Regl. 5850, art. 14
Creación de la Junta de Subastas
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Cite as Reglamento Núm. 5850, Art. 14
A. Se crea la Junta de Subastas con aquellos poderes y deberes que se
disponen en este reglamento.
B. La Junta le responderá directamente al Comisionado, tendrá
jurisdicción sobre la adjudicación de todas las subastas que se tengan
que efectuar para las agencias incluidas en la Comisión. La sede de
la Junta será en la Comisión de Seguridad y Protección Pública, o
donde el Comisionado lo determine. Estará compuesta por un mÃnimo
de cinco (5) miembros en propiedad a tiempo completo nombrados por
el Comisionado. Ninguno de éstos podrá llevar a cabo funciones
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relacionadas directa 0 indirectamente con la gestión de adquisición o
venta en el Gobierno. Será requisito que uno de sus miembros sea
abogado y ninguno de ellos podrá tener relación con la polÃtica de
comprar bienes y servicios para la Comisión.
1. Los miembros de la Junta se clasificarán como sigue:
a. Miembros en Propiedad
Los miembros en propiedad serán nombrados por el
Comisionado con derecho a voz y voto siempre, y
designados de la siguiente forma: un Presidente y los
miembros adicionales. Estos deberán asistir a todas las
reuniones de adjudicación de la Junta.
b. Miembros Sustitutos
Son aquellas personas designadas por el Comisionado para
sustituir a cualquiera reunión por cualquier causa.
2. La Junta tendrá los siguientes funcionarios administrativos
nombrados por el Comisionado: un Secretario Ejecutivo y un
Recaudador. Estos no constituirán para quórum, ni tendrán
derecho a participar en las deliberaciones de la Junta ni a votar.
3. Los miembros de la Junta desempeñarán sus deberes y ocuparán
sus cargos hasta que el Comisionado disponga lo contrario.
4. Solamente el Comisionado podrá sustituir las vacantes en la Junta
de Subastas nombradas al amparo de este reglamento. Proveerá
los mecanismos adecuados para facilitar las operaciones de la
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Junta incluyendo los recursos de personal, equipo, espacio y
gestionará los fondos necesarios para el funcionamiento de la
Junta.
5. Por ser un organismo a tiempo completo, se entenderá que la
Junta estará en sesión continua. Tres miembros constituirán
quórum. Los miembros de la Junta vienen obligados a asistir
personalmente a todas las reuniones. Del acuerdo de las mismas,
se guardará constancia en los siguientes documentos:
a. Las decisiones tomadas por la Junta sobre cada subasta ante
su consideración se adoptarán por escrito en un documento
titulado "Adjudicación". Las adjudicaciones deberán ser
aprobadas por mayorÃa de los miembros asistentes.
b. La adjudicación deberá constar de por lo menos las siguientes
partes: el resumen de las ofertas, y el fundamento para la
adjudicación 0 rechazo de cada partida.
C. La adjudicación tendrá la fecha y firma de todos los miembros
que participaron en la misma y se certificará por el Secretario.
Cualquier miembro podrá disentir y podrá emitir un voto
disidente el cual formará parte del expediente.
d. La adjudicación será una opinión que resulte la más
conveniente a los intereses de la Comisión, tomando en
consideración la totalidad de todos los factores y elementos
evaluados, los cuales estarán fundamentados por escrito.
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e. Toda decisión de la Junta que no conlleve adjudicación
constará en un documento titulado "Acuerdo". Los acuerdos
serán aprobados por mayorÃa de sus miembros. El acuerdo
podrá contener lo siguiente: Asistentes: fecha, hora y lugar de
la reunión; asunto discutido; breve exposición del acuerdo;
firma de los asistentes que aprobaron el acuerdo; firma de los
asistentes que no aprobaron el acuerdo; Certificación del
Secretario.
C. Los deberes y poderes de la Junta serán los siguientes:
1. Adoptar un sello;
2. Evaluar las ofertas de los licitadores y adjudicar subastas;
3. Adoptar las normas y procedimientos de funcionamiento interno;
4. Tomar medidas correctivas para evitar incumplimientos de
contratos;
5. Notificar al licitador 0 licitadores favorecidos y los no favorecidos en
una subasta la adjudicación efectuada por la Junta.
6. Establecer los procedimientos necesarios para llevar a cabo sus
funciones y responsabilidades según fijadas por este reglamento.
7. Declarar desierta y convocar a otra subasta o recomendar la
acción a seguir.
D. Los deberes y poderes del Presidente serán los siguientes:
1. Velar por el funcionamiento normal de la Junta;
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2. Velar porque los miembros de la Junta cumplan fielmente los
deberes de su cargo;
3. Dirigir los procedimientos de la Junta;
4. Representar a la Junta;
5. Convocar y presidir las reuniones de la Junta;
6. Revisar y adoptar como suyas las recomendaciones de los
miembros de la Junta;
7. Someter al Comisionado un Informe Mensual conteniendo las
subastas adjudicadas y pendientes de adjudicación;
8. Someter al Comisionado el Informe Anual de la Junta;
9. Someter cuantos informes y recomendaciones adicionales le
solicite éste;
10. Recomendar nombramientos de personal para la Junta al
Comisionado;
11. Cumplir con todas las funciones y deberes inherentes a su cargo, o
que expresamente se mencionen en otras disposiciones de este
Reglamento.
