Reglamento de Recaudación: cubre recaudaciones y depósitos, procedimiento sobre recibo y depósito de valores, intervención de la Oficina de Administración de Documentos…

Deberes y Obligaciones de los Recaudadores Oficiales 1 - Cuando reciban dinero en efectivo u otros valores, de personas que le paguen directamente, expiden un Recibo Oficial (Forma (ICP-OFC-62) en estricto orden númerico, en original y dos (2) copias. a) El Recibo Oficial, en original y dos copias, debe incluir el nombre y la dirección de la persona que efectúa el pago, la cantidad en letras y números, el concepto, la forma en que se efectuó el pago (efectivo, cheque, giro postal u otro valor), fecha de recibo de la remesa y firma del Oficial Recaudador. Si el pago recibido directamente es por cheque, giro u otro valor, el recibo además debe incluir la fecha y número del valor, nombre del banco y número de cuenta del valor. b) La información anotada en el original y las copias de los recibios oficiales no será tachada, borrada o alterada. c) No se destruirán los Recibos Oficiales que resulten inservibles por cualquier causa, sino que se escribe sobre ellos la palabra "NULO" y la causa de la anulación, asegurándose que esta información quede escrita en todas las copias de los recibos oficiales, así como la firma del Oficial Recaudador. d) Entrega el original del Recibo Oficial a la persona que efectúa el pago o lo envía por correo. 21 2- Recibe de la Sección de Correspondencia todos los cheques, giros y otros valores recibidos por correo acompañado de los documentos del remitente, con sus respectivos sobres y el formulario ICP-OFC-65 "Hoja de Control de Cheques, Giros y Otros Valores". Procederá según se indica: a) Verifica en presencia de la persona que entrega la correspondencia todos los cheques, giros y otros valores recibidos por correo contra el original de la Hoja de Control de Cheques, Giros y Otros Valores, y si correcto, firma inmediatamente el original y las dos (2) copias de dicha relación indicando la fecha y hora en que recibió la remesa. b) Entrega la segunda copia de la relación a la persona que entrega la correspondencia y retiene la original y primera copia. c) Retiene la primera copia del formulario ICP-OFC-65 y envía el original al Supervisor de la Unidad de Recaudaciones para el archivo correspondiente. d) Cuando algún documento del remitente requiere acción o contestación de algún funcionario del Instituto, anota sobre el mismo, el número y fecha de la Hoja de Control de Cheques, Giros y Otros Valores 0 Recibo Oficial, saca copia del documento, retiene la copia y refiere el original por conducto del Supervisor de la Unidad de Recaudaciones al funcionario que corresponda. 3- Expide Recibo Oficial por recaudaciones recibidas por la Sección de Correo. 4- Anota al frente de los cheques u otros valores recibidos, el número del recibo oficial o el número correspondiente de la Hoja de Control de Cheques, Giros y Otros Valores. 5 - Cuando reciba cheques, giros y otros valores post-datados, incompletos 0 a retener, procede como se indica: 22 a) No expide Recibos Oficiales cuando le entregan cheques con fechas futuras, incompletas o a retener. Si el cheque ha sido incluido en la Hoja de Control de Cheques, Giros y Otros Valores en la columna "Detalle de Valores", anota la palabra "Nulo" e inicia. b) Obtiene el formulario ICP-OFC-67 "Registro de Cheques Pendientes" y anota el nombre de la entidad o persona que expide el cheque, la fecha, número, banco, cantidad del cheque, giro u otro valor y el motivo por el cual se retiene el cheque. c) Entrega al Supervisor de la Unidad el cheque, giro u otro valor y retiene el Registro de Cheques Pendientes. d) Cuando se determine depositar el cheque, giro u otro valor postdatado o a retener, obtiene el cheque, giro u otro valor del Supervisor de la Unidad, inicia e inserta la fecha en el Registro de Cheques Pendientes. e) Expide el Recibo Oficial, anota el número del recibo en el Registro de Cheques Pendientes y entrega el original del Recibo Oficial al Supervisor de la Unidad de Recaudaciones. Si durante las gestiones del Supervisor para corregir el cheque, giro 0 valor incompleto, el mismo es incluido por la Sección de Correo en la Hoja de Control de Cheques, Giros y Otros Valores, no expide Recibo Oficial. Sin embargo, en el Registro de Cheques Pendientes anota en la columna " Observaciones", el número de Hoja de Control. 