SUBASTA

A. Normas Generales 1. Toda decisión relacionada con subasta de impresión de libros se hará después de recibir ofertas de no menos de tres (3) impresores cualificados. Las ofertas de los licitadores se harán por escrito utilizando los servicios del correo 0 por facsímil. 2. Se podrá obtener menos de tres ofertas solamente cuando no haya suficientes licitadores cualificados. El funcionario que gestione y obtenga las ofertas mantendrá un registro de las mismas, el cual se hará formar parte del expediente de la subasta. 3. Toda adquisición de servicios de impresión cuyo costo estimado por unidad exceda de quince mil dólares ($15,000), según las especificaciones contenidas en los documentos de invitación a subasta, se hará mediante el procedimiento de subasta formal. 7 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98 4. Toda adquisición de servicios de impresión de libros cuyo costo estimado por unidad no exceda de quince mil dólares ($15,000), según las especificaciones contenidas en la requisición, se hará mediante subasta informal, a tenor con los siguientes criterios: a. En compras menores de quince mil dólares ($15,000) corresponde al Administrador de la Editorial hacer la adjudicación, según el siguiente procedimiento: 1. Se obtendrá no menos de tres (3) cotizaciones por escrito antes de adjudicar la orden de compra. 2. Se seleccionará el licitador que mejor satisfaga los criterios de calidad, economía, servicio, garantía y condiciones de entrega. 3. Se mantendrá un registro de las mismas, el cual se hará formar parte del expediente. 4. El Administrador de la Editorial someterá a la Junta aquellas subastas informales en que el estimado sea menor de quince mil dólares ($15,000), pero las licitaciones recibidas resulten superior a esta cantidad o se obtengan menos de tres (3) cotizaciones por escrito. 5. La Editorial podrá aceptar hasta un máximo de un 10% de ejemplares recibidos en exceso de lo ordenado. El precio de los libros del exceso en la tirada debe ser igual 0 más bajo que el precio cotizado. 8 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98 B. No se celebrarán subastas en los siguientes casos: 1. Cuando en el mercado haya un solo impresor de libros cualificado que pueda suplir el servicio requerido, lo cual se justificará y se presentará evidencia de la transacción que se realizará. 2. Cuando en el mejor interés de economía de fondos de la Editorial, se adjudiquen los servicios a alguna imprenta propiedad de la Universidad de Puerto Rico, Gobierno de Puerto Rico o del Gobierno de los Estados Unidos. 3. Cuando dentro de las funciones propias de la Editorial se trate de un servicio especializado O se adjudique a determinado impresor de libros a base de experiencia previa, necesidad de mantener uniformidad O por superioridad en la calidad del servicio o materiales. 4. Cuando se trate de revistas o libros que formen parte de una colección o serie cuyos componentes tengan similares especificaciones. 5. Cuando se trate de reimpresiones, siempre y cuando se mantengan las mismas especificaciones y que el precio de la nueva licitación sea igual al de la licitación original, más bajo o un precio no mayor de un 10% sobre la licitación por cada año transcurrido. 6. En circunstancias de emergencia se requerirá en la subasta formal la autorización del Presidente de la Junta de Subastas y en los casos de subasta informal la autorización del Administrador de la Editorial. 7. En todos los casos anteriormente enumerados, se dejará evidencia escrita de los trámites realizados en el expediente de subasta y serán evidenciados ante 9 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98 la Junta de Subasta de Impresión de Libros. C. Invitación a Subastas 1. El Administrador de la Editorial proveerá para que en la celebración de subastas se obtenga la participación del mayor número posible de licitadores cualificados. 2. Se fijará en la invitación a subasta formal la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones. Además, la fecha, hora y sitio exacto en que se abrirán los pliegos de licitaciones. Las invitaciones contendrán una notificación a los impresores, a los efectos que puedan estar presentes en la apertura de los pliegos. 3. La invitación a subasta contendrá especificaciones completas y descripciones claras de la impresión, papel, encuadernación, prueba y fecha de entrega del libro. 4. El precio de las casas impresoras radicadas fuera de Puerto Rico incluirá gastos de transportación, correo, etc. para que la comparación de costo total de las licitaciones sometidas en la subasta sean evaluadas con equidad. 5. Cuando las circunstancias ameriten requerir una fianza de ejecución ("Performance Bond") para garantizar el cumplimiento de los términos del contrato, se hará constar dicho requerimiento en la invitación a subasta. Dicha fianza será por el cien porciento (100%) de la oferta. 6. La invitación a subasta se hará llegar a los impresores de libros por el medio más conveniente con no menos de cinco días laborables de antelación a la 10 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98 fecha límite para recibir licitaciones, a los fines de asegurar el adecuado conocimiento y oportunidad de comparecer los licitadores. 