Reglamento de Donativos Legislativos: cubre propósitos de los donativos, requisitos de elegibilidad, solicitud y autorización…

Responsabilidades y Obligaciones de la Unidad de Donativos del Instituto de Cultura Puertorriqueña 1. Evaluación de Documentos e Información a) Examinar la información y la documentación que radican las entidades receptoras con fines a determinar que la misma cumple con las exigencias de la Ley y de este Reglamento. b) Si la unidad tiene duda con relación a la información o documentación suministrada se comunicará, vía teléfono, con la entidad para aclarar la situación. De detectar 21 errores en los formularios la unidad llamará a la entidad para que pase a recoger el documento. Si la entidad no recoge el documento en un término de tres (3) días, a partir de la llamada, la unidad devolverá el mismo por correo. c) La unidad no aceptará documentos con tachaduras ni borrones. Cuando se somentan documentos con estas inperfecciones la unidad devolverá los mismos a la entidad para que esta proceda a preparar y radicar un nuevo documento. d) Se concederá a la entidad un término de treinta (30) días, a partir de la fecha de notificación, para ofrecer la información solicitada o devolver el documento debidamente corregido. e) De transcurrir el término antes señalado sin que la entidad responda a la petición de la unidad ésta procederá a completar un "Aviso de Seguimiento" (formulario ICP- OAUD-7) recordando a la entidad de su obligación de cumplir con el requerimiento. Se le concederá a la Entidad un término adicional de treinta (30) días para que corresponda con lo solicitado. f) Si transcurre el segundo término sin que la entidad haya atendido el reclamo que se le ha hecho, la unidad referirá el caso a la Oficina de Asesoría Legal del Instituto mediante 22 el documento "Reclamo de Acción" (formulario ICP-OAUD-9) si fuese necesario. g) La Oficina de Asesoría Legal efectuará la investigación correspondiente y hará las recomendaciones al Director Ejecutivo de si procede 0 no la cancelación del donativo. h) La unidad prepará comunicación para la firma del Director Ejecutivo para notificar a la Unidad la determinación que se tome con respecto al donativo. 2. Autorización para el desembolso del Donativo a) El desembolso del donativo legislativo se efectuará en dos pagos, Un primer pago equivalente al ochenta porciento (80%) del total del donativo, el cual será tramitado una vez otorgado el convenio. Un segundo y último pago equivalente al veinte porciento (20%) del total del donativo, cantidad que será retenida hasta tanto sea recibido y aceptado el informe de uso de los fondos recibidos en el primer pago, evidenciando que se cumplió con los requisitos estipulados en la Ley de Donativos Legislativos, y en el Reglamento para la Administración de Donativos Legislativos del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 23 b) La Unidad dará seguimiento a la contabilización de los fondos del donativo en la Oficina de Planificación y Presupuesto y en la Oficina de Finanzas y Contabilidad del Instituto c) Si la unidad determina, efectuada la evaluación correspondiente, que la entidad cumplió con todos los requisitos de la Ley y del reglamento procederá a completar el documento "Convenio de Competencia" (formulario ICP-OAUD- 2) d) Se le asignará un número al convenio, se registrará el mismo en la computadora y se procederá a tomar las firmas correspondientes. e) Posteriormente la Unidad completará el documento "Autorización de Trasferencia del Donativo" (Formulario ICP-AOUD-6) para solicitar a la Oficina de Finanzas y Contabilidad la transferencia del primer adelanto de fondos. 3. Fiscalización de la utilización de los fondos del Donativo a) La unidad tiene la responsabilidad de evaluar la utilización de los fondos y determinar si el uso de los mismos esta de 24 conformidad con las disposiciones de la Ley y del Reglamento. b) La unidad tendrá facultad para examinar cualquier documento justificativo del uso de los fondos, los estados de la cuenta bancaria y los libros que lleve la entidad para la contabilización de los fondos. c) Cuando la unidad detecta cualquier irregularidad en la utilización de los fondos completará el documento "Solicitud de Intervención" (Formulario ICP-OAUD-8) para requerir a la Oficina de Auditoría Interna del Instituto que lleve a cabo una intervención en la entidad correspondiente. 4. Revisión de Informes a) La unidad revisará los informes que someten las entidades con fines a corroborar el buen uso de los fondos. b) La unidad se cerciorará de que los gastos que se señalen en los informes correspondan a actividades que guarden relación con los propósitos de la concesión del donativo. c) En caso de duda con relación al concepto del gasto la unidad se comunicará con la Entidad Receptora para clarificar la información. La Entidad tendrá un término de treinta (30) 25 días, a partir de la notificación, para cumplir con lo requerido. d) De transcurrir el término señalado en el apartado anterior sin que la entidad haya correspondido al reclamo de la Unidad se procederá a completar el documento "Aviso de Seguimiento" (Formulario ICP-OAUD-7) concediendo un término de treinta (30) días adicionales a la entidad para que cumpla con el requerimiento. e) En caso dado de que la Entidad no cumpla con lo requerido en el término adicional concedido la unidad procederá a completar el documento "Reclamo de Acción" (Formulario ICP-OAUD-9) solicitando la intervención de la Oficina de Asesoría Legal del Instituto. f) La Oficina de Asesoría Legal evaluará el caso y someterá recomendaciones al Director Ejecutivo. g) La Unidad notificará a la entidad la determinación que tome el Instituto. 26 5- Abrir y mantener un expediente para cada entidad receptora. En el mismo se archivará originales o copias de, entre otros, los siguientes documentos: a) Solicitud de la entidad ante la Comisión Conjunta de Donativos Legislativos para solicitar donativo (copia) b) Certificación de Incorporación (copia) c) Convenio de competencia (copia) d) Resolución conjunta donde se asigna el donativo (copia) e) Informes de gastos y de compromisos contraídos (originales) f) Formularios (originales) g) Peticiones de la unidad a otras unidades del Instituto relacionadas con los donativos (copia) h) Cualquier otro documento relacionado con conservar y las entidades y el donativo asignado 6- Custodiar los archivos relacionados con donativos durante un término no menor de cinco (5) años o una auditoría de la Oficina del Contralor, lo que ocurra primero. 7- Preparar cualquier informe que solicite el Director Ejecutivo, la Junta de Directores o La Legislatura de Puerto Rico. 27