Regl. 5850, art. 5
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Cite as Reglamento Núm. 5850, Art. 5
Las disposiciones de este Reglamento serán aplicables a todo empleado
o funcionario de la Comisión, a toda persona particular, natural 0 jurÃdica, que
intervenga directa o indirectamente con el proceso de adquisición de la Comisión
y sus componentes.
ArtÃculo
6.
Interrelación con Otras Normas
Las disposiciones de este Reglamento son aplicables a la adquisición de
bienes, obras, servicios, arrendamientos, contratos; o a la venta de bienes
mediante el procedimiento que corresponda. Los criterios para determinar la
utilización del procedimiento aquà establecido y todos los demás aspectos
relacionados con la adquisición de bienes, obras, servicios, arrendamientos,
ventas 0 contratos relacionados con esta actividad de la Comisión y sus
6
componentes se regirán por las normas aquà establecidas y con el ordenamiento
jurÃdico aplicable.
ArtÃculo
7.
Normas Sustantivas que Regulan la Adquisición
A. La gestión de adquisición se inicia cuando la Comisión 0 sus
componentes tienen la necesidad de un bien, una obra 0 un servicio
para llevar a cabo sus funciones. La Agencia que tenga la necesidad
de adquirir algún bien 0 servicio, lo solicitará al Delegado Comprador
de la agencia correspondiente por cualquier medio dispuesto
internamente. Se tomará en consideración que haya una necesidad
constatable y fondos disponibles y asignados para cubrir dicha
compra.
B. Los criterios para demostrar que procede adquirir equipos, materiales
y servicios, quedan limitados en toda la Comisión,
independientemente del origen de los fondos y propósitos de uso, por
las siguientes situaciones:
1. Si excede la cantidad de fondos obligada por la agencia u
organismo.
2. Equipo con accesorios innecesarios que lo hagan más costoso, a
tono con las disposiciones de la Ley de Contabilidad del Estado
Libre Asociado y las normas sobre compras de lujo adoptadas por
la Comisión y sus componentes.
3. La adquisición de cualquier bien mueble que por su origen,
naturaleza, 0 destino guarde relación con los intereses culturales
7
del Gobierno, tendrá que estar aprobada por el Director Ejecutivo
del Instituto de Cultura Puertorriqueña y la Oficina de Preservación
Histórica. Los Directores Ejecutivos le recomendarán a la
Comisión aquellos criterios y limitaciones especiales que entienda
que se deben adoptar en la adquisición de bienes para la Comisión
y sus componentes, con el propósito de salvaguardar los mejores
intereses culturales del Gobierno.
C. El Comisionado en coordinación con los Jefes de las Agencias
componentes tomarán la determinación de la forma de adquisición
que se habrá de utilizar para cada una de sus necesidades, tomando
como guÃa los siguientes:
1. Compras Directas Contra Contratos
Se podrán hacer compras directas contra los contratos
que se hacen a los licitadores agraciados de subastas
formales o informales y que tengan los contratos
vigentes a la fecha en que se va a efectuar la compra.
2. Compra especial de emergencia
La Comisión o sus componentes, podrán efectuar
compras de materiales, servicios y equipos necesarios
para su funcionamiento, mediante una orden de compra
directa al suplidor, siempre que se justifique tal
necesidad inmediata para poder continuar con prontitud
la realización de alguna de sus operaciones. Dicha
8
compra deberá contar con la autorización del
Comisionado.
3. Compras a Plazos
Una compra a plazos procede si se dan las siguientes
circunstancias:
a. El desembolso inmediato y completo de dicha
cuantÃa afectarÃa adversamente los intereses de la
Comisión y sus componentes.
b. Que el equipo 0 maquinaria adquirido requiera
reemplazo continuo conforme a las exigencias
modernas de tecnologÃa e informática.
C. Que sea la forma más conveniente de adquirir el
equipo dentro de las circunstancias existentes en ese
momento.
d. Las Compras a Plazo estarán limitadas por las tasas
de interés vigentes que inclusive, éstas no deben
exceder de la tasa legal prevaleciente en el mercado
establecida por el Secretario de Hacienda y/o el
Banco Gubernamental para transacciones privadas.
4. "Trade In"
a. Modalidad dentro de la compra, establecida por el
Derecho Angloamericano mediante la cual se
9
adquiere algo nuevo, por lo cual se paga en una de
las siguientes modalidades:
1. Pago Completo - Se entrega algo similar ya sea
nuevo o usado, previamente tasado 0
acreditándose el valor de la tasación al pago, y la
diferencia se satisface en dinero.
