Reglamento de Donativos Legislativos: cubre propósitos de los donativos, requisitos de elegibilidad, solicitud y autorización…

Responsabilidades y Obligaciones de la Entidad Receptora 14 Toda entidad receptora deberá cumplir con las siguientes normas y disposiciones: 1. Mantener un estricto sistema de contabilidad sobre los dineros recibidos, sus usos y sobrantes de acuerdo a este reglamento y conforme a las normas aceptadas de contabilidad pública; 2. Depositar los dineros del donativo en una cuenta bancaria especial separada de cualquier otra, no más tarde del día laborable siguiente a su recibo y remitir al Instituto copia del comprobante de depósito dentro del término de cinco (5) días laborables siguientes a la fecha en que se haya efectuado el depósito; 3. Requerir por lo menos dos (2) firmas para girar contra dicha cuenta y notificar al Instituto el nombre, dirección y firma de esas personas; 4. Designar un agente fiscal, quien tendrá la responsabilidad de recibir, contabilizar y hacer los desembolsos de dinero, así como de guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. Esta persona tendrá la obligación legal de velar que el donativo legislativo se use únicamente para cubrir los gastos necesarios de las actividades o funciones públicas para los cuales 15 se otorgue y la de conservar los récords y documentos correspondientes para preparar y someter los informes fiscales que se requieren en la Ley Núm. 258, supra. El director o administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal de ésta; 5. Hacer desembolsos solamente mediante cheque y para el pago de órdenes de compra, facturas, nóminas, servicios u otros gastos necesarios directamente relacionados con la actividad o función pública para la cual se otorgue el donativo legislativo; 6. No se girarán cheques al portador, ni se efectuarán pagos en efectivo con cargo al donativo legislativo; 7. La entidad será responsable de cualquier reclamación de salarios y otros beneficios marginales adeudados a las personas contratadas o empleados por ésta o que fueren subcontratadas para prestar algún servicio relacionado con la actividad o función para la cual se asignó el donativo; 8. Mantener un libro de las minutas de las reuniones de sus juntas o cuerpos directivos en las que se resuman, entre otras, las 16 decisiones o resoluciones sobre la política institucional referente al uso y disposición del donativo legislativo; 9. Conservar actualizados y debidamente archivados en un lugar seguro los cheques, facturas, órdenes de compra y de pago de servicios, nóminas, récords, actas, inventario de equipo, documentos relacionados a la adquisición de bienes inmuebles y cualesquiera otros documentos relacionados con el donativo, durante un término no menor de cinco (5) años o una auditoría de la Oficina del Contralor, lo que ocurra primero. 10. Toda entidad que reciba un donativo para una actividad a cumplirse, desarrollarse, realizarse, celebrarse 0 completarse en una fecha cierta 0 específica, viene obligada a entregar al Instituto todos los documentos relacionados con el donativo legislativo, tales como desembolsos, comprobantes y cualesquiera otros de naturaleza fiscal 0 relacionados con el uso del donativo, en un término de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que se concluya, cumpla 0 realice la actividad objeto del donativo. 11. La entidad completará en su totalidad y entregará, los formularios que se le requiera con cargo al donativo legislativo. Los formularios forman parte de éste 17 reglamento. Es importante que firmen en los formularios que asi lo indiquen. No se tramitarán formularios que se sometan incompletos. 12. Someter copia de la Certificación de Incorporación otorgada por el Departamento de Estado indicando el número de registro asignado e identificando a la organización como una sin fines pecuniarios. 13. Indicar el número de seguro social patronal de la entidad. Si aun no lo ha gestionado debe incluir, en su lugar el número de seguro social del presidente de la entidad 0 el que le sea requerido a la firma del convenio. 14. Someter todos los formularios, los documentos requeridos y a firmar un convenio con el Instituto de Cultura Puertorriqueña antes de comenzar el proyecto. Ningún proyecto comenzará sin la firma del convenio. Debe coordinar una cita con la Unidad de Donativos Legislativos para este propósito. Se le requerirá presentar una identificación que puede ser su licencia de conducir 0 tarjeta electoral. 18 15. Utilizar un cincuenta (50%) por ciento de dicho donativo para gastos administrativos, a menos que soliciten y les sea autorizado por el Instituto de Cultura Puertorriqueña una dispensa, para utilizar una cantidad mayor exceptuando aquellos casos en que la entidad utilice dicho donativo para el pareo de fondos federales según lo dispone la Ley. 16. Someter a la Unidad de Donativos los siguientes infomes: a) Informe de gastos correspondientes al primer adelanto de fondos. Este informe se someterá con no menos de treinta (30) días antes de la petición del segundo adelanto de fondos. b) Informe con evidencia de los compromisos contraídos a sufragar con el segundo adelanto de fondos. Este informe se someterá antes de la petición del segundo adelanto de fondos, c) Informe de gastos correspondiente al segundo adelanto de fondos. Este se someterá sesenta (60) días a partir de la fecha de recibir los fondos. 19 Los informes se deberán radicar acompañados de los documentos que evidencien los gastos, como por ejemplo; cheques cancelados , certificaciones y facturas. 17. La entidad someterá, además, un informe trimestral, en original y dos (2) copias en la Comisión Especial Conjunta de Donativos Legislativos, según lo dispone la Ley y copia al Instituto de Cultura Puertorriqueña. 18. Depositar los fondos del donativo en una cuenta bancaria especial separada de cualquier otra, no más tarde del día laborable siguiente a su recibo y remitirá al Instituto de Cultura Puertorriqueña copia del comprobante de depósito dentro de los cinco (5) días laborables siguientes a la fecha en que se haya efectuado el depósito. 19. Se requieren por lo menos dos (2) firmas para girar contra dicha cuenta y notificará al Instituto de Cultura Puertorriqueña el nombre, dirección y firma de esas personas. 20. Se designará un agente fiscal, quien tendrá la responsabilidad de recibir, contabilizar y hacer los 20 desembolsos de dinero, así como de guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. Esta persona tendrá la obligación legal de velar que el donativo legislativo se use únicamente para cubrir los gastos necesarios de las actividades o funciones públicas para las cuales se otorgue y la de conservar los récords y documentos correspondientes para preparar y sostener los informes fiscales que se requieren en esta Ley. El presidente, director 0 administrador de la entidad no podrá actuar al mismo tiempo como agente fiscal de ésta.