E. Las funciones del Secretario serán las siguientes:
1. Responder directamente al Presidente;
2. Custodiar toda la información contenida en los libros, récords,
expedientes y documentos de la Junta;
3. Mantener récord de toda la correspondencia recibida 0
despachada por la Junta;
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4. Recibir y abrir la correspondencia, despacharla y custodiarla;
5. Recibir, custodiar y velar por la tramitación adecuada de los
expedientes de subastas;
6. Citar a las reuniones de la Junta;
7. Notificar las adjudicaciones y acuerdos de la Junta a las partes
interesadas;
8. Certificar los acuerdos y las adjudicaciones cuando éstas se tomen
y cualquier otro documento de la Junta;
9. Custodiar el sello de la Junta;
10. Asistir a las reuniones de la Junta para tomar las minutas y
levantar las actas sobre los Acuerdos y las Adjudicaciones;
11. Redactar las Actas, Minutas, Acuerdos, Adjudicaciones e Informes
para la aprobación del Presidente;
12. Someter un Informe Mensual al Registro de Licitadores sobre
aquellos licitadores invitados a las subastas que no hayan
comparecido y las razones que han dado para ello. Cuando el
licitador no fundamente el por qué no cotizó en una o todas las
partidas, recomendará la separación en el Registro de este licitador
en la partida 0 partidas para las cuales no cotizó.
F. Las funciones del Recaudador serán las siguientes:
a. Recaudar todas las garantÃas recibidas con las ofertas;
b. Expedir recibos por las garantÃas recibidas;
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C. Depositar las garantÃas tales como: dinero en efectivo, cheque
certificado, giro postal y giro bancario en su caja fuerte según
sea el caso;
d. Preparar un informe a la Junta sobre las garantÃas recibidas de
cada licitador en cada subasta;
e. Cumplir con los otros deberes de su designación y con la
reglamentación del Secretario de Hacienda.
ArtÃculo
15. Convocatoria a Subasta
A. En los casos en que, por las disposiciones de este reglamento se
requiera el procedimiento de subasta formal para la compra y, luego
que el Pliego de Subasta esté debidamente preparado, la División de
Compras enviará convocatorias a subasta por el medio más
conveniente al mayor número de suplidores.
B. La Convocatoria se hará mediante publicación en periódico o por
invitación, según sea más conveniente y los intereses de la Comisión
estén mejor protegidos. Las Convocatorias cumplirán con lo
siguiente:
1. Se hará bajo la firma del Comisionado o de su representante
autorizado.
2. Se proveerá un término razonable para el estudio de los pliegos
de la Subasta. Se considerará que la convocatoria ha sido
cursada con suficiente antelación cuando las mismas se hayan
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enviado con no menos de tres (3) dÃas de anticipación a la fecha
lÃmite para entregar ofertas de licitación.
3. En aquellos casos donde el Comisionado 0 Jefe de Agencia
entienda que hay necesidad de adquirir el equipo o materiales en
corto plazo por necesidad de la Agencia para prestar sus
servicios, se podrá dar para el estudio del pliego de subasta no
menos de veinticuatro (24) horas.
4. La Convocatoria constará de lo siguiente:
a. Fecha en que se hace la convocatoria.
b. Número de la subasta comenzando con el número uno de
cada año económico.
C. Propósito de la subasta.
d. En las subastas de construcción y servicios - plazo dentro del
cual la obra deberá ejecutarse 0 el servicio a prestarse y
descripción del mismo.
e. Condiciones 0 requisitos que tienen que reunir los licitadores.
f. En las subastas convocadas por periódicos, se deberá:
1. Indicar instrucciones especÃficas de dónde localizar 0
cómo adquirir los pliegos de subasta, incluyendo
dirección fÃsica y lugar especÃfico donde se entregarán los
pliegos y el teléfono.
2. Fecha y hora del último dÃa para recoger los pliegos de
subasta.
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g. Fecha, lugar y hora limite para que el licitador presente su
oferta.
h. Fecha, lugar y hora de apertura de la subasta. Aunque se
podrá fijar la fecha última de entrega como la fecha de
apertura, las horas no deben coincidir y siempre serán
señaladas en la convocatoria.
i. Gastos, si alguno, que se han de satisfacer.
j. En las subastas convocadas por invitación se incluirá con la
misma todo el pliego de la subasta, asà como copia de la
convocatoria la cual contendrá la información aquà señalada
siempre y cuando ello no resulte oneroso para la Comisión en
cuyo caso se entregará personalmente en la División de
Compras.
5. La convocatoria se hará por periódico cuando no haya registro
disponible 0 cuando se estime más conveniente y los intereses
del Gobierno estén mejor protegidos.
6. La convocatoria por invitación se hará a los licitadores inscritos en
el Registro de Licitadores de las siguientes formas:
1. enviando el pliego de la subasta completo por correo;
2. enviando el pliego de la subasta vÃa fax;
3. entregando el pliego de subasta a la mano; o
4. llamando por teléfono al licitador para que recoja el
pliego de subasta.
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7. En adición a lo provisto en los apartados precedentes se podrá
fijar copia de lata en el "Tablón de Edictos" de la Comisión.
ArtÃculo
16. Enmiendas, Cancelaciones e Impugnación al Pliego de las
Subastas
A. Se realizará las enmiendas al Pliego de Subasta cada vez que sea
necesario.
B. Se podrá cancelar en cualquier momento antes del Acto de Apertura,
en las siguientes situaciones:
1. Que se diere inesperadamente alguna de las condiciones que se
eximen del trámite de subasta;
2. Por cualquier causa que el Comisionado entienda esté
debidamente justificada por la agencia peticionaria;
3. Como consecuencia de una impugnación al pliego de la subasta.
4. Se podrá cancelar el pliego de la subasta después de la apertura
tanto por la Oficina de Administración y Compras como por la
Junta de Subasta, cuando se den las condiciones que señala este
Reglamento en el ArtÃculo 19 inciso 7 (a y b) cuando la Junta de
Subasta lo determine por existir un defecto de forma insubsanable
0 el pliego sea ambiguo 0 restrictivo.
5. Las cancelaciones tendrán que ser aprobadas por el Comisionado
0 la persona en quien éste delegue y serán notificadas por éstos
en la misma forma en que se notifican las enmiendas.
