Recaudaciones

El Instituto de Cultura Puertorriqueña está facultado en ley a desarrollar y llevar a cabo actividades y tomar aquellas acciones que estime necesarias, 15 conducentes a generar suficientes ingresos propios. En la institución se efectuarán recaudaciones de fondos por, entre otros conceptos, los siguientes: 1 - Actividades Culturales a) Cuando el Instituto lleve a cabo actividades culturales donde se cobren boletos de admisión o participación, en las cuales por su naturaleza o forma de conducirse se dificulte o imposibilite la preparación de recibos oficiales, el Recaudador Auxiliar designado para efectuar los recaudos en dicha actividad, procederá según se dispone: (1) Llenará el formulario que se prepare para esos fines, para efectuar un inventario de boletos, artículos, etc., antes de comenzar y luego de terminar la actividad. Conciliará lo vendido contra lo recaudado y devolverá los sobrantes al almacén que corresponda. (2) Los Recaudadores Auxiliares depositarán 0 entregarán al Recaudador Oficial los dineros recibidos al finalizar la actividad, si posible, el mismo día 0 diariamente si dicha actividad se extendiera por más de un día. En caso dado de que se dificulte la entrega del dinero recaudado el mismo día de la actividad, éste deberá ser entregado el día siguiente en horas de la mañana. (3) Si la actividad se lleva a cabo en horas de la noche, el dinero recaudado se entregará o depositará al día siguiente. (4) El informe de detalle de ingresos deberá presentarse en la Unidad de Recaudaciones, no más tarde de tres (3) días laborables siguientes al día en que se llevó a cabo la actividad. 16 2- Venta de Artículos, Productos y Servicios a) Los recaudos, por concepto de ventas de productos o artículos, tales como: artesanías, publicaciones, suscripciones, grabaciones, etc. se efectuarán mediante una factura de venta. b) En aquellos casos en que por la naturaleza de la venta del producto, artículo o servicio resulte innecesario o se imposibilite la preparación de una factura, la información requerida en dicho documento se anotará en el mismo recibo oficial del Recaudador. c) En casos de recaudos por venta de servicios se requerirá un documento a manera de factura, firmado por el Director del Programa u Oficina que prestó el servicio 0 por el funcionario en quien se delegue esta función. En dicho documento factura se indicará el nombre de la persona o entidad que recibió el servicio, fecha en que se prestó el mismo y la cantidad a cobrarse por el servicio. Dicho documento factura servirá como referencia al Recaudador para la emisión del recibo final. d) Los encargados de operar cajas registradoras para recaudar dinero por concepto de venta de productos o artículos, serán empleados del Instituto designados como Recaudadores Auxiliares bajo el control de un Recaudador Oficial. e) Cuando haya la necesidad de utilizar fondo de cambio en la operación de las cajas registradoras, el Director de la Unidad Institucional solicitará al Oficial Pagador que establezca dicho fondo y fije la cantidad del mismo, tomando en consideración la necesidad existente. El establecimiento del fondo y su manejo estará regido por las disposiciones de la Sección 3.11 del Manual de Políticas y Procedimientos de Contabilidad del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 17 f) El Recaudador Oficial verificará la corrección de las recaudaciones, comparándola contra la cinta del día 0 el control automático de la caja registradora. 3- Arrendamiento de Locales 0 Facilidades a) Las Recaudaciones por concepto de arrendamiento de locales 0 facilidades se harán a base del canon establecido en los contratos o acuerdos formalizados por el Instituto con las personas o entidades que funjan como arrendatarios.