Reglamento de Donativos Legislativos: cubre propósitos de los donativos, requisitos de elegibilidad, solicitud y autorización…

APROBACION Amparados con el poder y la facultad que nos confiere la Ley Núm. 89 del 21 junio de 1955, según enmendada, la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988. según enmendada y la Ley Núm. 258 del 29 de diciembre de 1996, APROBAMOS el Reglamento de Donativos Legislativos del Instituto de Cultura Puertorriqueña en la Ciudad de San Juan, Puerto Rico hoy 30 de enero del año 1998. Carlos E. Chandon Dr. José Ramon de la Torre Sr. Carlos Chardón Director Ejecutivo Presidente Instituto de Cultura Junta de Directores del Puertorriqueña Instituto de Cultura Puertorriqueña 35 ICP-OAUD-1 INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE DONATIVOS LEGISLATIVOS DESCRIPCION DEL PROYECTO Y PROYECCION DE GASTOS 1. Nombre de la Entidad: 2. Dirección: 3. Num. de Incorporación: 4. Num. de Seguro Social Patronal: 5. DESCRIPCION DEL PROYECTO (Detalle las Metas, Objetivos y Programa de Actividad) METAS OBJETIVOS PROGRAMA DE ACTIVIDADES DURACION 36 ICP-OAUD-1 PROGRMAS DE ACTIVIDADES DURACION continuación: 6. INFORMACION SOBRE EL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD Fondos solicitados Fondos aprobados Fondos de Pareo 7. PROYECCION DE GASTOS DE LA ENTIDAD CONTRATACION DE PERSONAL $ COMPRA 0 ALQUILER DE EQUIPO $ PROMOCION $ TRANSPORTACION $ GASTOS MISCELANEOS $ OTROS (explique) $ TOTAL $ CERTIFICO QUE LA INFORMACION OFRECIDA EN ESTE INFORME ES LA CORRECTA Fecha Nombre y Firma de Presidente 37 ICP-0AUD-2 INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE DONATIVOS CONVENIO DE COMPETENCIA I. Introducción Se establece este convenio de competencia de conformidad con las disposiciones de la Ley Núm. 258 del 29 diciembre de 1995 conocida como "Ley de Donativos Legislativos" La Ley establece que sólo se otorgarán donativos legislativos a entidades en operación activa que realicen una actividad o función pública reconocida y que estén organizadas y funcionen de acuerdo a las leyes de Puerto Rico. A estos las denomina la Ley como "Entidades Receptoras". La Ley, por otra parte, dispone que se deben establecer normas específicas para el uso y control de los donativos legislativos. Esta función se consigna en aquellas agencias del Gobierno que ejecuta, implanta o está directamente relacionada con la política pública a la que esté vinculada la actividad o función pública que realiza la Entidad Receptora. A dichas agencias la Ley las denomina "Agencia Designada". II. Comparecencia DE UNA PARTE: El Instituto de Cultura Puertorriqueña en adelante denominada "Agencia Designada" representado por su Director (a)- Ejecutivo (a) O su Representante Autorizado, DE OTRA PARTE: en adelante denominada "Entidad Receptora, representada por su Director (a) ACUERDAN concertar este convenio bajo las condiciones que se disponen a continuación. III. Disposiciones Generales A. Responsabilidades y obligaciones de la Entidad Receptora 1. Cumplir con todos los requerimientos de la Ley de Donativos Legislativos y del Reglamento para la Administración de Donativos Legislativos del Instituto de Cultura Puertorriqueña (Agencia Designada). 38 ICP-OAUD-2 Página 2 2 Someter a la Unidad de Donativos de la Oficina de Administración de la Agencia Designada toda la información y documentación que le sea requerida según lo dispone el Reglamento antes mencionado. 3. Rendir los informes que le sean requeridos en el término de tiempo concedido. 4. El presidente 0 administrador de la Entidad Receptora no podrá actuar al mismo tiempo como Agente Fiscal de ésta. La entidad deberá designar un agente fiscal que será el responsable de recibir, contabilizar y hacer los desembolsos de dinero, así como, de conservar y custodiar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. 5. Conservar actualizados y debidamente archivados en un lugar seguro los cheques, facturas, órdenes de compra y de pago de servicios, nóminas, récords, actas, inventario de equipo, documentos relacionados a la adquisición de bienes inmuebles y cualesquiera otros documentos relacionados con el donativo, durante el término que se dispone en el reglamento de la agencia designada. B. Responsabilidades y Obligaciones de la Agencia Designada 1. Evaluar y examinar toda la información y documentación que radique la Entidad Receptora con fines a determinar que ha cumplido con los requerimientos de la Ley y del Reglamento. 