RECIBO DE LA SOLICITUD POR LA AGENCIA; ACUSE DE

RECIBO a) Ya que el oficial responsable de actuar en una solicitud de acceso a los expedientes de la OSHO o de una Oficina de Area de ésta, tiene que tomar la acción necesaria tan pronto reciba la solicitud y una determinación respecto a la divulgación tiene en cualquier caso, que ser enviada al solicitante dentro del periodo prescrito de diez (10) dias laborables después del recibo. Dicho oficial deberá, al recibir tal solicitud, apuntar, inmediatamente la fecha y hora de dicho recibo, y dar notificación al mismo tiempo al solicitante de que la solicitud fue recibida en dicha fecha. Dicha notificación deberá informar también al solicitante el tiempo dentro del cual se espera que se dé una respuesta. Puede haber algunos casos en los cuales circunstancias extraordinarias (que surgen de la solicitud) justifiquen una extensión del tiempo limite normal para responder a la solicitud, y éstas son: (1) La necesidad de buscar y reunir los expedientes solicitados en las facilidades de campo u otros establecimientos que están separados de la oficina que está tramitando la solicitud. -'6- (2) La necesidad de buscar, reunir y examinar apropiadamente una cantidad voluminosa de expedientes separados y distintos que son pedidos en una sola solicitud; 0 (3) La necesidad de consultar, que debe ser llevada a cabo con toda la rapidez posible, con otra agencia que tenga interés substancial en la determinación de la solicitud, o entre dos O más componentes de la agencia que tengan interés substancial en el asunto. Las consultas entre una Oficina de Area y la División Legal, el personal de información pública, o el Departamento de Justicia no son circunstancias extraordinarias dentro del significado de este párrafo y no deben ser consideradas como bases para una extensión. El empleado designado para examinar la solicitud de expedientes, puede hasta el limite necesario razonable a la tramitación apropiada de dicha solicitud, en las circunstancias extraordinarias antes mencionadas, extender el periodo limite de diez (10) días para determinar la acción a tomarse, pero solamente con la autorización previa de la División de Asuntos Legales, por un período de hasta, pero no en exceso de diez (10) días laborables adicionales. Si la extensión es autorizada, el empleado bregando con la solicitud deberá informar al solicitante, de la extensión del período de diez (10) días y las razones para la misma. b) Cada oficina de área de OSHO deberá proveer lo necesario para los procedimientos de envio, que acelerará en base a la prioridad del recibo por el empleado designado de las solicitudes que llegan para acceso a los expedientes, las cuales dicho oficial tiene que aprobar pero que inicialmente van a otras oficinas de área 0 a otras agencias del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos. Los solicitantes pueden ayudar a la OSHO en este aspecto, marcando sus solicitudes en la forma apropiada. c) De acuerdo con las reglas establecidas en la Parte B de este -7- reglamento, la solicitud de una persona para acceso a los expedientes que requieren considerables servicios de copia, tiene que estar acompañada por el pago de cualesquiera gastos aplicables con arreglo a esta parte, y la acción no puede ser requerida en la ausencia de dicho pago O garantia. A fin de proteger a los solicitantes de un incremento inesperado de la responsabilidad, más grande de lo que ellos podrían desear asumir por acceso a los expedientes solicitados cuando ellos no saben O no tienen un estimado de las tarifas aplicables y la agencia espera que los cargos por copias pueden exceder $25, se considerará que no ha ocurrido recibo de una solicitud completa (y por lo tanto, no se aplicarán las disposiciones del párrafo (a) de esta sección) a menos o hasta que: (1) el solicitante especificamente exprese que cualesquiera que sean los costos envueltos conforme a las Secciones 1913.22, 1913.22(a) serán aceptables hasta una cantidad que no exceda una cifra señalada, 0 (2) se ha dado aviso inmediato al solicitante de los costos estimados de la Oficina de área y el solicitante ha completado la solicitud pagando o garantizando el pago de la misma. A1 completarse la solicitud con dicho pago, la solicitud será considerada como hecha en conformidad con las reglas publicadas sobre gastos y el recibo será admitido según lo dispuesto en el párrafo (a) de esta sección.