2. Pago a Plazos - AI momento de la transacción se
entrega la cosa nueva o usada cuyo valor de
tasación se acredita al precio total, y la diferencia
se satisface en pagos parciales por cantidades
previamente determinadas y acordadas por un
perÃodo especÃfico determinado. No se podrá
efectuar ningún "trade in" a plazos a menos que
medie, la aprobación de la Comisión.
b. La transacción de "trade in" procede bajo las mismas
condiciones establecidas para la permuta.
5. Permuta
Cuando una Agencia Componente entiende que para
sus mejores intereses debe y puede efectuar una
permuta, solicitará a la Comisión autorización para ello.
Dicha solicitud deberá contener una Justificación,
propósito, bienes a permutar y tasación y/o costos de los
bienes a permutarse.
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a. Se podrá efectuar adquisición mediante permuta
cuando se den una 0 más de las siguientes
condiciones:
1. El valor de tasación dado a la cosa sea razonable
de acuerdo a una tasación efectuada por un perito
en la materia.
2. Que el uso de la cosa dada en precio haya sido
descontinuado por la Comisión y sus
componentes, o no le sea de utilidad (ha
transcurrido su vida útil).
3. Que el Comisionado entienda que la transacción
sea beneficiosa a los Jefes de Agencia.
6. Arrendamiento
a. Los arrendamientos de bienes o servicios se hacen
conforme los mismos procedimientos que se utilizan
para las compras. En aquellos casos en que haya un
contrato vigente con la Comisión y sus componentes
para ofrecer el servicio o proveer el bien, las agencias
procurarán éstos mediante la expedición de órdenes
por parte del Comprador, siguiendo el mismo trámite
para las compras directas establecido en este
Reglamento; excepto que en el caso de servicios, las
órdenes se titularán "Ordenes de Servicio".
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b. En aquellos casos de arrendamiento en que no medie
un contrato otorgado por la Comisión y sus
componentes, si la cuantÃa involucrada no excede de
los limites para el Comprador se procederá con la
Subasta Informal para la cuantÃa envuelta conforme
se establece en este Reglamento.
C. Los casos en que exceda de los limites de cuantÃa
autorizados al Comprador, se someterá una solicitud
proveyendo el número de unidades o cantidad de
bienes solicitados por los tipos y descripción de estos
servicios solicitados y la justificación para el
arrendamiento.
d. La evaluación de la solicitud se hará para determinar
si el equipo, maquinaria 0 vehÃculo, servicio
solicitado, en términos de tiempo no justifica la
inversión requerida si se adquiere por compra.
7. Donación
Las donaciones se tramitan conforme el procedimiento
establecido en el Reglamento adoptado en virtud de la
Ley Núm. 16 de 7 de diciembre de 1989.
8. Transferencias
La Comisión y sus componentes pueden adquirir bienes
muebles por transferencias de tÃtulo o posesión de éstos
12
de acuerdo a disposiciones de leyes que proveen para la
transferencia de éstos al Gobierno.
ArtÃculo
8.
Estructura Organizacional, Funciones y Responsabilidades
- Comisionado 0 su representante autorizado
- Coordinador de la Oficina de Administración y Compras de la
Comisión
- Jefe de las Agencias Componentes
- Director de Compras de las Agencias Componentes
- Delegado Comprador
- Oficiales Receptores
A. La Oficina de Administración y Compras de la Comisión es la unidad
central responsable de orientar y brindar consejerÃa a los Directores
de las Divisiones de Compras de las Agencias componentes en
cuanto a la adquisición de bienes y servicios y todo lo relacionado a lo
que se refiere a dicha materia.
B. La Oficina de Administración y Compras realizará las siguientes
funciones:
1. Asesorar a los Directores de Compras de las Agencias
Componentes en la selección de equipo, materiales 0 servicios no
profesionales necesarios.
2. Desarrollar, conjuntamente con las agencias componentes, a
través de la Junta Reguladora, las especificaciones necesarias
para la compra de equipo, materiales y servicios no profesionales.
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3. Desarrollar un plan de compras anual, semestral o mensual, que
considere las necesidades estimadas en cuanto a materiales,
equipos, servicios, obras, medicamentos y alimentos para todas
las agencias componentes y áreas de servicios.
4. Orientar sobre las actividades de compras relacionadas con la
adquisición y venta de artÃculos y materiales que no estén en
inventario o que sean de uso esporádico, asà como la compra de
toda clase de equipos, instrumentos, vehÃculos y otros, donde se
utilizará la modalidad de compra que aplique.
5. Orientar sobre las actividades relacionadas con la venta y forma
de disposición de la propiedad de la Comisión y sus Agencias
Componentes, 0 cualquier otra agencia que se someta a su
jurisdicción.