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C. Si un licitador interesado en participar en una subasta no estuviere de
acuerdo con los términos finales bajo los cuales se convoque la
subasta, podrá impugnar sus términos de acuerdo a lo siguiente:
1. Que no se esté de acuerdo con las Instrucciones, Especificaciones
0 Condiciones de la Subasta por entenderlas restrictivas.
2. No se podrá utilizar este recurso cuando no se esté de acuerdo
con el contenido de las especificaciones modelo, asunto para el
cual solamente tendrá jurisdicción la Junta Reguladora.
3. Toda impugnación del pliego de la convocatoria a subasta deberá
radicarse ante la Comisión dentro de los cinco (5) dÃas calendarios
siguientes a la fecha del depósito de la convocatoria en el correo,
0 al recibo de la convocatoria, si es mediante, entrega personal.
Toda impugnación depositada 0 radicada en el correo luego de
dicho término, será rechazada.
4. El escrito de impugnación a la convocatoria de la subasta se
presentará en original y dos (2) copias a máquina o letra de
imprenta y deberá contener lo siguiente:
a. El número de la subasta.
b. Una relación detallada indicando las partes especÃficas,
especificaciones 0 condiciones cuyos términos impugna.
C. Las razones y argumentos especÃficos en que se basa la
impugnación incluyendo la evidencia documental y material
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necesario, que indiquen y prueban que las alegaciones hechas
para impugnar la convocatoria a subasta son válidas y ciertas.
d. Una indicación clara del remedio 0 acción que se solicita.
e. La firma de la parte recurrente 0 de su representante
autorizado.
5. Como consecuencia del recurso interpuesto ante la Junta
Reguladora o la Junta de Revisión, determinará y resolverá el
mismo en sus méritos; según sea el caso.
6. Se paralizarán los trámites en esa subasta especÃfica y los
términos subsiguientes se contarán a partir de la decisión final de
la Junta, quien recibirá dentro de cinco (5) dÃas de recibir la
impugnación.
7. Si el recurrente no estuviere conforme con las decisiones de la(s)
Junta(s) podrá ir en alzada dentro de los tres (3) dÃas siguientes a
la fecha de recibida en el correo la decisión.
ArtÃculo
17.
Radicación de Ofertas de Licitadores
A. Recibo de Ofertas
1. Las ofertas de los licitadores podrán ser entregadas personalmente
a la Administración de Documentos de cada Agencia. La
Administración de Documentos expedirá un recibo al licitador,
indicando fecha, hora de entrega y el número de Subasta.
Además, podrán ser enviados por correo con acuse de recibo. El
mismo será su recibo.
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2. Los sobres de las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán
Administración de Documentos, indicando la fecha y hora fijadas
para la apertura de los pliegos de subasta. No se aceptará oferta
alguna que se reciba después de la fecha y hora fijadas para la
apertura de los pliegos de subasta. No se aceptará cambio alguno,
una vez estos hayan sido radicados y aceptados.
3. Los sobres no se abrirán bajo ninguna circunstancia hasta la fecha
y hora fijadas para la apertura.
4. Será estricta obligación de todo licitador presentar sus ofertas en
sobres 0 paquetes, ambos cerrados, los cuales tendrán que
identificarse en su exterior expresamente que se trata de una
subasta. En un sobre o paquete no se podrá incluir oferta para
más de una subasta.
a. Contenido
La identificación tendrá que contener la siguiente
información:
1. Asunto de subasta
2. Número de subasta, fecha y hora de entrega y apertura
3. Nombre del proyecto
4. Nombre del licitador
5. Número de teléfono y dirección
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b. Incumplimiento al Identificar el Sobre 0 Paquete
Toda oferta recibida sin identificar conforme lo aquà establecido,
será tramitada como correspondencia regular. Una vez abierta
conforme el trámite usual para la correspondencia regular, el
Secretario se comunicará con el licitador y devolverá el sobre
según recibido para que cumpla con lo establecido en este
Reglamento. El Secretario sacará copia fotostática del sobre
como evidencia y levantará un Acta.
C. La Junta no será responsable si el remitente pierde su
oportunidad de presentar su oferta a tiempo; como tampoco
podrá requerir el licitador que se tome conocimiento de su
oferta o imputar que su oferta haya sido divulgada o abierta
antes de tiempo. La fecha, hora y lugar de su recibo original no
se considerará para el propósito del recibo de la oferta.
5. La oferta deberá estar firmada por quien tenga la firma inscrita
en el Registro de Licitadores, con tinta indeleble 0 bolÃgrafo en
el espacio que se provea en el formulario suministrado. Todo
borrón, tachadura, anotación o cualquier corrección en los
pliegos tendrán que tener la inicial de quien firme la oferta, si se
desea que la Junta la considere.
6. La oferta deberá contener siempre la dirección postal, de la
oficina principal del negocio, y el nombre y dirección del licitador
residente de la corporación, cuando sea el caso.
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7. Las ofertas deberán hacerse en dólares y centavos por partidas.
No se considerarán ofertas que se expresen en términos de por
ciento, en referencia a posibles precios fijados por autoridades
gubernamentales, en precios indeterminados 0 determinables,
0 cantidad de dinero 0 por cientos en exceso de la cotización
más alta 0 más baja.
a. Incumplimiento del Término de Entrega
Todo sobre de ofertas que se reciba después de la fecha y
hora fijada para la entrega de éstos, lo cual se constatará
cotejando la fecha y hora del reloj de la Administración de
Documentos y no la máquina de franqueo del licitador, el
Secretario lo devolverá sin abrir, excepto que la subasta
haya resultado desierta. En estos se referirá el sobre sin
abrir a la Junta para que ésta proceda a abrirlo y determine
la acción a seguir, la cual podrá incluir el que se estudie la
oferta para posible adjudicación, siempre y cuando sea en
beneficio del interés público.
b. Incumplimiento de Otros Requisitos
Si la oferta llegare a tiempo pero abierta, violentada o con el
sobre deteriorado de forma tal que demuestre que existe la
posibilidad de que se hayan perdido algunos documentos, el
Secretario podrá comunicarse con el licitador para solicitarle
que verifique el contenido de su sobre y determine si
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contiene todos los documentos e interesa presentarios, pero
la decisión y entrega formal por parte del licitador tendrá que
efectuarse antes de la fecha lÃmite de radicación. La fecha
del recibo original del sobre no será considerada como la de
la radicación. En este caso, levantará un acta del incidente
que formará parte del expediente.
