DISPOSICIONES GENERALES

1- Todos los fondos que se reciban de cualquier persona o entidad y para cualquier fin, así como, aquellos fondos producto de las actividades que desarrolle el Instituto, recaudados por Recaudadores Oficiales o Auxiliares designados, según lo dispuesto en este Reglamento; se depositarán integramente, sin descuento alguno, en las cuentas bancarias bajo el control del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 2- Como Norma General, los Recaudadores Oficiales y Auxiliares que se designen deberán ser empleados del Instituto de Cultura Puertorriqueña. No obstante, en situaciones especiales o circunstancias excepcionales, se podrán designar personas particulares 0 personal por contrato para 5 actuar como Recaudador Auxiliar. En estos casos, las personas designadas se pondrán bajo fianza y funcionarán bajo la supervisión del Director de la Oficina de Finanzas y Contabilidad o del supervisor de la Unidad de Recaudaciones. 3- Los Recaudadores Oficiales como sus Auxiliares actuarán de conformidad con las normas y procedimientos que se establecen en este Reglamento. Cualquier violación a esta reglamentación podrá ser causa suficiente para una formulación de cargos. 4- Las personas que actuen como Recaudadores Oficiales o Auxiliares y el Supervisor de éstos, no mantendrán registros ni subsidiarios de cuentas por cobrar, ni realizarán gestiones 0 funciones de cobro de deudas. 5- La Oficina de Finanzas y Contabilidad del Instituto se asegurará que los empleados designados para ejercer funciones de Recaudador Oficial o Auxiliar estén incluidos en la fianza global de los empleados del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 6- No se permitirá a ningún funcionario 0 empleado del Instituto ejercer funciones de recaudación, si no ha recibido una designación oficial por parte del Director a través del formulario ICP-OFC-60 "Solicitud y Autorización Nombramiento Recaudador". 7- La Oficina de Finanzas y Contabilidad del Instituto mantendrá en archivo toda la documentación relacionada con las designaciones, ceses, cambios y sustituciones temporeras 0 permanentes de recaudadores. 8- Cuando un Recaudador cese en sus funciones, temporera o permanentemente, viene obligado a efectuar un inventario de los libros de recibo, dinero en caja y otros valores bajo su custodia. Completará el formulario ICP-OFC-74 "Arqueo de Fondos y Recibos Oficiales" en original y dos (2) copias. Retendrá la última copia para su archivo personal. 6 9- Antes de que se efectúe un nombramiento de Recaudador, la Oficina de Administración se asegurará que la Unidad de trabajo, donde se vaya a desempeñar el empleado, cuente con una caja de seguridad u otra medida de control para salvaguardar los valores cobrados hasta que éstos sean depositados en el banco. 10- En ausencia del Recaudador Oficial y del Sustituto, el Supervisor de la Unidad de Recaudaciones asumirá la función de recaudación por un término no mayor de treinta (30) días. En este período de tiempo, se deberá gestionar el nombramiento de un sustituto en propiedad, en caso dado que la ausencia de los referidos empleados se prolongue sobre el término señalado. 11- Los términos de pago así como los descuentos en ventas se concederán de acuerdo a las normas y criterios de crédito que apruebe la Junta de Directores. Estos serán aplicados uniforme y consistentemente y bajo ninguna circunstancia serán alterados 0 modificados sin el consentimiento de la Junta. 12- En las tiendas del Instituto las ventas serán registradas mediante la preparación de una Factura de Ventas, la cual constará de original y tres copias. La distribución de este documento será la siguiente: Original Cliente Primera Copia Cuentas por Cobrar (Si es venta crédito) Segunda Copia Recaudador (Si hubo pago total o parcial) Tercera Copia Retiene el originador 13- La Unidad de Recaudación mantendrá un archivo actualizado que contendrá toda la documentación relacionada con la gestión de recaudación. 7 14- Los Recaudadores Oficiales estarán autorizados para hacer depósitos bancarios. Los Auxiliares podrán estar autorizados para hacer depósitos bancarios, excepto aquellos que realicen funciones en el mismo lugar donde trabaje un Recaudador Oficial. Los Recaudadores no autorizados a efectuar depósitos entregarán los valores al Recaudador autorizado a depositar. 15- El depósito de los valores recibidos por Recaudadores se efectuará en la institución bancaria donde el Instituto establezca la cuenta corriente para efectuar dichos depósitos. 16- El Encargado del Almacén de Materiales será el custodio de los recibos oficiales de recaudación y de las facturas de ventas. Estos serán mantenidos en un archivo bajo llave en todo momento. La adquisición y despacho de los recibos oficiales y facturas de ventas serán controlados por un tarjetero de inventario perpetuo, que será llevado por el Encargado del Almacén. Al Encargado del Tarjetero de Inventario Perpetuo se le proveerá copia de todos los documentos de adquisición y despacho de los recibos y de las facturas. En la tarjeta de inventario perpetuo deberá llevarse un control de la numeración de los recibos y de las facturas. Los recibos y las facturas serán requisados a través del formulario establecido para el despacho de los recibos oficiales de recaudación y de las facturas de ventas. Las requisiciones deberán ser aprobadas por el Director de la Oficina de Compras. Los recibos oficiales y las facturas de ventas serán despachadas en estricto orden numérico. 