6- Cuando se reciban cheques devueltos por el banco depositario del Instituto, el Recaudador Oficial procederá según se indica: a) Obtiene del Supervisor de la Unidad de Recaudaciones el cheque devuelto por el banco y completa el formulario ICP-OFC-67 23 "Registro de Cheques Pendientes". Anota el nombre del remitente que expidió el cheque, el número y el importe del mismo. Además, el número de la Hoja de Control donde se incluyó el valor por primera vez. b) Completará la columna "Situación sobre el Valor" y anotará cualquier información relevante en la parte de observaciones. c) Si el importe del valor rechazado por el banco se recupera, anula al frente del cheque cualquier referencia de hoja de control o recibo de caja. Expide un recibo oficial, anota el número del recibo en el Registro de Cheques Pendientes y entrega el original del recibo oficial al Supervisor de la Unidad. Anota al dorso del cheque, giros u otros valores, el número de recibo oficial emitido. También indica que el nuevo recibo de caja sustituye cualquier recibo de caja anteriormente emitido e indica el número del mismo o el número de la hoja de control. Procede entonces, a depositar dicho valor en la cuenta bancaria del Instituto. d) En casos de cheques devueltos por más de una vez, hace el señalamiento en la columna de "Observaciones" del Registro de Cheques Pendientes. e) Completará, en original y dos (2) copias, el formulario ICP-OFC-71 "Notificación Ajuste Cheque Devuelto" y someterá original y copia a la sección de Contabilidad e Informes Fiscales para que efectúe el ajuste correspondiente. La Sección devolverá la copia a la Unidad como evidencia de que efectuó el trámite. 7- Procederá a depositar lo recaudado 0 los valores recibidos, según se dispone: a) Todos los cheques o valores que el Recaudador ha de depositar en la cuenta corriente del Instituto de Cultura Puertorriqueña se 24 endosan mediante sello de goma que tiene impreso el nombre del Instituto y el número de la cuenta correspondiente. b) Agrupa los cheques y prepara con letra de molde, usando un lápiz de tinta indeleble o bolígrafo, las hojas de depósito en original y copias. c) Los fondos recaudados entre las 8:00 a.m. y 4:30 p.m. los deposita el próximo día laborable. En aquellos casos que por alguna razón no puede depositar según se indica, llena y somete al supervisor de la Unidad, el formulario ICP-OFC-68 "Notificación de Depósito Tardío de Fondos." 8- Ordena los libros de Recibos Oficiales al Encargado del Almacén por conducto del Supervisor de la Unidad de Recaudaciones: a) Ordena los libros de Recibos Oficiales con tiempo suficiente y antes de que se termine el último en uso. Deberá solicitar una cantidad suficiente para cubrir las necesidades de por lo menos dos meses. b) Acusa recibo de los libros que le provea el Encargado del Almacén, devolviéndole firmada la forma ICP-OFC-63 "Solicitud y Despacho de Recibos". c) Mantiene bajo llave los libros de recibos oficiales que no estén en uso. 9- Envía semanalmente al Encargado de la Sección de Contabilidad e Informes Fiscales, por conducto del Supervisor de la Unidad de Recaudaciones, el original del Resumen de Recaudaciones y Depósitos" Forma ICP-OFC-70, de las hojas de depósito validadas y fechadas por el banco y copia de las Hojas de Control de Cheques, Giros y Otros Valores (Forma ICP-OFC-65). 25 10- Retiene para su archivo, por año económico y en orden de fecha, copia de la Relación de Depósito, copia de la cinta de sumar del detalle de los cheques y valores, acompañada por las copias de las hojas de depósito y las copias de la hoja de Control de Cheques, Giros y Otros Valores. Conserva también, copia de los recibos emitidos en el libro de Recibos Oficiales. 11- En caso dado de que se haya designado una persona como Encargado de llevar los depósitos al banco, el Recaudador procederá según se indica: a) Entrega el efectivo y los valores, conjuntamente con las hojas de depósito, al encargado de llevar el depósito al banco. b) Solicita del encargado de llevar el depósito al banco que en su presencia cuente el efectivo, anote la fecha y la hora e inicie la última copia de las hojas de depósito. Retiene esta copia. c) Recibe del banco, por conducto del encargado de llevar el depósito al banco, la copia de las hojas de depósito validadas y fechadas por el banco. d) Verifica, contra la copia de las hojas de depósito en su poder, que las cantidades anotadas en las hojas de depósito, validadas y fechadas por el banco, no hayan sido alteradas. e) Prepara mensualmente el formulario (ICP-OFC-70) "Resumen de Recaudaciones y Depósitos" en original y copia. Envia el original a la Sección de Contabilidad e Informes Fiscales por conducto del Supervisor de la Unidad de Recaudaciones. 12- Cuando el- Recaudador Oficial reciba valores del Recaudador Auxiliar, observará lo siguiente: a) Verifica la información entre los recibos, el efectivo y/o cheques y el detalle de ingresos. 26 b) Verifica diariamente, la secuente continuidad numérica de los recibos expedidos entre el día anterior y el día que reciba los valores. c) Entrega un recibo al Recaudador Auxiliar por los valores recibidos.