Contratos

A. Los contratos se otorgan como culminación de algún procedimiento de adquisición en la Comisión. Las compras o requerimientos que contra ello se efectúen se harán mediante expedición de órdenes. Los contratos en la Comisión son de los siguientes tipos: 1. Contratos de Necesidades Continuas, de Cantidades o de Periodos Indeterminados a. Estos contratos son aquellos mediante los cuales las agencias peticionarias se proveen de artículos y servicios de uso continuo y común, lo que hace necesario tener siempre un contrato vigente para cada asunto sin interrupciones. Este otorga cuando al momento de convocar la subasta no se puede precisar en términos numéricos la cantidad de bienes a usarse 91 o las ocasiones en que se solicitará la prestación de servicios 0 la ejecución de obras durante la vigencia del contrato. b. Este tipo de contrato siempre será el resultado de una subasta formal. AI convocarse la subasta, se le informa al licitador las cantidades aproximadas conforme estimados de consumo de la Comisión y de las agencias que la componen, y se les advierte a los licitadores que esas cifras pueden aumentar O disminuir. C. Estos contratos pueden tener vigencia durante el periodo específico que señale el Comisionado, dependiendo de las condiciones prevalecientes en el mercado y las necesidades de la Comisión. 1) El Contratista con quien se otorgue un contrato de cantidades o periodos indeterminados tendrá que tener disponible para entregarle a la Comisión lo solicitado 0 cualquiera de sus agencias, dentro del tiempo establecido en las condiciones de la subasta. 2) Las agencias peticionarias se asegurarán de someter sus estimados to más exactos posibles para no obligar innecesariamente al licitador agraciado a mantener mayores expectativas de mercado que las reales. 3) La Comisión y sus agencias componentes, no responderán al contratista, si las agencias no consumen el máximo establecido en la convocatoria. 92 4) En situaciones donde no se pueda formalizar a tiempo un nuevo contrato de necesidades continuas cualquiera de las agencias componentes pedirá autorización al Comisionado 0 Jefe de Agencia para que autorice a renovar el contrato vigente por el periodo que estimen que se tardará en formalizar el nuevo contrato. Este periodo nunca será más de seis (6) meses. 2. Contrato de Entrega Inmediata Son aquellos que se otorgan con el propósito de emitir éste solamente una orden, 0 varias órdenes en un periodo de tiempo específico. B. El contrato entre la Comisión 0 agencias componentes y el postor agraciado incluirá la invitación a subasta junto a su contenido de especificaciones y condiciones requeridas y el contrato se formalizará tan pronto la Comisión y/o sus componentes acepten las ofertas del licitador. C. El contrato de Obras Públicas y el de Servicios Profesionales son la excepción a lo antes señalado, ya que tendrán que hacerse en la forma legal que comúnmente se hace en Puerto Rico. En estos casos el contrato se formalizará cuando las partes lo firmen. D. Negativa a Formalizar el Contrato 1. Si el licitador agraciado se negare a formalizar el contrato de Obra 0 Servicios No Profesionales dentro de los tres (3) días desde la 93 fecha en que fuere notificado, el Comisionado 0 Jefe de Agencia podrá aplicarle las disposiciones de este Reglamento que más adelante se detailan. 2. En los demás casos la formalización del contrato surge desde la fecha en que la Comisión le notifica el Aviso de Adjudicación al licitador agraciado. Si éste se negare a cumplir con el contrato cuando se le notifique, las Divisiones de Compras procederán de la siguiente manera: a. Las Divisiones de Compra notificarán inmediatamente a la Junta la negativa del licitador agraciado de cumplir el contrato. b. La Junta inmediatamente optará por adjudicar al segundo licitador responsable que cumpla con las especificaciones, las condiciones y cuya oferta sea la más baja y más conveniente a la Comisión y al Gobierno de Puerto Rico, o en los casos de servicios U obras de construcción recomendar la ejecución de éstos por administración, en cuyo caso lo notificará inmediatamente a la Oficina de Compras de Servicios y Suministros de la Comisión para su tramitación. C. Independientemente de la acción que se tome 0 se recomiende tomar por la Junta, se le impondrán las siguientes penalidades al licitador agraciado que se niegue a cumplir con el contrato. 