17- El formulario a utilizarse para el despacho de los recibos oficiales de recaudación y de las facturas de ventas deberá incluir, entre otras cosas: nombre del funcionario 0 empleado que utilizará los recibos o facturas de ventas, numeración de los recibos 0 facturas de ventas (Desde-Hasta), cantidad despachada, fecha de requisición y despacho, firma de quién los recibe y despacha, la unidad institucional donde se utilizarán y la 8 firma del Director de la Oficina de Compras autorizando el despacho. El formulario deberá ser llenado en original y cinco (5) copias. El trámite a seguir será el mismo que el establecido para las requisiciones de materiales de almacén, excepto que copia de la requisición despachada deberá ser enviada al Recaudador Oficial, al Director de la Oficina de Finanzas y Contabilidad y al Supervisor de la Unidad de Recaudaciones para mantener un control e inventario de los recibos oficiales o facturas de ventas en poder de cada recaudador. Mediante las requisiciones de los recibos oficiales y de las facturas de ventas, el Director de la Oficina de Finanzas y Contabilidad, el Supervisor de la Unidad de Recaudaciones y el Recaudador Oficial deberán mantener un control sobre el uso diario de los recibos oficiales y de las facturas de ventas en poder de los recaudadores. 18- El Encargado del Tarjetero de Inventario Perpetuo de Materiales de Almacén en coordinación con el Encargado del Almacén de Materiales serán responsables de ordenar la impresión de los recibos oficiales de recaudación y de las facturas de ventas. 19- Todas las unidades institucionales solicitarán los recibos oficiales de recaudación y las facturas de ventas a través del Almacén de Materiales del Instituto. Queda prohibido adquirir éstos en comercios locales. Será responsabilidad de los funcionarios o empleados a cargo de recaudar fondos mantener siempre una cantidad suficiente de los recibos o de las facturas para llevar a cabo las funciones de recaudación. 20- El Director de Finanzas y Contabilidad cada seis (6) meses, ordenará se realice un inventario de los recibos oficiales de recaudación y de las facturas de ventas. La cantidad de recibos y de facturas, según inventario, deberá ser igual al balance que refleje el tarjetero de inventario perpetuo. Cuando a través del inventario se determinen diferencias, el Director de Finanzas y Contabilidad hará una 9 investigación y someterá un informe al Director Auxiliar de Administración, con copia al Auditor General, para que se tomen las medidas administrativas que correspondan en cada caso. 21- El Supervisor de la Unidad de Recaudación y el Recaudador Oficial serán responsables de orientar a los Recaudadores Auxiliares sobre las cuentas bancarias para el depósito de los fondos, las normas establecidas en este Reglamento y sus enmiendas y ver que se cumpla con las mismas. Estos deberán mantener récords de la información y de los recaudadores a los cuales ofrezcan la orientación requerida en este reglamento. 22- El Director de Finanzas y Contabilidad recomendará al Director Ejecutivo los nombramientos de los recaudadores oficiales, auxiliares y sustitutos. Los Recaudadores Sustitutos designados ejercerán las funciones de los Recaudadores Oficiales y Auxiliares cuando éstos, por razones de enfermedad, ausencia, licencias u otras causas, no estén disponibles para cumplir con las obligaciones que en este Reglamento se les asignan. 23- Las hojas de depósitos bancarios deberán estar enumeradas por año fiscal, identificadas con el nombre del Instituto de Cultura Puertorriqueña y de la unidad institucional a la cual corresponda el depósito de los fondos recaudados e indicarán el nombre del banco, el número de la cuenta bancaria y la fecha del depósito. 24- Las unidades institucionales notificarán diariamente por escrito a la Oficina de Finanzas y Contabilidad las ocasiones en las cuales no se efectúen recaudaciones y depósitos de fondos. Además, deberán incluir el informe diario de cobros donde indicarán que no se realizaron recaudaciones en el día. 25- Aquellos fondos que no sean depositados por ocasión de ser días feriados o en casos de emergencia, permanecerán en caja fuerte 0 archivo con 10 llave en la unidad institucional donde se realice la recaudación de fondos hasta que se efectúe el depósito. 26- Cualquier irregularidad o fraude observado en el manejo de los fondos deberá ser notificada inmediatamente al Director de Finanzas y Contabilidad para que realice una investigación y someta un informe al Director Auxiliar en Administración, con copia al Director Ejecutivo y al Auditor General, a los fines de tomar las medidas administrativas que correspondan. El Director Auxiliar en Administración recomendará al Director Ejecutivo la notificación de los hechos ocurridos al Contralor de Puerto Rico y al Secretario de Justicia, según lo dispone la Ley 86 del 13 de julio de 1988. 27- Al seleccionar y recomendar el personal que actuará como recaudador, el Director de Finanzas y Contabilidad se asegurará de que las funciones adicionales que ese personal realice, si alguna, no conflijan con las funciones a realizar como recaudador. El personal que actúe como recaudador no podrá realizar gestiones o funciones de cobro de deudas. El formulario ICP-OFC-60 Solicitud y Autorización Nombramiento Recaudador se utilizará para gestionar los nombramientos de los Recaudadores Oficiales, Auxiliares y Sustitutos. 28- Todo Recaudador deberá estar cubierto por una fianza. El Instituto mantiene una cubierta básica la cual deberá ser modificada en los casos que sea necesario nombrar nuevos recaudadores. El formulario ICP-OFC- 61 "Solicitud Cambio en la Fianza" se utiliza para solicitar aumentos, cambios y eliminaciones en la fianza. 29- En los casos de Recaudadores autorizados a rendir informes de recaudaciones semanales, cuando la semana contenga días que correspondan a dos (2) meses distintos, deberán preparar dos (2) formularios ICP-OFC-69, cubriendo cada uno, lo recaudado durante los días correspondientes a cada mes en esa semana. 11