B. Formas de Hacer la Oferta
1. Los licitadores podrán hacer sus ofertas únicamente conforme lo
aquà expresado.
a. Oferta Básica - aquella que viene obligada a hacer el licitador
para cada renglón 0 partida por la cual interesa cotizar.
Aunque el licitador sume 0 haga un cómputo total de las ofertas
hechas por él en una subasta, tiene la obligación de anotar en
el espacio provisto para ello al lado de cada partida, su oferta.
Esta oferta se hará en dólares y centavos. No se aceptará
ningún pliego en el cual no se haya hecho oferta básica para
cada partida por la cual se cotiza. Si para algunas partidas se
han anotado precios por unidades y en otras se han omitido,
se entenderá que el licitador interesa hacer ofertas solamente
por aquellas partidas al lado de las cuales anotó el precio por
unidad, 0 sea, la oferta básica. En aquellas que no interesa
hacer oferta, lo señalará por escrito al lado de la partida
correspondiente.
ap
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b. Oferta "Todo o Nada" - además de la "Oferta Básica", el
licitador puede hacer una oferta "Todo o Nada. La oferta
"Todo o Nada" consiste en ofrecer precios condicionados, o
sujetos a que el grupo de partidas en un renglón, un grupo de
renglones 0 la totalidad de éstos le sean adjudicados.
1) El licitador puede optar por una de las dos formas de la
oferta "Todo 0 Nada", como sigue:
a) Con Descuento - el licitador anotará al lado de las
partidas que agrupa y de la suma de las partidas un
precio rebajado con la frase "Todo o Nada" a su lado, 0
un por ciento.
b) Sin Descuento - el licitador anotará al lado de cada
partida que agrupa y de la suma de las partidas la frase
"Todo 0 Nada.
2) Solamente podrá adjudicarse a favor de la oferta "Todo 0
Nada" si el grupo de partidas para las cuales cotizó
cumplen con las especificaciones y condiciones, y suman
una cuantÃa menor que la suma de las cuantÃas ofrecidas
por los otros licitadores que cumplieron las especificaciones
y condiciones, y ofrecieron los precios más bajos en las
mismas partidas.
C. Oferta Precio Global - adicional a la Oferta Básica, el
licitador puede hacer una "Oferta Global" de la manera
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siguiente: al lado de la suma de los renglones para los cuales
ha cotizado, el licitador, ofrecerá, además, una cifra rebajada
sobre la suma original 0 señalará un por ciento de descuento.
La Junta podrá considerar y aceptar las partidas
individuales de cualquier oferta descartando la oferta
"Precio Global" si asà conviene a la Comisión de
acuerdo al criterio de ella; les aplique el descuento.
Si la Junta aceptare la oferta "Precio Global" y ésta se
hubiere hecho a base de cuantÃa total, la cantidad
rebajada se distribuirá a prorrata entre las partidas.
Si se hubiere hecho a base de por cientos de
descuento, se le aplicará el por ciento a cada partida.
d. Cuando No Cotiza - si el licitador no tiene interés en hacer una
oferta deberá devolver la invitación con una anotación. El
licitador deberá acompañar una nota explicativa de las razones
que tiene para no hacer la oferta, asà como notificar si tiene 0
no interés en ser invitado para futuras subastas. De no incluir
esta información será retirado del Registro.
e. Oferta No Responsivas - al hacer su oferta, el licitador se
limitará a ofrecer el bien, la obra 0 el servicio solicitado dentro
de las especificaciones y condiciones detallados en el pliego de
la subasta.
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La Junta no considerará ninguna oferta que adicione o elimine
especificaciones o condiciones solicitadas. Tampoco se considerarán
ofertas que propongan la alternativa de bienes, obras o servicios
diferentes pero parecidos a las especificaciones solicitadas. Tampoco
se considerarán ofertas que contengan frases, párrafos o comentarios
que hagan de la oferta una ambigua en cuanto a su significado,
incompleto 0 indefinida.
Serán rechazadas ofertas que alteren, modifiquen, varien 0 cambien
las condiciones solicitadas.
C. Enmiendas Antes de la Apertura
a. Error
1) Cuando un licitador se diere cuenta que ha cometido un
error en una oferta, deberá notificarlo por escrito y
asegurarse de someter su corrección a la Junta antes de
la apertura de las ofertas, si desea que se considere la
enmienda de la suya.
2) Errores en las sumas no se tomarán en cuenta puesto
que la Junta se atendrá a las cifras en las partidas. De
adjudicarse una subasta, hará la correspondiente
corrección en la suma.
b. Modificaciones en la Ofertas
1) Las modificaciones en las ofertas se podrán hacer en
una de las circunstancias siguientes:
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a) Cuando se enmiende el Pliego de la Subasta.
b) Cuando el licitador asà lo solicite.
2) Las ofertas tendrán que modificarse antes de la
apertura de la subasta.
3) Las ofertas se enmendarán por escrito y en los casos
que se hagan por interés del licitador, deberán
acompañarse de toda la información que tienda a
demostrar la razón para ello, si a juicio del licitador es
necesario llevarlo a conocimiento de la Junta. Las
ofertas enmendadas se entregarán de la misma forma
que las formas originales.
4) Todo sobre que contenga enmiendas a las ofertas,
deberá venir debidamente identificado, igual que el
sobre de la oferta original.