94 1. Se le ejecutará su garantía, fianza de licitación ("Bid Bond") para cubrir el pago entre la cantidad ofrecida por él y la del segundo postor. a) De no ser suficiente la garantía, fianza de licitación ("Bid Bond"), se podrá ir contra el licitador directamente para recobrar la diferencia. b) Se te suspenderá del Registro de Licitadores por un término no menor de un (1) año ni mayor de tres (3) años, a discreción de la Junta y no podrá participar durante dicho término en subastas de las agencias de la Rama Ejecutiva. E. Negociación del Contrato 1. Se podrá negociar un contrato con otro licitador cuando se den una o más de las siguientes situaciones: a. El Comisionado 0 Jefe de Agencia, entendiere que de reanunciarse, el resultado sería el mismo. b. No se reciban ofertas luego de haberse convocado una subasta en dos (2) ocasiones. C. El postor agraciado no sostuvo su oferta 0 se niega a otorgar el contrato correspondiente y hubiera un segundo postor. d. El contratista haya incumplido el término. e. Haya una emergencia. f. Se trate de un servicio profesional. 95 g. Haya una sola fuente de abasto. h. El tiempo que tome la preparación y adjudicación de la nueva subasta afecte adversamente el servicio que se quiere prestar con el producto que se compra en dicha subasta. i. Cualquier otra situación que el Comisionado o Jefe de Agencias entienda razonable. 2. La negociación del contrato estará a cargo en quien designe el Comisionado y el mismo será aprobado por los Jefes de Agencia. La persona designada deberá consultar con el perito en la materia antes de la negociación y tener al día la información sobre el presupuesto fijado para dicho contrato. 3. La negociación de un contrato con posterioridad a una subasta formal no podrá efectuarse antes de vencer el periodo de cinco (5) días que para los efectos de impugnación concede el "Reglamento de la Junta de Revisión". 4. La impugnación se efectuará verbalmente 0 por escrito, según determine el Comisionado o Jefe de Agencia y ajustándose a las especificaciones, términos y condiciones establecidas en el Pliego de Subasta 0 en la solicitud. 5. De la negociación que se efectúe, se levantará un Acta de Negociación, la cual formará parte del expediente luego de ser aprobada y firmada por ambas partes. 96 6. Liegado a un acuerdo entre las partes, se procederá al otorgamiento del contrato por el Comisionado. 7. La determinación que conlleve este tipo de transacción no estará sujeta a ser impugnada ni revisada ante el foro administrativo. F. Administración del Contrato 1. La administración del Contrato es aquella actividad que se efectúa a nivel del recibo del bien, prestación del servicio o ejecución de la obra en cuestión mediante la cual la persona a cargo de velar por los intereses de la Comisión verifica, supervisa, aprueba o desaprueba y vela por el fiel cumplimiento por parte del contratista de cada una de las cláusulas del contrato. 2. La primera fase de la administración de un contrato se rige y estará a cargo de los Receptores Oficiales. 3. En los contratos de obras de construcción la administración del mismo será responsabilidad del ingeniero o de la persona designada por el Comisionado o el Jefe de Agencia, a cargo de la obra. 4. En los contratos de adquisición de bienes los Receptores Oficiales de la Comisión 0 de cada agencia peticionaria. 5. En los contratos de servicios, el Director de la Administración de la Comisión, 0 la persona que éste delegue 0 el Director de la unidad receptora del servicio en la agencia peticionaria. 97 6. En los contratos de procesamiento de información mediante medios electrónicos o de microfotografia el funcionario de la agencia peticionaria a cargo del proyecto, si el Comisionado to hubiere autorizado. G. Incumplimiento de Contrato 1. Se entenderá que una parte ha incurrido en incumplimiento de los contratos otorgados en la Comisión o sus componentes 0 con el Gobierno cuando se dé una o más de las siguientes circunstancias: a. Violación de cualquiera de los términos del contrato o de las leyes y reglamentos aplicables al tipo de contrato de que se trate. b. Negativa a corregir cualquier irregularidad cometida y reclamada. 