7. El Administrador de la Editorial podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subasta por condiciones presupuestarias, para modificar especificaciones 0 por razones justificadas, notificando por escrito a los licitadores correspondientes por lo menos cuarenta y ocho (48) horas antes de la fecha fijada para la apertura. En casos excepcionales, y siempre que la circunstancia lo justifique, podrá obviarse el requisito de las cuarenta y ocho (48) horas. Se dejará evidencia de las circunstancias que motiven la decisión en el expediente de la subasta. D. Ofertas de Subastas Formales 1. Toda oferta para subasta formal será recibida en sobre sellado. 2. Los sobres de las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán con el sello oficial de la Editorial indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron. 3. Toda oferta radicada será recibida y custodiada por el Secretario de la Junta hasta la fecha y hora fijada para la presentación a la Junta de Subastas. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la fecha y hora fijada, según lo indicado en el aviso de subasta. E. Apertura de los Pliegos de Subasta Formal 1. Se aceptará una sola oferta por cada licitador para cada subasta. Si una misma casa impresora sometiera varias ofertas de sus subsidiarias 0 sucursales, de alguno 0 varios de sus socios, agentes u oficiales, todas serán 11 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98 declaradas nulas. La anulación podrá efectuarse después de la adjudicación, si el hecho llegara a conocimiento de la Junta de Subastas en caso de subasta formal, o del Administrador de la Editorial en caso de subasta informal. 2. No se aceptarán ofertas a base de precios estimados excepto en el costo de transporte, ya que no se conoce el peso del embarque. 3. Después de recibida la oferta no se aceptará cambios o modificaciones a la misma, antes, durante, o después de la lectura. 4. Se rechazarán aquellas ofertas que no cumplan con las especificaciones contenidas en la invitación a subasta y se hará constar en el expediente. Se notificará la decisión al licitador. 5. La modificación o cambio de una licitación después de leída en la fecha y hora señalada por la Junta, se considerará como un incumplimiento de contrato y se podrá tomar la acción que se considere conveniente. 6. Cualquier impresor de libros que asista a los actos de apertura podrá examinar cualquier documento relacionado con la subasta sometido por otro impresor, después que la oferta contenida en dicho documento haya sido abierta y leída en público. 7. Cuando a la fecha fijada para la subasta no se haya recibido ninguna licitación, la subasta se declarará cancelada. Si en la fecha fijada para la subasta se recibe una sola licitación, la Junta de Subastas podrá adjudicar o no adjudicar, según sea más conveniente para los intereses de la Universidad. Se levantará 12 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98 un acta conteniendo toda la incidencia de la subasta y se mantendrá en el expediente. F. Adjudicación de la Subasta Formal 1. En igualdad de condiciones la subasta se adjudicará al postor más bajo. La subasta podrá adjudicarse a otro postor, si la calidad del producto, servicio y la conveniencia para la Editorial se justifica. Se hará constar por escrito y se mantendrá la evidencia en el expediente de la subasta. 2. En adición al precio licitado se considerarán factores como: cumplimiento de especificaciones, entrega de servicios anteriores y otros costos no incluidos en la oferta. 3. En la adjudicación de subasta se considerará el derecho que dispone la Ley de Preferencia para las Compras del Gobierno de Puerto Rico. El licitador someterá junto a su oferta copia de la Resolución de la Junta de Preferencia donde se le concede el porciento correspondiente. 4. Cuando haya propuestas idénticas por dos o más licitadores en precios, especificaciones, términos, condiciones, experiencias previas con los licitadores, tiempo de entrega y otros factores establecidos, la Junta adjudicará la subasta mediante sorteo y se comunicará a todas las partes interesadas. 5. Cuando todas las ofertas recibidas exceden los fondos disponibles para la impresión del libro, se cancelará la subasta. 6. La Junta de Subastas rechazará cualquier propuesta que contenga alteraciones, tachaduras O irregularidades que no tengan las iniciales del 13 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98 licitador. De estar presente el licitador O su representante autorizado en el acto de apertura, se le concederá la oportunidad de hacer las aclaraciones pertinentes y de escribir sus iniciales en las modificaciones hechas. Sin embargo, si el licitador o su representante autorizado no asiste a la apertura de subasta, la Junta podrá rechazar la oferta. Se le podrá conceder, a discreción de la Junta, la oportunidad de hacer las aclaraciones pertinentes por teléfono y de escribir sus iniciales en las modificaciones y enviarlas por fax. G. Señalamientos antes de la Adjudicación 1. Cualquier licitador podrá presentar ante el Administrador y ante la Junta de Subastas un planteamiento o señalamiento antes o al momento de la apertura de los pliegos de cotizaciones. El planteamiento deberá constar en el acta de apertura, si se celebra ésta, y se le concederá al licitador dos (2) días laborables para formalizar el mismo por escrito ante la Junta de Subastas o el Administrador. 