DISPOSICIONES ESPECIFICAS SOBRE

RECAUDACIONES 1- Como norma general, cada vez que se efectúe una recaudación, el Recaudador deberá expedir un recibo oficial en original y dos (2) copias. El original se entregará a la persona 0 entidad que hace el pago, una copia se acompañará con el original del informe de recaudaciones que se prepare y la otra la retendrá el Recaudador para su archivo. Los Recaudadores que operen cajas registradoras para recaudar dinero, por concepto de venta de productos o artículos, no expiden recibo oficial de recaudación sino una factura de ventas. 2- El Recaudador que emite el recibo vendrá obligado a firmar el mismo. 3- Ninguna persona podrá expedir y firmar recibos, por concepto de recaudaciones, antes de la fecha de efectividad de su designación como recaudador ni después de la fecha que expire su nombramiento o cese en sus funciones. 4- Los recibos oficiales estarán identificados con el emblema y nombre del Instituto y se imprimirán en estricto orden numérico y deberán contener, por lo menos, la siguiente información: a) Nombre de la agencia b) Año económico a que corresponde el importe recibido c) Fecha de la expedición del recibo oficial d) Nombre de la persona o entidad a favor de quien se expide el recibo e) Importe recibido f) Concepto por el cual se expide el recibo g) Clase de valor recibido (cheque, giro, efectivo o tarjeta de crédito) h) Firma del Recaudador 12 5 - Los Recaudadores deberán expedir los recibos en estricto orden numérico, debidamente firmados con tinta indeleble, por cada valor que reciban. 6- Los recibos oficiales deberán ser firmados al momento de su expedición y bajo ningún concepto se firmarán recibos en blanco, ni con fecha distinta a la del día en que se efectuó la recaudación. 7- Los recibos oficiales de recaudación anulados por estar duplicados o dañados por cualquier causa se les escribirá la palabra "NULO" y se harán formar parte del informe donde se registran los recaudos diarios. Estos se enviarán a la Oficina de Finanzas y Contabilidad. 8- El Recaudador Oficial deberá entregar siempre un recibo oficial al Recaudador Auxiliar por todas las entregas de dinero que éste le haga o deposite en su cuenta bancaria. En dicho recibo se indicará el primer y el último número de los recibos expedidos por el Recaudador Auxiliar. 9- El Recaudador Oficial será responsable de corroborar la corrección y propiedad de todos los recibos y documentos que reciba de los Recaudadores Auxiliares. 10- Los Recaudadores no podrán guardar o tener dinero, valores u objetos personales junto con los valores recibidos que estén bajo su custodia. Además, no podrán usar el efectivo recibido que esté en su poder para cambiar cheques personales a ninguna persona. Tampoco podrán aceptar un cheque, no importa que esté expedido a nombre del Instituto, si tienen que devolver parte en efectivo. 11- Cada Recaudador deberá tener sus propios recibos oficiales. Los recibos correspondientes sólo podrán ser firmados por el Recaudador Oficial, Sustituto y Auxiliar, que los tenga asignados. Los recibos se guardarán en la caja de seguridad, cuando no se estén utilizando. 13 12- En todos los casos en que la suma de los recibos expedidos 0 la suma de la cinta del día, en el caso de recaudaciones mediante caja registradora, sea mayor que el importe total de los valores y dinero recaudados, los recaudadores o encargados de cajas registradoras concernidos deberán reponer el dinero que falte. Cuando la situación sea a la inversa la diferencia se ingresará como parte de la recaudación del día. 13- Cuando se reciban cheques, tanto personalmente como por correo, el Recaudador deberá cerciorarse de que estén debidamente firmados por la persona que lo expide, que la cantidad en número y en letras coincidan y que aparezca en forma correcta la fecha de los mismos. Todo cheque deberá hacerse pagadero a la orden del Instituto de Cultura Puertorriqueña. No se aceptarán cheques por sumas mayores al valor de las transacciones a pagarse con los mismos. 14- Cuando un Recaudador reciba un cheque u otro valor devuelto por el banco, retendrá dicho documento y notificará, de inmediato, al Supervisor de Contabilidad e Informes Fiscales para que se proceda a realizar el correspondiente ajuste en los libros. Luego procederá a comunicarle por escrito al deudor, la no aceptación del mismo y le requerirá tomar la acción correspondiente para la liquidación de su deuda. Si el importe del valor rechazado por el banco se recupera después de la notificación, el Recaudador Oficial procederá a depositar el mismo en la cuenta bancaria correspondiente y a emitir un nuevo recibo oficial de recaudación. En caso dado que las gestiones con el deudor resultaren infructuosas, el recaudador informará al supervisor de la Unidad de Recaudaciones, quien someterá el asunto al Director de la Oficina de Finanzas y Contabilidad para la acción que corresponda. 15- Todas las recaudaciones recibidas por correo se depositarán, hasta donde sea posible, el mismo día en que se reciban. Cuando por circunstancias especiales no pudiere hacerse el mismo día, deberán depositarse al día siguiente. 14 16- En aquellos casos en que no se requiere que el Recaudador deposite diariamente, éste y el supervisor de la Unidad de Recaudaciones tomarán las medidas de seguridad necesarias para salvaguardar las recaudaciones no depositadas. 17- Los empleados a cargo de recibir y abrir correspondencia se asegurarán que los valores recibidos sean entregados a los Recaudadores correspondientes y mantendrán constancia escrita de dichas entregas con la firma de la persona que recibió los valores. 18- El Recaudador identificará cada uno de los valores recibidos y extenderá recibos oficiales a nombre de las personas o entidades que hicieron las remesas. Enviará el original de dichos recibos a la dirección indicada en el sobre o informe de remesa. Anotará, como constancia, el número del recibo oficial expedido en el espacio correspondiente en la hoja de envío de valores o informe de remesa. 19- Los Recaudadores someterán diaria o semanalmente, en casos excepcionales, a la Oficina de Finanzas y Contabilidad, los formularios e informes establecidos en este Reglamento para que dicha Oficina realice la contabilización de los ingresos y registre las transacciones correspondientes en las cuentas por cobrar. 20- En caso de que un Recaudador cese temporera o permanentemente, por cualquier causa, deberá rendir los informes de recaudaciones y depósitos para la contabilización de ingresos hasta el último día en que actuó como recaudador.