6. Participar en las distintas fases de administración, control, manejo
y fiscalización de las entregas de los suministros y equipos
ordenados para garantizar que los proveedores cumplan con sus
responsabilidades y obligaciones.
7. Evaluar continuamente las condiciones, particularidades y
cambios en el mercado.
8. Integrar eficientemente la actividad de adquisición y disposición de
todas las áreas que intervengan con la función de compras en las
Agencias Componentes a través de la estructura aquà delineada.
9. Preparar el informe Anual de las compras efectuadas.
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10. Mantener los expedientes de los delegados y subdelegados
compradores que sean nombrados en las Agencias Componentes.
C. Las funciones de los Directores de las Divisiones de Compras serán
las siguientes, entre otras:
1. Velar porque el personal esté debidamente adiestrado.
2. Mantener informado a los Compradores de toda la actividad de
compra, de todos los contratos vigentes y de todas las normas
pertinentes a su gestión de compra.
3. Someter a los compradores copia completa de todos los
contratos vigentes de suerte que éstos tengan su información al
dÃa.
4. Ofrecer asesoramiento constante en casos de consultas
verbales o escritas de los Compradores.
5. Fiscalizar que las operaciones de compras se lleven a cabo
correctamente. Hacer intervenciones en los trabajos o fuera del
ámbito de los Compradores o subdelegados.
6. Someter al Departamento de Hacienda inmediatamente
después que las personas nombradas se registren, el original
de la tarjeta de Registro, firmada por el Comprador
correspondiente.
7. Revisar y cotejar periódicamente sus listas con la información
del Departamento de Hacienda para asegurarse de que
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coincidan. Ese cotejo de listados se hará aunque no se hayan
hecho nombramientos.
8. Realizarán toda función inherente al proceso de adquisición.
D. Las funciones del Delegado Comprador serán las siguientes entre
otras:
1. Por la presente se crea la figura del Delegado Comprador con
aquellas funciones, deberes y poderes que se señalan en este
Reglamento. Cada Jefe de las Agencias componentes
nombrará de entre sus empleados uno o varios Delegados
Comprador, conforme sus necesidades.
2. Analizar y evaluar toda solicitud de compra conforme las
directrices que a esos efectos disponga el Comisionado y sujeto
a lo dispuesto en este Reglamento.
3. Cumplir con todas las normas y directrices que emitan el
Comisionado, el Secretario de Hacienda, la Oficina del
Contralor y la Oficina Gerencia y Presupuesto.
4. Supervisar a los subdelegados compradores de su Agencia.
5. En aquellas agencias en que los subdelegados compradores
estén ubicados en regiones geográficas fÃsicamente separadas
de la Comisión 0 de las Agencias Componentes, los Delegados
Compradores vienen obligados a supervisar y velar por el
adecuado procesamiento de las compras en cada región.
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6. Señalará por escrito a los subdelegados cuando violen
cualquier limitación impuesta.
7. Someterán los informes relacionados con sus actividades de
compras, de ser requerido por la Comisión, Agencia
componente 0 cualquier otra entidad.
E. Las funciones del subdelegado comprador serán las siguientes entre
otras:
1. Se expedirán nombramientos a subdelegados compradores en
la Comisión y en aquellas agencias que por su volumen de
trabajo o complejidad sea fÃsica y materialmente imposible
para una sola persona efectuar las funciones de Comprador
según establecidas en este Reglamento. Se nombrarán por el
Comisionado y a petición de los jefes de las Agencias
Componentes, cuantos subdelegados compradores sean
necesarios para el buen funcionamiento del sistema de
compras en la Comisión 0 Agencias Componentes.
2. Colaborará con el delegado comprador en las gestiones de
compra.
3. Realizará cualquier otra función que le sea asignada.
F. Las funciones del Coordinador de la Oficina de Administración y
Compras serán las siguientes entre otras:
1. La Comisión facilitará, colaborará y coordinará la adquisición de
bienes, obras y servicios para las agencias componentes.
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2. Facilitar la adecuada supervisión de los subdelegados
compradores por el delegado comprador, asà como establecer
los mecanismos para facilitar las funciones de todos los
Compradores. El jefe de cada Agencia componente será
responsable de que las compras en su Agencia se realicen en
armonÃa con esta reglamentación.
3. Velar porque ningún empleado 0 funcionario emita órdenes de
compra hasta tanto se le nombre comprador por el
Comisionado.
4. Velar porque sus oficiales pagadores 0 cualquier otro
funcionario, no efectúe pago sobre órdenes de compra emitidas
por personas que no tienen nombramiento de Comprador O
teniéndolo se exceda de la cuantÃa autorizada.