2. La Junta O el Administrador evaluará estos señalamientos y decidirá sobre los mismos dentro de un término no mayor de cinco (5) días laborables a partir de la fecha de recibo del escrito. Si la Junta o el Administrador desestima el señalamiento o deja de tomar acción durante este término, se entenderá que éste ha sido rechazado de plano. Cuando el licitador no esté conforme con la decisión emitida por la Junta o Administrador, tendrá disponible para efectuar su señalamiento, las normas y procedimientos vigentes establecidas en el Reglamento sobre Procedimientos Apelativos Administrativos de la Universidad de Puerto Rico. 14 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98 H. Apelación o Reconsideración después de la Adjudicación en Subasta Formal e Informal 1. Cualquier licitador afectado por la adjudicación de una subasta formal o informal podrá presentar un escrito de apelación ante la Junta de Subastas de Publicaciones en los casos de subasta formal y ante el Administrador en caso de subasta informal. La apelación se hará por escrito dentro de los diez (10) días calendario contados a partir de la fecha de recibo de notificación de la decisión de la Junta de Subastas o Administrador. 2. El recibo de la notificación de la decisión se determinará por el matasellos del depósito en correo cuando el envío es por correo certificado, o por acuse de recibo cuando es entrega personal. 3. El Presidente de la Junta de Subastas de Publicaciones o el Administrador considerarán el caso dentro del término de diez (10) días laborables de haberse presentado la apelación y emitirán su decisión por escrito. 4. Las decisiones del Administrador en subasta informal podrá apelarse por escrito ante la Junta de Subastas de Publicaciones. 5. Las decisiones de la Junta de Subastas de Publicaciones en subasta formal, o en el caso de una apelación de una subasta informal, podrán apelarse ante el Presidente de la Universidad de Puerto Rico. 6. El Presidente considerará el caso dentro del término de cinco (5) días laborables de haberse presentado la apelación. Si el Presidente deja de tomar alguna acción con relación a la apelación dentro del término establecido, se 15 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98 entenderá que éste ha sido rechazado de plano y a partir de esa fecha comienza el término para la apelación en el siguiente foro. 7. La decisión del Presidente podrá ser apelada ante la Junta de Síndicos dentro de los próximos cinco (5) días laborables a partir de la fecha de recibo de la notificación. La apelación se hará mediante la radicación de un escrito, con copia de la decisión apelada, conteniendo una relación breve y sucinta de los hechos y fundamentos de derecho que dan lugar la apelación y remedio que solicita. 8. La Junta de Síndicos tendrá diez (10) días laborables para considerar la apelación. Si este organismo deja de tomar acción alguna sobre esta apelación durante este término, se entenderá rechazada de plano. El apelante podrá, en el término de diez (10) días, presentar una moción de reconsideración ante la Junta, quien deberá considerarla dentro de los diez (10) días laborables de haberse presentado. Si este organismo deja de tomar acción alguna en ese término, se entenderá rechazada de plano. A partir de la fecha en que la Junta emita su decisión final rechazando de plano la apelación 0 transcurridos los diez (10) días laborables de presentada la reconsideración sin ser considerada, comenzará el término de revisión judicial. 9. La radicación de la apelación o reconsideración de adjudicación de Subasta tendrá el efecto de paralizar el procedimiento hasta que el último foro que el licitador acudió haya emitido una decisión final y firme. 10. El Presidente podrá nombrar un comité técnico 0 un oficial examinador para intervenir en las apelaciones o reconsideraciones, disponiéndose que ninguno 16 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98 de sus miembros podrá haber participado en alguna forma durante el proceso de subasta. 11. Los comités u oficiales examinadores que atiendan los procesos apelativos usarán su discreción para determinar si celebran vista o si decidirán a base del contenido del expediente. De celebrarse una vista cualquiera de las partes envueltas en la apelación o reconsideración podrá utilizar el testimonio de peritos, expertos, técnicos y profesionales que puedan ayudar a aclarar cualquier concepto bajo su consideración. 12. Al momento de radicarse una apelación la Junta de Subastas y el Administrador exigirán una fianza en cheque certificado o giro bancario de diez porciento (10%) del importe total de la oferta adjudicada. Esta fianza se confiscará cuando a juicio de cualquier foro apelativo se determine que la apelación fue frívola, viciosa, irrazonable y mal intencionada. Al depositar la fianza el apelante se somete a la acción adjudicativa del organismo apelativo, sin mediar acción judicial. El incumplimiento del requisito de fianza dejará automáticamente sin efecto la apelación radicada. La Junta de Subastas podrá ordenar la eliminación del Registro de Impresores los nombres de aquellos licitadores que hagan uso indebido del recurso de apelación o incumplan los acuerdos contractuales con la Editorial. 13. El licitador apelante enviará copia de la apelación O reconsideración a todas las partes afectadas, incluyendo a la Junta o Administrador correspondiente. El no cumplir con este requisito invalidará la apelación. 17 CERTIFICACION NÚMERO 062 1997-98