamiento de local por el Administrador. b. La certificación requerida en el anterior inciso (a) deberá someterse al Administrador, como requisito indispensable, antes de proceder la agencia a cualquier tipo de negociación o acuerdo en relación al contrato de arrendamiento de local. C. El Administrador, a los efectos de conceder o denegar la exclusión, considerará solamente el caso donde exista justa causa que imposibilite seguir el trámite ordinario correspondiente en relación al otorgamiento del contrato de arrendamiento de local; disponiéndose que el concepto de justa causa no incluirá la premura o urgente necesidad de otorgar el contrato de arrendamiento de local dado la negligencia, falta de planificación u olvido de la agencia. d. El Administrador concederá o denegará la exclusión según se fundamenta en la certificación de la agencia y para la determinación de esa exclusión utilizará su discreción en relación al efecto beneficioso o perjudicial de la misma sobre el interés público. - 5 B-ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA APROBACION DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE LOCAL. El Administrador aprobará el contrato de arrendamiento de local tomando en consideración, entre otra información, aquella en que la agencia justifique su necesidad de espacio en relación a los siguientes aspectos: 1. Las funciones de la agencia en términos de: a. Sus programas, personal y equipo existente y proyectado. b. Las facilidades especiales requeridas por cada programa de la agencia (ejemplo de éstas son:almacenes, archivos, laboratorios, salones de conferencias y otros). 2. Las facilidades físicas solicitadas por la agencia en relación a: a. La condición física del local propuesto comparada con la condición física del local ocupado por la agencia. b. Las necesidades de espacio de la agencia, tanto las reales como las futuras razonablemente previsibles. C. La ubicación adecuada de la agencia de acuerdo con la implementación de sus programas de trabajo y sus responsabilidades básicas. 3. La determinación del costo en base al interés del Gobierno de Puerto Rico de ofrecer unos servicios eficientemente. 6 C-CONTENIDO DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE LOCAL Y ANEXOS REQUERIDOS. 1. Todo contrato de arrendamiento de local deberá contener, entre otra información, la siguiente: a. La descripción exacta del local indicando el número de pisos, su área en pies cuadrados, habitaciones o divisiones en cada piso y el material de que está construído; disponiéndose que la agencia será responsable de verificar las medidas del local a arrendarse antes de someter el contrato de arrendamiento de local a la consideración del Administrador. b. El área del solar, del local y del estacionamiento objetos del contrato de arrendamiento. C. La dirección exacta de la localización de la propiedad incluyendo calle y número en zona urbana, barrio o sector en zona rural y número del kilómetro de la carretera, así como cualquier otra información pertinente; indicándose además, la localización de la unidad rental en la edificación, o sea, si es planta baja, frente izquierdo, frente derecho o cualquier otra descripción de localización de la unidad rental. d. La fecha exacta de comienzo y terminación del contrato de arrendamiento. e. La información necesaria para que el Departamento de Asuntos del Consumidor pueda fijar el cánon de arrendamiento máximo del local, disponiéndose 7 que dicha información incluirá en qué concepto el arrendador posee el local (como dueño, administrador, apoderado, o en otro concepto) y la fecha en que la propiedad fue construída. f. El cánon de arrendamiento que pagará el arrendatario y la forma en que será satisfecho. g. Una cláusula expresando que se obtuvo la dispensa del Gobernador, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Núm. 28 del 8 de junio de 1948, cuando algún funcionario o empleado de la agencia que comparece como parte contratante tuviere interés pecuniario, directo o indirecto, en el contrato de arrendamiento de local. h. El nombre y título del cargo o puesto que desempeñan las personas autorizadas a aprobar el contrato de arrendamiento de local. 2. Todo contrato de arrendamiento de local se acompañará de una certificación del jefe de la agencia contratante o su representante autorizado, donde conste como evidencia que se llevaron a cabo negociaciones para conseguir el cánon de arrendamiento mas razonable; disponiéndose que en caso de mudanza será requisito esta certificación cuando el cánon de arrendamiento del nuevo local sea mayor que el cánon de arrendamiento pagado por la agencia en el local que antes ocupaba. 3. Todo contrato de arrendamiento de local se acompañará de una certificación legal firmada por el Asesor Legal de la agencia contratante, indicando que dicho contrato se revisó en todas sus partes y que no hay objeción legal al mismo. 8 D-FONDOS PARA EL PAGO DEL CANON DE ARRENDAMIENTO DEL LOCAL. 1. Todo contrato de arrendamiento de local se formalizará solo cuando los fondos necesarios para el pago del cánon de arrendamiento estén contemplados en las asignaciones presupuestarias de la agencia concernida. 2. La agencia que formalice un contrato de arrendamiento de nuevo local, deberá gravar en la Administración de Preintervención y Contaduría del Departamento de Hacienda los fondos necesarios para el pago del cánon de arrendamiento hasta finalizar el año económico en que se formaliza dicho contrato y además, al inicio de cada año económico, deberá enviar a la Administración de Preintervención y Contaduría las obligaciones misceláneas correspondientes para gravar los fondos necesarios al pago del cánon de arrendamiento del nuevo local bajo contrato con vigencia durante ese año económico. 3. El Secretario de Hacienda no autorizará el desembolso para el pago del cánon de arrendamiento de nuevo local, a menos que el eontrato de arrendamiento haya sido previamente aprobado por el Administrador. -INTERVENCION DEL DEPARTAMENTO DE ASUNTOS DEL CONSUMIDOR. 1. La agencia contratante enviará al Departamento de Asuntos del Consumidor copia del contrato de arrendamiento de local que formalice, así como las enmiendas al contrato, siempre que este Departamento 9 tenga jurisdicción sobre el mismo en virtud de la Ley Núm. 464 del 25 de abril de 1946, según enmendada, conocida como Ley de Alquileres Razonables. 2. El Departamento de Asuntos del Consumidor enviará a la agencia y a la Administración de Preintervención y Contaduría del Departamento de Hacienda la orden fijando el cánon de arrendamiento. F- POLIZAS DE SEGUROS PARA EL LOCAL BAJO CONTRATO DE ARRENDAMIENTO. Todo local para uso oficial bajo contrato de arrendamiento deberá estar cubierto por las pólizas de seguros correspondientes. G-MODELO DE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE LOCAL El Secretario de Hacienda, en coordinación con el Administrador, diseñará el modelo de contrato de arrendamiento de local a utilizarse por las agencias y emitirá las instrucciones necesarias para su preparación y trámite.