5) La Junta no considerará aquella enmienda que llegue
después de la fecha de entrega para la subasta
correspondiente por no haberse identificado el sobre
como negligencia del licitador. No podrá tomarse
acción en contra de la Junta.
D. Retiro de Ofertas
1. Las ofertas podrán retirarse sujeto a lo aquà establecido.
a. La notificación de retiro de oferta se presentará por carta
certificada con acuse de recibo o personalmente en la
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SecretarÃa de la Junta haciendo constar las razones para ello.
Bajo ningún concepto se aceptarán notificaciones verbales.
b. La notificación de retiro deberá estar en la Junta antes del
inicio del Acto de Apertura de la subasta.
2. Cuando un licitador retirare su oferta por correo y conste por el
matasellos de la Administración de Documentos que el retiro fue
enviado antes del Acto de Apertura, y éste llegare a la Junta
después del Acto de Apertura, pero antes de la adjudicación, la
Junta no tomará en consideración dicha oferta.
3. Si un licitador retirare su oferta, pero el matasellos del sobre reflejó
hora y dÃa posterior al Acto de Apertura y se hubiere recibido en la
Junta después de la adjudicación a su favor, tendrá que cumplir
con el contrato y no podrá alegar el retiro tardÃo a su favor. En
caso de negarse a cumplir, se procederá a ejecutar la garantÃa
para que responda por el exceso que la Comisión tenga que pagar
el segundo postor.
ArtÃculo
18.
Acto de Apertura de las Ofertas
A. El Acto de Apertura se llevará a cabo en cada subasta con el propósito
de que las partes interesadas puedan comprobar qué ofertas se
recibieron, si cumplieron con los requisitos básicos de forma y conocer
la cuantÃa, y modelo, cuando proceda, de cada oferta. Estará abierto
al público y toda persona interesada podrá asistir.
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B. La Junta no se constituirá en el Acto de Apertura y no será requisito
que sus miembros estén presentes.
C. El Secretario 0 su representante autorizado, tendrá que estar presente
en dicho acto, será el encargado de los procedimientos y distribuirá las
tareas durante el acto entre el personal de la SecretarÃa.
D. Toda persona que asista al Acto de Apertura, tendrá que cumplir con
las normas de conducta que establezca la Junta y firmar el Registro de
Asistencia que proveerá el Secretario a esos efectos.
E. Con posteridad al Acto de Apertura, el Secretario viene obligado a:
1. Llevar récord de toda incidencia en el Acta de Apertura.
2. Redactar el acta no más tarde de veinticuatro (24) horas después
del Acto de Apertura. En los casos con muchas partidas se
redactará la misma en un término de (72) horas.
3. El Secretario enviará el expediente de la subasta a la División de
Compras de su Agencia. Dicho envÃo tendrá que efectuarse a la
brevedad posible a partir de la fecha del Acto de Apertura.
F. El Recaudador viene obligado a:
1. Someter cuantos informes sean necesarios para facilitar la
evaluación y adjudicación de la subasta y su informe formará parte
del expediente.
2. Expedir un recibo por la garantÃa de licitación prestada en dinero,
cheque certificado, giro postal o giro bancario.
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3. Enviar a la División de Compras de cada Agencia el Acta
certificada y el Informe del Recaudador.
a. La División de Compras de cada Agencia recibirá el expediente
de la subasta con la adjudicación y las ofertas, asegurándose
cuando lo reciba que el expediente esté completo. Si faltaren
documentos, a juicio de éste, los requerirá a la SecretarÃa y si
hay alguna duda respecto a la adjudicación, la controversia
tendrá que aclararse dentro de las veinticuatro (24) horas del
envÃo al expediente por la SecretarÃa.
b. Esta evaluación e Informe Final del Director de Compras,
tendrán que estar sometido a la Junta para su aprobación
dentro de un perÃodo de tiempo razonable.
C. La evaluación, tendrá que atenerse única y exclusivamente a
evaluar las especificaciones y condiciones contenidas en el
pliego de subastas.
d. En sus evaluaciones éste tendrá que considerar la diferencia en
precios de las ofertas de los licitadores antes de aceptar la
adjudicación y cuando el precio del licitador agraciado sea
mayor que alguno de los otros licitadores y se entienda
irrazonable, será su responsabilidad estudiar nuevamente el
caso para determinar si se han puesto especificaciones y
condiciones restrictivas, confusas e innecesarias para el cual se
adquiere la obra, el bien 0 el servicio y que diera margen para
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el rechazo de la oferta del licitador más bajo. En este caso, de
ser necesario celebrará una nueva subasta con nuevas
especificaciones que sean más amplias.
f. Empates - cuando dos 0 más licitadores hicieran ofertas
idénticas en especificaciones, condiciones y precios y que al
evaluarlas, la División de Compras entienda que son las
mejores ofertas recibidas, se procederá de acuerdo a lo
establecido en este Inciso.
1) Los licitadores empatados serán citados para la fecha que la
División de Compras fije, la cual no podrá ser más de tres
(3) dÃas después de haber hecho su determinación por
cualquier medio de comunicación disponible. Esto se hará
constar en el expediente.
2) Para la fecha y hora citada, los licitadores empatados
deberán comparecer a la División de Compras y entregar en
un sobre cerrado sus nuevos precios que serán igual 0
menor que el ya cotizado. En presencia de estos 0 sus
representantes se abrirán los sobres. Si al abrir los sobres
se descubrieron nuevos empates, se seguirá el mismo
procedimiento de solicitar nuevos precios.
4
Los Directores de las Divisiones de Compras podrán incluir en su
informe comentarios y recomendaciones especiales, sobre otros
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asuntos que crea relevante señalar a la Junta, además de las
recomendaciones de adjudicarse.