5. Planificar sus solicitudes para que puedan ser efectuadas
conforme a con las disposiciones de este Reglamento y de
todas las otras normas vigentes sobre la materia.
6. Crear programas cuyos términos no conflijan con los ya
establecidos para tramitar las convocatorias y adjudicaciones
de modo que se eviten situaciones de emergencia que obliguen
a obviar el trámite de subasta formal.
7. Tramitar sus solicitudes lo más eficiente y rápido posible para
evitar negligencias, dilatación u olvido administrativo que
18
redunde en perjuicio económico para la Comisión y sus
componentes.
8. Estar disponibles para someter cualquier informe que le sea
requerido.
ArtÃculo
9.
Procedimiento para Nombramiento de Delegado y
Subdelegado Compradores
A. El Comisionado motu propio, 0 los jefes de las Agencias
Componentes recomendarán de sus empleados aquéllos que
reúnan los requisitos para que se les expida nombramiento de
Delegado Comprador o de subdelegado comprador. El Jefe de
Agencia enviará la solicitud al Comisionado utilizando el
formulario provisto para ello.
B. AI este hacer su nombramiento, el Comisionado O el Jefe de la
Agencia tomará en consideración to siguiente:
1. Puesto 0 cargo que ocupe la persona en el gobierno.
2. Funciones que desempeña.
3. Necesidad del nombramiento para desempeñar sus
funciones como Comprador.
4. Horas laborables que estará efectuando funciones de
compras.
5. Capacidad y conocimiento de la persona seleccionada
para comprar a nombre de la Comisión o de la Agencia.
6. Adiestramientos.
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7. Poseer diploma de cuarto año de escuela superior.
C. Una vez se reciba la solicitud, el Comisionado o su
representante la estudiará sujeto a las necesidades de cada
Agencia. Si el candidato cumple con los requisitos mÃnimos
establecidos en este Reglamento le notificará al jefe de la
Agencia la aceptación del candidato y la fecha en que
comenzará el próximo adiestramiento para Compradores en el
cual se haya inscrito, señalándose la fecha, sitio y hora para
ello, 0 la dispensa del mismo. Si el candidato no reúne los
requisitos mÃnimos, se denegará el nombramiento
automáticamente. Se le notificará al Jefe de la Agencia y este
deberá recomendar otro candidato.
D. Una vez confirmados, tomarán el adiestramiento. El
adiestramiento básico para los candidatos a Compradores
estará dividido en dos (2) etapas: Conferencias y Prácticas. La
asistencia a los adiestramientos será compulsoria y será
obligación de las Agencias Componentes velar por la asistencia
de sus empleados a todas las fases del adiestramiento.
E. El Comisionado expedirá nombramiento oficial a la persona que
haya aprobado ambas fases del adiestramiento, que haya
asistido a todas las conferencias y haya demostrado en las
prácticas su capacidad para el cumplimiento de las funciones,
obligaciones y deberes que conlleva el nombramiento.
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1. Se registrará su firma y se le entregarán los documentos
acreditativos de su nombramiento como delegado
comprador o subdelegado comprador según sea el caso.
2. Los documentos acreditativos del nombramiento oficial se
distribuirán de la manera siguiente:
a. A la persona nombrada.
b. AI jefe de la Agencia Componente.
C. Al Secretario de Hacienda.
d. AI expediente de personal del seleccionado.
e. AI Coordinador de la Comisión.
3. Se le entregará su identificación y el original del Certificado
de Adiestramiento al empleado. Fotocopia del mismo irá al
expediente del empleado y a los lugares antes
mencionados.
F. El nombramiento del Comprador tendrá vigencia por el perÃodo
de tiempo que el Jefe de Agencia determine.
G. El Comisionado podrá revocar el nombramiento a cualquier
Comprador cuando se de una de las causas siguientes:
1. Que no hubiere desempeñado su deber con eficiencia,
según la ley, los reglamentos y demás normas que regulan
su actividad cuando asà lo entienda el Comisionado.
2. Que el Jefe del Departamento Programa lo solicite.
3. Que el Comisionado lo determine por otras circunstancias.
21
ArtÃculo
10. Registro de Licitadores
A. Se crea un Registro de Licitadores que estará clasificado de acuerdo
al bien, obra o servicio que ofrezca cada licitador. La Oficina de
Administración y Compras tendrá a su cargo mantener dicho Registro.
Este Registro se adopta con varios propósitos a saber:
1. Abaratar los costos que una subasta formal conlleva,
estableciendo el sistema de convocatoria por invitación en vez
de la convocatoria por periódico, garantizándose la publicidad
mediante la convocatoria anual a licitadores para su inclusión
en el Registro.
