Reglamento de Recaudación: cubre recaudaciones y depósitos, procedimiento sobre recibo y depósito de valores, intervención de la Oficina de Administración de Documentos…

Deberes y Obligaciones del Supervisor de la Unidad de Recaudaciones 1- Efectúa reuniones periódicas, con los Recaudadores, con el propósito de mantenerse al tanto de los problemas o situaciones que afecten el proceso de recaudación de fondos. 2- Efectúa inspecciones o visitas a los lugares de trabajo de los Recaudadores para cerciorarse que están cumpliendo con las normas y procedimientos de este Reglamento. 28 3- Mantiene debidamente informado al Director de la Oficina y al Supervisor de la Sección de Contabilidad e Informes Fiscales sobre cualquier anomalía en el proceso de recaudación y cobro de fondos. 4- Recibe del Oficial Recaudador el original de la Forma ICP-OFC-70 "Resumen de Recaudaciones y Depósitos" conjuntamente con la copia de las hojas de depósito validadas y fechadas por el banco, las copias de los Recibos Oficiales, las copias de las Hojas de Control de Cheques, Giros y Otros Valores anulados. Todos los Recibos Oficiales deben estar en estricto orden numérico. Recibe, además, del Recaudador el Informe Diario de Recaudos y Depósitos (ICP-OFC-69). 5- Verifica el efectivo y los valores anotados en las hojas de depósito contra los recibos oficiales expedidos en la copia retenida por el Oficial Recaudador y las Hojas de Control de Cheques, Giros y Otros Valores para determinar que los mismos hayan sido depositados intactos y que en los recibos anulados estén anotadas las razones correspondientes que motivan esta acción. 6- Firma el "Resumen de Recaudaciones y Depósitos" y lo envía al Supervisor de la Sección de Contabilidad con todos los documentos mencionados en el inciso 4 que antecede. 7- Actúa como custodio de los cheques devueltos por el banco depositario, cheques post-datados, incompletos y a retener hasta que finalmente se disponga de ellos; y mantiene éstos bajo llave. 8- Hace las diligencias necesarias para que el deudor haga las correcciones necesarias en los cheques y/o valores incompletos. 9- Coordina con los Recaudadores para que se lleven a cabo las gestiones pertinentes para la obtención de un nuevo cheque 0 pago en efectivo, en aquellos casos de cheques y/o valores devueltos por el banco 29 depositario. Cada vez que el banco depositario del Instituto devuelve un cheque, prepara el formulario ICP-OFC-71 " Notificación para Ajuste sobre Cheque Devuelto" en original y dos (2) copias. Envía el original a la Sección de Contabilidad, la primera copia al Oficial Recaudador y retiene la segunda copia para los archivos de la Unidad. 10- Si el importe del valor rechazado por el banco se recupera después de haberse notificado a la Sección de Contabilidad, exige del Oficial Recaudador le prepare un Recibo Oficial e indique que el nuevo recibo de caja sustituye cualquier recibo de caja anteriormente emitido. Le requerirá, además, indicar el número del mismo 0 el número de hoja de control. 11- Cuando un cheque, giro u otro valor anotado en el Registro de Cheques Pendientes se disponga de otra manera que no sea mediante un depósito, hará las anotaciones necesarias en la columna "Observaciones" del formulario ICP-OFC-67 "Registro de Cheques Pendientes" para identificar el propósito e iniciales del funcionario que recibe el documento. 12- Cuando el Oficial Recaudador se ausenta y no puede procesar las recaudaciones y el depósito correspondiente 0 cuando hay transferencia de la función de recaudación, llena el original y dos (2) copias de la Forma ICP-OFC-74 "Arqueo de Fondos y Recibos Oficiales" en poder del Oficial Recaudador, en presencia del Oficial Recaudador saliente, si aún se encuentra en funciones. a) Envía el original del formulario y la Certificación correspondiente a la Sección de Contabilidad, entrega la primera copia al Oficial Recaudador y retiene la segunda copia para sus archivos. 13- En ausencia del Oficial Recaudador o de un sustituto, el Supervisor de Recaudaciones asume la función de recaudación por el período de tiempo permitido por este Reglamento. 30 14- Prepara la documentación requerida para referir a la Oficina de Asesoría Legal aquellos casos donde han resultado infructuosas las gestiones de cobro.