5. El Informe que la División de Compras tendrá que rendir a la Junta
de Subastas con sus recomendaciones pertinentes para cada una
de las partidas, será por escrito. Si luego de analizar o estudiar las
ofertas, la Junta determinare que es menester profundizar dicho
estudio, tendrá la facultad de devolver el caso a la División a quien
haya hecho la recomendación para que amplie éste, ya sea por
escrito o verbalmente, de lo cual se levantará un Acta que constará
como parte del expediente.
6. Una vez recibido el expediente, la Junta hará la adjudicación final.
E. Ninguna persona adscrita a la Agencia podrá en ningún momento
hacer manifestaciones públicas o privadas sobre las recomendaciones
y contenido del Informe O posibilidad de adjudicaciones de la subasta
en cuestión.
ArtÃculo
19 Celebración del Acto de Adjudicación de Subastas
A. El Acto de Adjudicación de subastas de adquisición 0 venta se
celebrará mediante una reunión privada en la cual quede constituida
la Junta. El Secretario levantará un Acta de todas las incidencias.
B. Además, de los miembros de la Junta, podrán asistir a la reunión de
adjudicación, cualquier perito que haya participado en la evaluación,
o a quien la Junta le solicite asesoramiento para ilustraria en sus
deliberaciones.
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C.
La Junta tendrá que determinar en primera instancia qué ofertas son susceptibles de ser
consideradas para adjudicación, tomando como guÃa las normas establecidas en este
Reglamento, la información contenida en el Acta de Apertura y el Informe del Recaudador.
D. Luego de hacer esa determinación preliminar, la Junta procederá a verificar las ofertas
susceptibles de ser evaluadas de acuerdo al Informe a la División de Compras, los cuales
deben haber cumplido con las especificaciones y condiciones solicitadas en la subasta.
E. Una vez que se haya determinado cuáles son las ofertas que, cumpliendo con los requisitos
del Reglamento, han ofrecido lo solicitado en las especificaciones y condiciones de la
subasta, la Junta seleccionará aquella cuyo precio sea el más bajo 0 la oferta que sea más
conveniente a los intereses de la Comisión. AI hacer esto, la Junta tendrá que tomar en
consideración los posibles descuentos, y aplicación de por cientos en relación a la "Ley de
Preferencia". Aquellos descuentos ofrecidos por rapidez en los pagos, no se considerarán
para la adjudicación.
F. AI adjudicar las subastas, la Junta se atendrá en primera instancia a las únicas formas
generales de adjudicación siguientes:
1. La adjudicación de las subastas de adquisición se harán a favor
del licitador que esté respaldado por un buen historial de capacidad y cumplimiento que lleve
al ánimo de la Junta la seguridad de que
cumplirá con los términos del contrato que en su dÃa se otorgue, siempre y cuando su oferta
reúna, en el orden establecido, los requisitos siguientes:
a) Que cumpla con las especificaciones,
b) Que cumpla con las condiciones y demás requisitos establecidos en el pliego de la
subasta,
c) Que sea la más baja en precio.
2. Las subastas de venta se adjudicarán a favor del postor cuya oferta sea la másalta y
razonable en relación a la tasación del bien.
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G. AI evaluar las ofertas ante su consideración, la Junta podrá
encontrarse con algunas que no se atienen a la directriz general
establecida, pero que podrÃan ser susceptibles de evaluación sujeto a
unos controles. Las subsiguientes reglas se adoptan para ofrecerle a
la Junta las guÃas a seguir en las circunstancias previstas para ellas.
1. Competencia Adecuada
a. Cuando en una subasta solamente se reciba la cotización de
un solo licitador y se entienda que su precio es irrazonable
aunque este reúna los requisitos de la subasta dicha oferta
podrá ser rechazada por entenderse que no hubo
competencia adecuada, 0 si el licitador no es confiable de
acuerdo a los criterios de la Junta. Cuando solamente se
reciba una oferta, la Junta podrá adjudicar la subasta a favor
de dicho licitador si su oferta cumple con las especificaciones
y condiciones de la subasta y el precio no es irrazonable.
b. Una vez rechazada por la Junta la única oferta recibida, se
podrá negociar con el único licitador o adquirir el bien o
servicio en mercado abierto, según sea más conveniente a
juicio del Director de la División de Compras y de la Oficina de
Compras de la Comisión.
C. Es obligación de la Oficina de Compras de Servicios y
Suministros de la Comisión estar al dÃa en los cambios en el
mercado y con la información en el Registro, de suerte que
80
con anterioridad a convocar una subasta, se pueda confirmar
si hay solamente una fuente disponible en el mercado.
d. Si continuamente la Junta se encuentra con subastas para un
mismo asunto, a la cual solamente comparezca un licitador,
ésta viene obligada a informarlo al Comisionado para que
ordene una investigación encaminada a identificar las causas
para la incidencia de dicha situación y tome las medidas
correctivas que entienda procedan y determine si es la única
fuente de abasto.
2. Varias Ofertas por un Mismo Licitador
a. Cuando un licitador presente varias ofertas en sobres
separados para un mismo renglón bajo su nombre 0 bajo
otros nombres o seudónimos, éstas serán rechazadas
automáticamente y a dicho licitador se le penalizará
impidiéndole participar en futuras subastas por el perÃodo que
disponga la Junta, el cual no será menor de un (1) año ni
mayor de tres (3) años. La Junta notificará esta
determinación al Comisionado para que proceda conforme.
El licitador asà penalizado podrá recurrir ante la Junta de
Revisión de la Comisión dentro de los cinco (5) dÃas de
recibida la Resolución de la Junta de Subastas. Una persona
natural 0 jurÃdica no puede comparecer a nombre suyo o en
representación de tal corporación donde ésta tenga algún
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interés común de ser miembro, tenga algún beneficio, trabaje
para ella, por hacer ofertas con diferentes marcas 0
productos.
b.