2. Publicar, y hacer que se cumpla con las formalidades,
requisitos y obligaciones que establece este Reglamento, en
cuanto a los licitadores, garantizando que en la Comisión
solamente se contrate con aquellos licitadores que hayan
cumplido con los requisitos establecidos.
3. Evaluar al licitador que posiblemente hará contrato con la
Comisión, a los fines de asegurarse que se establecerá una
relación contractual con personas de solvencia moral y
económica, que en su dÃa cumplirán cabalmente los términos
de los contratos.
4. Asegurar que a todo licitador se le exijan los mismos requisitos
para licitar, evitando asà el discrimen y el favoritismo.
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5. Velar porque cada licitador cumpla real y efectivamente con los
requisitos necesarios para validar la contratación en la
Comisión, de suerte que a un mismo licitador no se le exija en
varias ocasiones durante un mismo perÃodo, el cumplimiento de
los requisitos de forma.
B. Para ser incluido en el Registro, el licitador interesado deberá
demostrar su solvencia para hacer cumplir su oferta. Para ello,
suministrará cuando proceda, la información siguiente:
1. Anualmente someter un informe financiero certificado por un
Contador Público Autorizado.
2. Referencia bancaria y comercial que incluya el término y tipo de
relación con la entidad.
3. Si tiene exención contributiva, copia del Decreto.
4. Someter el Certificado de Incorporación
a) En los casos en que la corporación sea una extranjera
deberá presentar, además, la certificación del Secretario de
Estado que evidencia que dicha corporación está
autorizada a efectuar negocios en Puerto Rico y que ha
cumplido con todas las disposiciones legales; asà como el
nombre y dirección de su agente residente.
b) Independientemente de que sea extranjero o no, deberá
notificar los nombres de los miembros de la Junta de
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Directores y sus direcciones y si ha sido convicta 0 no de
violar alguna disposición de ley.
5. Lista de los contratos 0 ventas que ha tenido en los últimos
cinco (5) años con las agencias, corporaciones, y municipios
del Gobierno Estatal o del Municipal.
6. Lista de los contratos 0 ventas que ha tenido en los últimos dos
(2) años con la empresa privada, si es necesario.
7. Certificación bajo juramento de que no ha tenido que responder
por incumplimiento de contrato por parte suya en los últimos
cinco (5) años, bien sea mediante sentencia de un Tribunal o
resolución administrativa.
8. En los casos en que la persona interesada quiera acogerse a
los beneficios de la "Ley de Preferencia, deberá suministrar
copia de la certificación de la Junta de Preferencia conforme a
las disposiciones de la Ley Núm. 103 de 24 de junio de 1977,
según enmendada, y los reglamentos adoptados al amparo de
ésta.
9. Descripción detallada de los bienes, obras 0 servicios que
ofrece, 0 interesa.
10. Experiencia y años de servicios de establecida.
11. Copias de las patentes, permisos y autorizaciones que tienen
para operar negocios y que sean necesarios para la venta de
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sus productos, la prestación de sus servicios 0 la ejecución de
obras.
12. Pólizas y seguros que tienen vigente y sus cubiertas.
13. Certificados de los Departamentos de Salud Federal y Estatal,
según sea el caso.
14. Se someterá la firma de la persona que esté autorizada a hacer
negocios.
15. El Comisionado podrá, a su discreción, solicitar información
adicional que estime necesaria.
16. Póliza de Responsabilidad Pública.
17. Póliza del Fondo del Seguro del Estado.
18. Certificación de Deuda Contributiva del Departamento de
Hacienda. (Contribución sobre Ingreso).
19. Cuota Anual por la cantidad que el Comisionado establezca en
cheque certificado a nombre del Secretario de Hacienda.
C. El ingreso al Registro dependerá de la evaluación y determinación que
haga el Comisionado 0 su representante autorizado.
D. El Comisionado podrá adoptar un Registro de Licitadores de
cualquiera agencia componente.
1.
Las solicitudes se distribuirán en la agencia personalmente o
enviándolas por correo a los que la soliciten.
AI momento de recibirse la solicitud, se verificará que esté
completada totalmente y que venga acompañada de los
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documentos que se requieren. En caso que estos no se
hayan incluido, se le comunicará a la persona interesada y se
le solicitará la información o documentación que falte. Una
vez completado este procedimiento se referirá al Jefe de la
Agencia para que sea archivada en su expediente
correspondiente.
2. El Comisionado 0 su representante autorizado evaluará las
solicitudes ante su consideración.
3. El Comisionado o la persona que éste delegue resolverá la
inclusión del licitador en el Registro dentro de los próximos
quince (15) dÃas de recibir el expediente.