2. En los casos de obras efectuada o efectuándose, el término será el establecido en las "Condiciones Generales de Contratación de Obras" y lo establecido en el contrato que rija la obra. 3. Cuando el incumplimiento sea el no haber entregado a tiempo, se le impondrán las penalidades o mora correspondientes a la entrega tardía. 4. Notificar directamente a los Jefes de Agencias, sobre cualquier licitador que incumpla los términos y condiciones de una orden de compra emitida por él. 5. La persona autorizada por el jefe de la agencia a administrar contratos, se comunicará por escrito, por teléfono 0 personalmente 98 con el licitador contratado a la brevedad posible y le requerirá el cumplimiento específico del contrato en acción. Tendrá que darle un término razonable, que no excederá de treinta (30) días para que corrija o cumpla con los términos y condiciones del contrato. Sobre esto dejará constancia escrita en el expediente. H. Negativa a Cumplir el Contrato 1. Si transcurrido el término dado al licitador contratado para cumplir con los términos del contrato, éste se negare o no hubiere hecho gestión alguna indicativa de que intenta reparar la irregularidad en que ha incurrido, se entenderá que el contratista incumplió el contrato y se procederá de la siguiente manera: a. El Delegado Comprador de la agencia enviará por correo certificado con acuse de recibo un "Aviso de Incumplimiento y Requerimiento". b. La notificación será requerida a la Oficina Legal de la Agencia con el propósito de que evalúe la calidad de la prueba en poder de la agencia a los efectos de determinar si es suficiente y adecuada. C. Copia de dicho aviso acompañando el expediente del contrato y de cualquier otra documentación que sea pertinente, se enviará simultáneamente a la División de Compras de las Agencias componentes acompañado de los siguientes documentos: 99 1. Informe descriptivo sobre qué términos del contrato ha incumplido el contratista. 2. Relación de la prueba con que cuenta la agencia para probar el incumplimiento en su día. Se debe incluir fotografías, informes, declaraciones y otros documentos, si se tienen. 3. Una relación y copia de todas las reclamaciones verbales y escritas hechas al contratista, fecha de cuándo se hicieron y nombre de la persona que las hizo. 2. Los Jefes de Agencias 0 la persona en quien éste delegue evaluarán la prueba recibida de la agencia peticionaria y si es convincente. 3. Los Jefes de Agencias 0 la persona en quien éste delegue autorizará al Comprador a proceder a adquirir el bien, la obra 0 el servicio de cualquier licitador registrado que esté disponible a efectuar la entrega, ejecutar la obra 0 prestar el servicio. 4. Esta autorización se le notificará a la agencia por el medio más rápido disponible; y si a juicio de los Jefes de Agencias la situación lo amerita, la Agencia gestionará directamente la adquisición. Tercera Parte: Junta Reguladora Artículo 24. Propósito y Aplicabilidad A. La Junta Reguladora es el cuerpo consultivo de la Comisión de Seguridad y Protección Pública con la responsabilidad de preparar y 100 revisar todo to solicitado en una subasta formal, informal o cualquier otro medio de adquisición, cuyas normas tendrán el alcance establecido en este reglamento. B. Este Reglamento será de aplicabilidad a toda persona natural 0 jurídica que labore como parte de la Junta Reguladora de la Comisión, mediante la aplicación de requisitos y características en las especificaciones de todo to que se interese adquirir. Artículo 25. Composición de la Junta A. La Junta Reguladora estará integrada por cinco (5) miembros nombrados por el Comisionado quienes serán representantes autorizados del Jefe del Departamento de Bomberos, la Defensa Civil, Emergencias Médicas, y la Policía de Puerto Rico y/o cualquier otro ente relacionado. Uno de éstos actuará como presidente y será el representante del Comisionado. El Comisionado designará al Secretario Ejecutivo, quien no será miembro de la presente Junta y no tendrá voto. El Comisionado podrá utilizar mediante contrato, los servicios de cualquier Junta Reguladora debidamente establecida en cualquier otra agencia del Gobierno de Puerto Rico por el tiempo que estime necesario. B. Los miembros y funcionarios de la Junta desempeñarán