Cuando en las subastas de equipo, maquinaria o vehÃculos
por razón de las especificaciones pudiera un licitador ofrecer
varios modelos o estilos que todos cumplan con las
especificaciones, tendrá que escoger uno. Si el licitador los
ofreciere, aunque todas cumplan con las especificaciones, la
Junta tendrá que rechazarlas.
3. Conspiración
a. Cuando se compruebe, por lo razonable de las ofertas, 0 por
investigación efectuada como resultado de declaración jurada
presentada ante la Junta por otro licitador registrado 0 por
cualquier otro fundamento razonable, que dos (2) 0 más
licitadores se han puesto de acuerdo con la intención de
defraudar 0 perjudicar los intereses de la Comisión y del
Gobierno, la Junta rechazará las ofertas de éstos, recomendará
el retiro de los licitadores del Registro por un término no menor
de un (1) año ni mayor de tres (3) años y no podrán participar
por dicho término en subastas de agencias de la Rama
Ejecutiva y se someterá el caso al Departamento de Justicia.
b. Las Divisiones de Compras establecerán el procedimiento a
seguirse en la vista de estos casos.
82
C. Si con posterioridad a la vista, la Junta comprobare que la
declaración jurada prestada por el licitador querellante ha sido
arbitraria, infundada y maliciosamente prestada, referirá el
asunto al Departamento de Justicia para la acción
correspondiente, bajo las disposiciones del Código Penal del
1974, según enmendado y retirará a dicho licitador del Registro
de Licitadores por un perÃodo no menor de un (1) año ni mayor
de tres (3) años y no podrá participar en dicho término en
subastas de agencias de la Rama Ejecutiva.
4. Colusión
Cuando en una subasta se probare que todos los licitadores se
pusieron de acuerdo con la intención de defraudar o perjudicar los
mejores intereses de la Comisión y del Gobierno se rechazarán
todas las ofertas. La Junta de Subastas podrá ordenar la compra
con otro licitador. De encontrarse incursos estos licitadores de lo
que se le imputa anteriormente, serán suspendidos del Registro
de Licitadores por un término no menor de un (1) año ni mayor de
tres (3) años y no podrá participar durante dicho término en
subastas de agencias de la Rama Ejecutiva.
5. Ninguna Oferta (Subasta Desierta)
Cuando no se reciba ninguna oferta, la Junta referirá el
expediente a la División de Compras de las Agencias para que
ésta efectúe la investigación correspondiente y someta un Informe
83
a la Junta, mediante el cual ésta pueda determinar la acción a
seguir. En este caso podrá ordenar la compra en mercado
abierto conforme los procedimientos del Reglamento de
Adquisición.
6. Rechazo Global
a. Se podrán rechazar todas las ofertas recibidas para una
subasta en los casos siguientes:
1. No cumplan con las especificaciones.
2. No cumplan con las condiciones.
3. Ofrezcan precios irrazonables.
4. Exista colusión entre todos los licitadores.
5. No respondan a los mejores intereses de la Comisión y del
Gobierno de Puerto Rico.
6. Existan circunstancias extraordinarias para dejar sin efecto
la subasta, para incorporar nuevas necesidades
imprevistas surgidas que estén vinculadas con el objeto o
bien que se quiera adquirir.
b. En caso de que todas las ofertas sean rechazadas se
procederá a negociar con los licitadores rechazados o se hará
una nueva Subasta. De convocarse nueva Subasta o surgiere
la situación original por la cual se rechazaron todas las ofertas,
se procederá de la manera siguiente:
84
1. Si el Rechazo por ser Irrazonable del Precio 0 por No
Cumplir con las Condiciones - - se podrá autorizar a las
Agencias a proceder a adquirir el bien, la obra de
construcción 0 el servicio de que se trate negociando el
precio 0 las condiciones 0 ambas con los licitadores
rechazados que cumplieron con las especificaciones,
conforme lo establece este Reglamento.
2. Si el Rechazo fue por No Cumplir con las Especificaciones
la Junta devolverá el caso a las Agencias para enmendar
las especificaciones en armonÃa lo existente en el
mercado y convocará una nueva subasta bajo las
especificaciones enmendadas.
C. No se celebrará una nueva subasta si se justifica en forma
razonable que el tiempo que tome la preparación y su
adjudicación afectará adversamente el comienzo, desarrollo y
uso de la obra, bien 0 servicio, según se hayan determinado
conforme a la necesidad o su planificación. En este caso se
procederá a la adquisición de la obra, el bien o servicio en
mercado abierto. De no existir la justificación indicada se
seguirá el procedimiento que indica el inciso 6; de este
ArtÃculo en todas sus partes.
85
7. Cancelación por las Agencias Peticionarias
Se podrán rechazar todas las proposiciones para una subasta
durante cualquier etapa del procedimiento antes de la emisión de
la orden de compra siempre y cuando la agencia peticionaria
fundamente razonablemente su petición en los casos siguientes:
a. Cuando los fondos disponibles no sean suficientes para cubrir
el precio de la oferta más baja.
b. Cuando la agencia peticionaria desista de la compra porque las
ofertas no sean las más convenientes a la Comisión, 0 por no
haber una competencia adecuada, porque no se interese o no
haya la necesidad de adquirir los bienes y servicios solicitados.
8. Otros Criterios
Al evaluar las ofertas recibidas en las subastas de equipo en
general, la Junta podrá tomar en consideración las condiciones
siguientes:
a. EconomÃa en el consumo de combustible o fuerza eléctrica de
un equipo, de acuerdo a los estándares establecidos por el
"LCC Criteria".
b. Frecuencia en reparación de un equipo
C. Facilidades de locales para el mantenimiento del equipo.
d. Costo de las piezas de repuesto.
e. Factores que afectan al servicio, como ejemplo, disponibilidad
de piezas.
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f. Historial del Licitador oferente en el Gobierno y con la
Comisión.