4. Se notificará al licitador interesado, la decisión del
Comisionado dentro de los cinco (5) dÃas después de su
inclusión por el medio más conveniente en el formulario
provisto para ello.
5. Cuando el Comisionado deniegue el ingreso de un licitador al
Registro, éste podrá solicitarle su reconsideración dentro de
los próximos cinco (5) dÃas calendarios de recibir dicha
notificación.
Los licitadores incluidos en el Registro tendrán que cumplir con las obligaciones
siguientes:
1. Mantener al dÃa la información suministrada, para la
consideración de su inclusión en el Registro.
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2. Mantener al dÃa una fianza de licitación de acuerdo al asunto de
las subastas en las que interesa participar por el monto que el
Comisionado fije. Esta póliza puede ser obviada, si en su lugar
la persona opta por prestar una fianza de licitación individual
por cada subasta en la que participe.
3. Mantener vigente una póliza de responsabilidad pública por el
monto que fije el Comisionado.
E. Todo licitador registrado tendrá derecho a:
1. Que se le invite a subasta, que se convoque sobre el renglón 0
rengiones para el cual se haya registrado.
2. Que se incluya su nombre en el Registro Oficial de Licitadores
que el Comisionado circulará entre los Delegados
Compradores.
3. Que se le invite a todo seminario, conferencia 0 adiestramiento
especial que ofrezca la Comisión, o la agencia relacionado con
compras y subastas, cuando ello proceda, siempre y cuando e
licitador cubra el costo proporcional de su participación en la
actividad.
F. El Comisionado establecerá el sistema de uso y control del Registro.
G. Luego de establecerse el Registro, el Comisionado publicará las listas
de Licitadores Registrados por renglones, 0 actualizará éstas y las
distribuirá entre las agencias peticionarias de la Comisión.
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H. La Oficina de Administración y Compras viene obligada a invitar a no
menos de un diez por ciento (10%) del Registro de licitadores para
participar en las subastas.
I. Todo Comprador que emita órdenes de compra como consecuencia
de una subasta formal, solamente podrá expedir éstas a los licitadores
registrados en las listas oficiales, excepto que el bien solamente sea
distribuido fuera de Puerto Rico, sea único suplidor o que se trate de
una compra de emergencia.
J. En aquellas áreas geográficas donde el licitador registrado no puede
hacer sus entregas, la compra se podrá hacer con los licitadores
disponibles en dichas áreas.
K. Cuando se convoque una subasta para cuyos renglones no hubiese
licitador alguno registrado, se procederá mediante convocatoria por
periódico, 0 por cualquier otro medio de comunicación. En las
instrucciones del pliego de dicha subasta, se advertirá a los licitadores
que tendrán que cumplir con los requisitos que el Comisionado
establezca, como obligatorios para todo licitador previo a evaluar sus
ofertas.
L. Cuando un licitador que no esté registrado comparezca con una
cotización, la Junta no deberá rechazarlo por este motivo y se le darán
diez (10) dÃas calendario, desde la apertura de la subasta, para que
someta todos los documentos requeridos, para poder ser incluido en el
Registro de Licitadores.
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M. De invitarse al licitador por tres (3) ocasiones y éste no comparecer,
ni presentar una excusa razonable, quedará eliminado
automáticamente y se le aplicará lo expuesto en los subincisos 1 al 4
del inciso (o) que antecede.
N. Cualquier persona interesada en ingresar al Registro de Licitadores
que suministrare información fraudulenta, engañosa, 0 negligente; o
todo funcionario o empleado que al evaluar las solicitudes con
conocimiento y maliciosamente someta información fraudulenta o
engañosa, probado el hecho, previa vista a tales efectos se
considerará incursa en violaciones a este Reglamento y se le
impondrá una o varias de las penalidades que se detallan a
continuación, según sea el caso:
1. En el caso de empleados o funcionarios del Gobierno, se someterá
un informe al Comisionado para la sanción adecuada, conforme las
disposiciones de la "Ley de Personal del Servicio Público de Puerto
Rico", Ley Número 5 de 14 de octubre de 1975, según enmendada,
y las leyes aplicables a las agencias que componen la Comisión.
2. Inhabilitado para participar en las subastas por un perÃodo no
menor de dos (2) años ni mayor de diez (10) años a discreción de
la Comisión.
3. Ejecución de la fianza.
4. Someter su caso al Departamento de Justicia para su
procesamiento criminal 0 reclamación civil, según sea el caso.
29
ArtÃculo
11.
