ACREDITACION

1. Requisitos Generales Toda institución sin fines de lucro, según definida en este reglamento, deberá cumplir con los siguientes requisitos para su acreditación y elegibilidad al solicitar ayuda 5 económica a la Administración. a. Presentar ante la Administración evidencia fehaciente de que es una institución sin fines de lucro bona fide debidamente registrada en el Departamento de Estado y de que ha sometido los estados financieros e informes anuales al Departamento de Estado y al Departamento de Hacienda, según lo requiere la Ley a las corporaciones sin fines de lucro. b. En aquellos casos particulares en que la Administración lo estime necesario, presentar evidencia fehaciente sobre el cumplimiento, por parte de la entidad receptora, con los requisitos de los Artículos 6 u 8, o ambos, de la Ley Núm. 258 de 29 de diciembre de 1995. c. Notificar por escrito lo siguiente: 1) Lugar de operaciones 2) Teléfono del lugar de operaciones 3) Nombres y direcciones de los miembros de la Junta Directiva del Organismo. d. Rendir anualmente un estado financiero del organismo que deberá contener lo siguiente: 1) Ingresos y egresos certificados bajo juramento por el Presidente y el Tesorero de la entidad. 2) En los casos que se estime conveniente se exigirá un estado de situación certificado por un contador público autorizado. e. Notificar a la Administración por lo menos 30 días antes de celebrarse la 6 actividad, los fondos que se van a utilizar para ella. En dicha notificación se detallará y desglosará el presupuesto por partida. f. Proveer la información que le sea requerida por la Administración relacionada a los donativos legislativos que reciba. 2. Requisitos para entidades recipientes de donativos legislativos. Las entidades que reciben donaciones mediante resoluciones legislativas deberán cumplir, además con los siguientes requisitos. g. Llevar un sistema de control y contabilidad de los fondos del donativo de acuerdo a las normas de contabilidad pública reconocidas. h. Depositar el dinero del donativo no más tarde del siguiente día laborable a su recibo, en una cuenta bancaria especial, separada de cualesquiera otros fondos o recursos de la entidad y remitir a la Administración copia de la evidencia del depósito dentro de los cinco (5) días laborables siguientes a la fecha en que se haya efectuado el depósito. i. Notificar por escrito a la Administración el nombre completo, dirección residencial y postal, número de teléfono, número de seguro social y firmas de las personas autorizadas a girar contra la cuenta bancaria especial antes mencionada. Se requerirá por lo menos dos (2) firmas para girar contra la cuenta, Esta notificación debe presentarse ante la Administración dentro del término de cinco (5) días a partir del depósito de los fondos en la cuenta especial. j. Designar un agente fiscal quien será el responsable de recibir, contabilizar y 7 hacer los desembolsos, así como de mantener los comprobantes y los documentos fiscales requeridos por la Ley Núm. 258 de 29 de diciembre de 1995, conocida como "Ley de Donativos Legislativos". El agente fiscal tendrá la obligación legal de velar que el donativo legislativo se use únicamente para cubrir los gastos necesarios de las actividades o funciones públicas para las cuales se otorgó el donativo legislativo. Bajo ninguna circunstancia el presidente, administrador o director de la entidad receptora actuará como agente fiscal de la misma. El nombre del agente fiscal deberá ser informado por escrito a la Administración y dicho informe debe incluir la siguiente información: 1) Dirección residencial, postal y la de su lugar de trabajo 2) Nombre 3) Número de Seguro Social 4) Teléfono k. La entidad recipiente, solamente, mediante cheque hará todo desembolso, pago de órdenes de compra, facturas, nóminas, servicios y otros gastos directamente relacionados con los fines para los cuales se otorgue el donativo, según conste en la solicitud sometida a la Asamblea Legislativa. Bajo ningún concepto se girarán cheques al portador 0 se harán pagos en efectivo con cargo al donativo legislativo. 1. Radicar en la Secretaría de cada Cámara de la Asamblea Legislativa, un informe trimestral sobre los gastos incurridos con cargo al donativo, 8 conteniendo toda aquella información que a esos fines disponga la Administración mediante el presente reglamento y las normas que adopte el Administador. Dicho informe se entregará en cada Camara en original y dos (2) copias. Copia de dicho informe se entregará también a la Administración. m. Conservar al día y debidamente archivados en un lugar seguro todos los cheques, facturas, órdenes de compra y de pagos de servicios, nóminas, récord, actas, inventario de equipo, documentos relacionados a la adquisición de bienes inmuebles y cualesquiera otros documentos relacionados con el donativo durante un término equivalente a dos intervenciones del Contralor de Puerto Rico. n. Mantener un libro que contenga las minutas de las reuniones de sus juntas o cuerpos directivos en las que se resuma, entre otras cosas las decisiones de resoluciones referentes al uso y disposición del donativo legislativo. O. Poner a la disposición de la Oficina de Auditoría de la Administración o de los funcionarios autorizados por el Administrador, los libros y documentos que evidencien los ingresos y desembolsos que se relacionen con el donativo legislativo bajo la responsabilidad administrativa de la Administración. p. Hacerse responsable de cualquier reclamación de salario y otros beneficios marginales adeudados a las personas contratadas o empleados por la entidad o que fueren subcontratados para prestar algún servicio relacionado con el fin para el que se asignó el donativo. q. Cumplir con aquellas normas y reglas necesarias para la implantación de 9 leyes que regulen la donación de fondos públicos, o que el Administrador entienda necesarios a tenor con las experiencias y necesidades que surjan. 3. Requisitos para personas 0 entidades receptoras no acreditadas de donativos legislativos. En aquellos casos que la Asamblea Legislativa otorgue un donativo a alguna entidad no acreditada o a una persona natural, la entidad o persona deberá: a. Informar por escrito la actividad que se va a llevar a cabo. b. Notificar por escrito a la Administración la siguiente información sobre los miembros de su Directiva o su persona: 1) Nombre 2) Direcciones 3) Teléfonos 4) Número de Seguro Social c. Presentar un informe de ingresos y egresos firmado por el Presidente o Director Ejecutivo de la entidad o en el caso de una persona natural, presentar los recibos o documentos que evidencien que utilizó el donativo para el fin para el cual se le asignó. d. Deberá certificar que es una entidad sin fines de lucro.