2. Efectuar la transferencia del primer adelanto de fondos una vez se ratifique el convenio. 3. Efectuar la transferencia del remanente del donativo una vez aceptado el informe de gastos del primer adelanto de fondos. 4. Someter certificación a la Comisión Conjunta Especial notificando si la Entidad cumplió 0 no con las disposiciones de la Ley y del Reglamento. 5- Efectuar auditorías 0 intervenciones sobre el uso y manejo de los fondos del donativo cuando se determine que está ocurriendo 0 ha ocurrido alguna irregularidad con el uso y manejo de los fondos del donativo. 39 ICP-OAUD-2 Página 3 C. Proceso de Desembolso del Donativo 1. Ratificado el Convenio la Unidad de Donativos de la Agencia Designada procederá a completar el documento "Autorización de Transferencia de Donativo (forma ICP-OAUD-6) y lo someterá a la Oficina de Finanzas y Contabilidad. 2. La Unidad de Pagaduría de la referida Oficina emitirá un primer cheque equivalente al 80% de la cantidad total del donativo. 3. El cheque se entregará a la persona que autorice la Entidad. La persona vendrá obligado a presentar una identificación al momento de recoger el cheque. 4. El segundo cheque por el remanente del donativo se entregarà cuando la Unidad de Donativos acepte el informe de gastos correspondiente al primer adelanto de fondos. D. Relevo de Responsabilidad 1. La Entidad Receptora releva de responsabilidad a la Agencia Designada de toda o cualquier causa de acción O compensación que se reclame por cualesquiera de las actividades de la Entidad Receptora. 2. La Entidad Receptora releva a la Agencia Designada de toda la responsabilidad por daños y perjuicios o de cualquier otra reclamación que surja durante el desarrollo del proyecto 0 a consecuencia del mismo. 3. La Agencia Designada no se responsabiliza por las pérdidas económicas que tenga la Entidad Receptora en el desarrollo del proyecto. E. Incumplimiento de Convenio Si en algún momento la Agencia Designada 0 la Entidad Receptora determina que hay un incumplimento con cualesquiera de las obligaciones aquí contraídas, la parte interesada convocará una reunión con el propósito de discutir el asunto e identificar las medidas correctivas que correspondan. 4 0 ICP-OAUD-2 Página 4 F. Desembolsos R.C. Núm. del de .de 199 Asignado $ ler. pago (80%) 2do. pago (20%) G. Término de vigencia 1. Este convenio entrará en vigor inmediatamente sea firmado por el representante de la Agencia Designada y el de la Entidad Receptora. 2. Este convenio tiene la duración de un año pero puede ser prorrogado por acuerdo de las partes. IV. Aceptación Los comparecientes aceptamos el presente documento y para que así conste, firmamos el mismo hoy Nombre y firma Director (a) Nombre y firma Director (a) Entidad Receptora Agencia Designada K1 ICP-OAUD-3 INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUENA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE DONATIVOS NOMBRAMIENTO Y DECLARACION DE COMPROMISO AGENTE FISCAL Nombre del Agente Fiscal Designado Dirección: Clase Nombramiento Vigencia del Nombramiento De conformidad con la Ley de Donativos Legislatios y el Reglamento para la administración de los Donativos Legislativos del Instituto de Cultura Puertorriqueña estamos nombrando y autorizando a la persona antes señalada para actuar como agente fiscal de la entidad que representamos. Nombre de la Entidad Fecha Nombre y firma del Presidente DECLARACION DE COMPROMISO Estoy consciente de los deberes y responsabilidades que asumo con este nombramiento y me comprometo a desempeñar los mismos de conformidad con las normas establecidas y a establecer los controles y medidas que sean necesarios para salvaguardar la pureza en la utilización de los fondos bajo nuestra custodia. Fecha Nombre y firma del Agente Fiscal 42 ICP-OAUD-4 ,TITUTO DE CULTURA PUERTORRI( NA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE DONATIVOS CERTIFICACION Y AUTORIZACION DE FIRMAS Nombre Entidad Receptora Num. R.C. Num. Incorporación Num. Cuenta Entidad Bancaria Certifico que las personas cuyos nombres, dirección y firmas se indican más adelante han sido autorizados para efectuar desembolsos de la cuenta bancaria de la entidad y a firmar cualquier documento relacionado con el donativo otorgado a la misma. Fecha Nombre y firma Director de la Entidad Nombre : Dirección : Residencial : Firma : Nombre : Dirección : Firma : Nombre : Dirección : Firma : 43 ICP-OAUD-5 INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE DONATIVOS SOLICITUD Y AUTORIZACION DE DISPENSA 50% DE GASTOS ADMINISTRATIVOS Nombre Entidad Receptora Número de Incorporación Por las razones que se detallan más adelante solicitamos dispensa para utilizar más de un 50% del total del donativo, para gastos administrativos. Fecha Nombre y firma del Director Entidad JUSTIFICACION DE LA SOLICITUD AUTORIZACION DE DISPENSA ( ) Autorización ( ) No Autorización Fecha Director Ejecutivo Auxiliar Area de Administración Representante Autorizado 44 ICP-OAUD-6 INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE DONATIVOS AUTORIZACION DE TRANSFERENCIA DE DONATIVOS A : Oficina de Finanzas y Contabilidad Sección de Pagaduría DE : Oficina de Administración Unidad de Donativos FECHA : Certificamos que la entidad de referencia ha cumplido con todos los requisitos de ley y reglamento por lo cual se autoriza el primer desembolso del donativo. Ochenta porciento (80%) recibido $ Nombre Entidad: Convenio Número: Núm. de Resolución Conjunta: 45 ICP-OAUD-7 INSTITUTO DE CUTLURA PUERTORRIQUEÑA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE DONATIVOS AVISO DE SEGUIMIENTO A : Entidad Receptora DE : Instituto De Cultura Puertorriqueña Oficina de Administración Unidad de Donativos FECHA : Ha transcurrido el término concedido para cumplir con lo que requerimos. Información Solicitada Corrección de Formulario Se le concede un término adicional de diez (10) días laborables a partir del recibo de esta notificación, para que cumpla con el requerimiento que le hemos hecho. 46 ICP-OAUD-8 INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE DONATIVOS SOLICITUD DE INTERVENCION A : Oficina de Auditoría Interna DE : Oficina de Administración Unidad de Donativos FECHA : Solicitamos que esa Oficina lleve a cabo una auditoría sobre el uso y manejo de los fondos del donativo que le fue otorgado a: Nombre Entidad Receptora Vo. Bo. Director Ejecutivo 49 ICP-OAUD-9 INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE DONATIVOS RECLAMO DE ACCION A : Oficina de Asesoría Legal DE: : Unidad de Donativos FECHA : REF : Nombre Entidad Receptora La entidad antes señalada no ha atendido el reclamo que le hemos hecho. Solicitamos su intervención en este asunto. Acompañamos copia de la documentación relacionada con la gestión de la unidad. cf Entidad Receptora 48 ICP-OAUD-10 Num. Contrato: INFORME DEL USO DE FONDOS RECIBIDOS Año 19 a 19_ Nombre de la Entidad /_/ Primer Informe (80%) Fecha Depósito: Desembolsos con el 80% Recibido: (Desglose de Desembolsos) Total Desembolsos $ Compromisos Pendientes de Pago con el 20% Retenido (Importante incluir evidencia) Total Compromisos Pendientes de Pago $ Total Asignado $ Certifico Correcto: Presidente Agente Fiscal Debe enviar 0 entregar en el Instituto de Cultura Puertorriqueña- Oficina de Administración. Debe enviar 0 entregar siguiendo las instrucciones provistas. 49 ICP-OAUD-11 Num. Contrato: INFORME DEL USO DE FONDOS RECIBIDOS Año 19__ a 19_ Nombre de la Entidad I_/ Segundo Informe (20%) Fecha Depósito: Desembolsos con el 20% Recibido: (Desglose de Desembolsos) Total Desembolsos $ Total Asignado $ Certifico Correcto: Presidente Agente Fiscal Debe enviar o entregar en el Instituto de Cultura Puertorriqueña- Oficina de Administración. Debe enviar o entregar siguiendo las instrucciones provistas. 50 ICP-OAUD-12 INFORME TRIMESTRAL DE GASTOS CON CARGO AL DONATIVO Entidad Fondos Recibidos $ R.C. Num. Num. Cuenta Especial Del Donativo Banco Trimestre que cubre el informe: De Hasta Desglose de cheques emitidos: Num. Fecha A favor de Desembolso Certificamos correcto: Presidente Agente Fiscal ICP-OAUD-13 52 Entidad: Informe: () Informe uso del 80% () Informe uso del 20% Donativos Legislativos 19 19__ LISTA DE CHEQUES EMITIDOS CONTRA LA CUENTA ESPECIAL DE DONATIVOS Num. Cheque Nombre a favor de quien se emitió Gasto Cantidad Gastos Cantidad Gastos Cantidad Gastos Cantidad Total Total Total Total ICP-OAUD-14 INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA OFICINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE DONATIVOS MIEMBROS DE LA JUNTA DE DIRECTORES Nombre entidad: Certifico que las personas cuyos nombre, dirección y firmas se indican más adelante son miembros activos de la Junta de Directores de la entidad. Fecha Nombre y Firma Director de la Entidad Nombre : Puesto : Dirección : Tel. Nombre : Puesto : Dirección : Tel. Nombre : Puesto : Dirección : Tel. Nombre : Puesto : Dirección : Tel. 53