Formas de adquirir Bienes, Obras y Servicios
A. Subasta Informal
Procedimiento que se utiliza cuando la transacción de adquisición que
se va a efectuar está exenta de tramitarse mediante subasta formal
por razón de la cuantÃa, sujeto a lo siguiente:
1. Si se trata de adquirir bienes 0 servicios y la cuantÃa es de
$25,000.00 o menos, excepto cuando se trate de servicios anexos
a la construcción la cuantÃa podrá ser de $10,000.00 o menos, o
que aplique alguna excepción en este reglamento.
2. AI utilizar este procedimiento, el Comprador se asegurará de
garantizar la competencia adecuada reclutando el mayor número
de licitadores, los cuales no deben ser menos de tres (3), mientras
sea posible, beneficiando asà los mejores intereses de la Comisión.
3. Una vez que el Comprador haya determinado que se procesará la
solicitud mediante el Procedimiento de Subasta Informal, viene
obligado a tramitarla conforme una de las modalidades que por la
presente se establecen:
a. Desde $0.01 hasta $4,000.00. Se efectuarán mediante
solicitud de cotización escrita 0 verbal que podrá solicitarse a
una sola firma vendedora si los precios cotizados se
consideran razonables en comparación con el costo corriente
de los suministros en el mercado local. Siempre que fuere
factible deberá establecerse competencia razonable en
30
compras que exceden los $800.00, según se dispone más
adelante.
b. Desde $4,000.01 hasta $12,000.00. Se efectuarán mediante
solicitud de cotización escrita o verbal de no menos de tres (3)
oferentes, si los hubiese en el mercado. Cuando los artÃculos
que se ordenen vayan a ser entregados luego de 30 dÃas a
partir de la fecha de la orden, requerirá del proveedor que
confirme por escrito su oferta.
C. Desde $12,000.01 hasta $25,000.00. Dichas compras
requerirán una solicitud de cotización escrita de por lo menos
tres (3) oferentes, si los hubiese en el mercado, mediante la
forma impresa denominada "Invitación a Subasta Informal". El
objetivo consiste en lograr obtener una competencia razonable
que permita conseguir el mejor precio.
4. La unidad que genera la solicitud en la agencia, completará el
formulario provisto para ello asegurándose de incluir la información
siguiente:
a. Especificaciones
b. Condiciones
C. Propósito
5. Al recibir la solicitud, el Comprador la revisará, aprobará y
procesará y abrirá el correspondiente expediente de subasta
informal.
31
6. El Comprador seleccionará del Registro de Licitadores de la
Comisión, aquéllos que de acuerdo a la necesidad del momento
sean más prácticos.
7. El Comprador deberá suministrar en forma idéntica a cada licitador,
las especificaciones y condiciones que se solicitan y el término
dentro del cual tendrán que hacer sus ofertas para que sean objeto
de consideración.
8. Los licitadores podrán hacer sus ofertas simultáneamente a la
solicitud o posteriormente por teléfono, dentro del tiempo
establecido por el Comprador, el cual será igual para todos.
9. Una vez que haya prescrito el término fijado por el Comprador
para hacer las ofertas, éste procederá a adjudicar.
10. Utilizando para ello el formulario provisto por la Comisión,
desglosará las ofertas recibidas la información solicitada en el
formulario.
11. El Comprador adjudicará la Subasta Informal a favor del licitador
que someta oferta responsable dentro de las especificaciones,
términos y condiciones solicitados, siempre que ésta constituya
una fuente segura de abastos.
12. El Comprador certificará la adjudicación que haga, utilizando para
ello, el formulario oficial provisto por la Comisión.
13. Una vez que el Comprador notifique por teléfono la adjudicación a
su favor, el licitador agraciado tendrá que confirmar su aceptación
32
antes de la entrega de la orden de compra la cual podrá emitirse
simultáneamente con la notificación de adjudicación.
B. Mercado Abierto
1. Adquirir mediante mercado abierto procede cuando el bien, la obra
o el servicio que vaya a adquirirse esté exento por ley 0 reglamento
de obtenerse mediante subasta formal por razón de cualquier
causa que no sea la cuantÃa, en cuyo caso el procedimiento es de
subasta informal.
2. Si se desea adquirir un bien, obra 0 servicio para el cual existe un
contrato y orden de compra vigente, pero el contratista se negare a
cumplir con su parte, se procederá a la adquisición por mercado
abierto. SI el precio pagado excede al precio del contrato, el
contratista que se niega a cumplir deberá reembolsar a la Comisión
o al Departamento, asi como cumplir con cualquier penalidad que
proceda.