H. Una vez evaluadas las ofertas, utilizando el Informe del Director de
Compras, la Junta se adjudicará la subasta de la manera siguiente:
1. La adjudicación a favor de una oferta constituye un rechazo tácito
de todas las demás ofertas que hayan sido sometidas por los
licitadores.
ArtÃculo
20
Notificación de Adquisición, Distribución 0 Retención de la
GarantÃa de Licitación
A. Después de la Junta haber adjudicado la subasta, el Secretario viene
obligado a notificar, a la brevedad posible a todos los licitadores y a la
División de Compras la Resolución de la Junta.
B. La adjudicación se notificará a los licitadores mediante un escrito
titulado "Aviso de Adjudicación", el cual se enviará por el medio mas
adecuado de acuerdo a las instrucciones que emita la Junta, a la
dirección que aparezca en la oferta. El Secretario certificará la fecha
de dicho Aviso.
C. El Aviso de Adjudicación contendrá la siguiente información:
1. Fecha del aviso.
2. Fecha de la adjudicación.
3. Nombre y dirección del licitador.
4. Número de la subasta.
5. Nombre de cada licitador, indicando las partidas adjudicadas a su
favor y la razón para rechazarle las partidas no adjudicadas.
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6. Advertencia de que en caso de no estar conforme con la
adjudicación, podrá solicitar revisión de ésta ante la Junta de
Revisión de la Comisión dentro de los diez (10) dÃas calendarios a
partir de la fecha de adjudicación.
7. Advertencia de que la adjudicación en los casos de venta es
susceptible de variar. Si dentro de los diez (10) dÃas calendarios
de notificársele al mejor postor éste no recoge ni paga los bienes,
se le podrá adjudicar al segundo postor más alto, por lo que los
segundos y terceros postores deberán estar disponibles por el
perÃodo antes señalado para sostener sus ofertas.
D. La garantÃa de licitación prestada en dinero, cheque certificado, giro
postal o giro bancario por licitadores no agraciado, le será devuelta a
su legÃtimo dueño después de efectuarse la notificación de
adjudicación, excepto en las subastas de venta que se retendrán las
de los tres (3) más altos y en las que se haya impugnado la
adjudicación, se retendrá la del postor agraciado y la del que impugna,
hasta que se formalice el contrato.
1. Si la adjudicación fuere revocada por la Junta de Revisión, la
fianza del postor a quien originalmente se le adjudicó la subasta
por la Junta, le será devuelta.
2. La garantÃa de licitación a devolverse se enviará por correo
certificado con acuse de recibo dentro de los próximos treinta (30)
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dÃas de haberse notificado la adjudicación o la decisión de la Junta
de Revisión en los casos correspondientes.
3. Bajo ningún concepto se devolverán las garantÃas de licitación a la
mano.
E. Cuando la Junta acuerde cancelar la subasta, no procede la
adjudicación de la subasta 0 el otorgamiento del contrato, se
devolverán todas las garantÃas de licitación por el Pagador
correspondiente conforme se establece en este Reglamento.
F. El postor a quien se le haya adjudicado la subasta, podrá retirar su
garantÃa de licitación en los siguientes casos:
1. Si dentro de los quince (15) dÃas de habérsele notificado la
adjudicación se le informara que la adjudicación ha sido cancelada.
G. Cuando las ofertas sean enmendadas, si la enmienda conllevare un
aumento en precio de la oferta original, será obligación del licitador,
ajustar la garantÃa de acuerdo a la nueva cuantÃa. De no hacerio asÃ
su oferta original se mantendrá en vigor y no se considerará la
enmienda.
ArtÃculo
21 Cancelación y Revisión de la Adjudicación
La Junta mediante acuerdo unánime podrá cancelar la adjudicación antes
de la formalización del contrato por las siguientes causas:
1. Que la agencia peticionaria pruebe a la Junta que ya no existe la
necesidad que originó la subasta. En estos casos la agencia
peticionaria no podrá solicitar autorización para adquirir el bien, la
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obra de construcción o el servicio por otro procedimiento ni adquirir
los mismos durante el año fiscal en curso sin la debida justificación y
aprobación del Comisionado.
2. Que por alguna causa inesperada e imprevisible, por urgencia de la
agencia peticionaria, los fondos obligados para la transacción se
agoten, O se hubieren liberado para utilizarse para otro propósito.
3. Cuando el Comisionado determine que los mejores intereses del
Gobierno no se beneficiarán, en cuyo caso deberá haber una
justificación por escrito.
4. Ni la Junta, ni la Comisión, ni el Gobierno incurrirán en
responsabilidad alguna en estos casos.
5. Cualquier licitador participante en una subasta podrá solicitar ante la
Junta de Revisión de la Comisión, revisión de la adjudicación hecha
por la Junta de Subastas 0 cancelación de ésta, dentro del término de
diez (10) dÃas calendarios contados a partir de la fecha de
adjudicación, la notificación será por escrito.
ArtÃculo
22. Notificación a las Divisiones de compras de las Agencias
A. En la eventualidad de que la adjudicación de la subasta en cuestión
hubiere sido impugnada, la notificación a la Oficina se hará
inmediatamente de haberse recibido la resolución final de la Junta de
Revisión de la Comisión.
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B. La Secretaria (o) mantendrá el expediente de la subasta hasta tanto
se resuelva el caso por la Junta de Revisión o ésta le requiera su
entrega.
C. La oferta del licitador agraciado, en el pliego de la subasta constituye
el contrato entre las partes y junto a los demás requisitos de forma de
los contratos en la Comisión constituirá el expediente del contrato,
éste se mantendrá en la Oficina de Compra de Servicios y Suministros
de la Comisión. A dicho expediente se le unirán las copias de las
órdenes emitidas del contrato.
Por cada licitador agraciado, habrá un
expediente del contrato.