sus deberes y responsabilidades y ocuparán sus cargos por el término de cuatro (4) años o hasta que sus sucesores sean nombrados, podrán ser 101 removidos de su cargo por disposición expresa del Comisionado y este tipo de nombramiento será de confianza. C. Los miembros de esta Junta no recibirán remuneración alguna por sus servicios, salvo en el caso que el nombramiento recaiga en un empleado de una de las agencias comprendidas donde recibirán el salario atribuible a su cargo, al igual ocurre con los funcionarios de la Junta quienes percibirán el sueldo atribuible a su cargo. D. Los deberes y poderes de la Junta serán los siguientes: 1. Adoptar un Sello 2. Aprobar las especificaciones 3. Redactar especificaciones 4. Considerar, evaluar y decidir sobre las solicitudes para incluir o excluir especificaciones, revisar las existentes. 5. Publicar el patrón de las especificaciones 6. Aprobar las normas internas necesarias para el funcionamiento de la Junta. 7. Orientar a las agencias componentes y a los posibles licitadores, en cuanto a la aplicación de las especificaciones publicadas por esta Junta 0 por la Administración de Servicios Generales. E. Deberes y poderes del presidente son: 1. Velar porque se cumpla con la reglamentación y el funcionamiento de la Junta. 2. Dirigir los procedimientos de la Junta. 102 3. Representar la Junta 4. Convocar y presidir las reuniones de la Junta. 5. Adoptar como suyas las recomendaciones de los miembros. 6. Presidir las vistas de inclusión 0 exclusión de especificaciones. 7. Emitir Resoluciones. 8. En caso de ausencia por motivo de enfermedad 0 por vacaciones del Secretario, el Presidente nombrará un sustituto durante el periodo en que esté ausente. F. Deberes y poderes del Secretario Ejecutivo: 1. Custodiar toda la información contenida en los libros, correspondencia, archivos y documentos de esta Junta. 2. Mantener el control de toda la correspondencia y documentos. 3. Certificar los documentos y resoluciones emitidas. 4. Levantar, controlar y mantener las actas de todas las reuniones de la Junta y sobre los incidentes donde esté envuelto una determinación de esta Junta. 5. Mantener evidencia de las vistas y de todas las decisiones, resoluciones de esta Junta en forma enumerada. 6. Llevar el control de las especificaciones aprobadas en forma enumerada. 7. Llevar el control del patrón de especificaciones. 8. Tener a su cargo el funcionamiento administrativo y rendir los informes de esta Junta. 9. Citar las reuniones de esta Junta. G. La asistencia a las reuniones será compulsoria e intransferible. 103 H. Constituirán quórum la presencia de cuatro (4) miembros. Votación en igualdad constituirá una aprobación. 1. Los miembros de la Junta deberán firmar el registro de asistencia, y las incomparecencias a las reuniones será motivo para que el Comisionado aplique la medida 0 remedio disciplinario procedente. J. La Junta se reunirá en horas laborables cuando el Presidente convoque por escrito con agenda, salvo que convoque a reunión extraordinaria en cuyo caso podrá hacerse durante 0 fuera de horas laborables previa convocatoria escrita 0 verbal para tratar el asunto que motiva la reunión. K. Todos los acuerdos, decisiones y resoluciones de la Junta serán tomados por mayoría de los miembros presentes, quienes deberán constituir quórum al momento de la votación. Este proceso se llevará a cabo con la concurrencia del Secretario Ejecutivo, quien levantará un acta del mismo. L. De las resoluciones de la Junta se podrán solicitar reconsideración dentro de los cinco (5) días calendarios de ser notificados. Artículo 26. Adopción de Especificaciones La adopción de especificaciones podrá hacerse por: 1. Adopción de las Especificaciones Federales. 2. Adopción de las Especificaciones que hayan estado en uso dentro del Sistema de Compra del Gobierno que sean compatibles al bien que se interesa adquirir 0 cualquier otra agencia pertinente. 104 3. Aprobación de especificaciones que sean sometidas a la consideración de la Junta, sean estas especificaciones modelos, interinas 0 especiales. 4. Creación de la propia Junta. 5. Creación de la Oficina de Administración y Compras de la Comisión y/o Divisiones de Compras de las Agencias componentes. 6. Cualquier otra forma que la Junta acuerde.