3. Para determinar cuál de las modalidades establecidas en este
Reglamento habrá de seguirse al adquirir en mercado abierto, se
atenderá a la causa, sujeto a lo siguiente independientemente de la
cuantÃa envuelta.
a. Los fondos asignados para las compras estén en alto riesgo de
perder su vigencia.
b. Procedimiento para Emergencia se utilizará este
procedimiento cuando se dé una situación de emergencia.
33
C. Procedimiento para Unica Fuente - se utilizará este
procedimiento cuando lo que se vaya a adquirir solamente
pueda proveerse por una persona o entidad.
d. Procedimiento con Gobiernos - se utilizará este procedimiento
cuando se vaya a adquirir del Gobierno de Puerto Rico,
Gobierno de los Estados Unidos de América o del Gobierno de
otro paÃs extranjero.
e. Procedimiento en Precio MÃnimo - se utilizará este
procedimiento cuando lo que se quiera adquirir tenga fijado un
precio mÃnimo por alguna autoridad gubernamental.
f. Procedimiento Servicio Unipersonal - cuando lo que se vaya a
adquirir, sea la prestación de un servicio a ser provisto por una
sola persona.
g. Procedimiento para el Servicio Multipersonal - cuando to que se
vaya a adquirir sea la prestación de cualquier servicio a
proveerse por personas jurÃdicas, grupos o entidades que
dependerán de más de una persona a la vez, o de varias
personas en actividades relacionadas en cadena prestando
diferentes servicios.
h. Procedimiento por Disposición de Ley - cuando exista una ley
que establezca un procedimiento especial para la transacción
especÃfica de que se trate o por las circunstancias relacionadas.
34
i. Procedimiento por Incumplimiento de Contrato u la Orden de
Compra - cuando exista un contrato u orden de compra vigente
para lo que se solicita y el contratista se negare a entregar el
bien, ejecutar la obra 0 prestar el servicio bajo los términos y
condiciones de dicho contrato.
4. Las compras al Unico Suplidor o la Unica Fuente de Abastos, es
una modalidad de las compras en Mercado Abierto que se sigue
cuando en el momento determinado que se necesita el bien, la
obra 0 el servicio solamente las puede proveer un licitador 0
solamente se encuentre licitador fuera de Puerto Rico. Proceden
en los casos siguientes:
a. Cuando solamente hay un licitador registrado en el Registro de
Licitadores.
b. Cuando los licitadores solo existan fuera de Puerto Rico
C. Cuando el Registro esté desierto y solamente haya un
proveedor disponible en el mercado y éste reúna los requisitos
exigidos a los licitadores.
d. Cuando, aunque haya varios licitadores registrados para el
lugar y momento que se desea, solamente hay un proveedor
dispuesto a cotizar.
e. Cuando se refiera a reparaciones (excepto piezas automotrices).
5. Las compras al Gobierno de Puerto Rico, de los Estados Unidos de
América 0 de cualquier otro pais extranjero solamente se
35
efectuarán mediante la modalidad del procedimiento de mercado
abierto aquà establecido.
6. El procedimiento de emergencia es la modalidad del mercado
abierto que se sigue en los casos de emergencia se obviará el
trámite de subasta y se procederá mediante el procedimiento
siguiente:
1. La agencia peticionaria tendrá que someter al Comisionado,
una justificación acreditiva de la emergencia. Dicha justificación
constará de tres (3) partes:
a. Se señalará qué ocasiona la emergencia: si fue un acto de
la naturaleza, de vandalismo 0 negligencia o de alguna
situación imprevisible y que especifica el acto, fecha, hora y
lugar.
b. Se indicará el daño ocasionado o por ocasionarse
señalando especÃficamente qué está en peligro y las
razones que el jefe de la agencia tiene para llegar a esa
conclusión indicando expresamente cómo se afectan los
servicios que presta la Comisión o el Gobierno a través de
su agencia.
C. Certificación del Jefe de la Agencia de que le consta la
existencia y efecto adverso de la emergencia.
2. Cuando la emergencia sea ocasionada por un acto previsible
de la naturaleza pero inevitable que ponga en peligro la vida, la
36
salud, la seguridad del pueblo 0 los servicios que presta la
Comisión o el Gobierno, 0 fuera ocasionada por vandalismo, el
jefe de la agencia peticionaria podrá autorizar a su Delegado
Comprador a proceder con la compra, irrespectivamente de la
cuantÃa. Esta determinación la notificará inmediatamente, al
Comisionado. Tan pronto las circunstancias lo permitan,
someterá por escrito su justificación al Comisionado.
7. AI adquirir bienes, obras 0 servicios declarados de lujo, se solicitará
la aprobación del Comisionado. La solicitud de aprobación deberá
venir acompañada de una certificación del jefe de la agencia, en la
que deberá constar lo siguiente:
a. Las razones por la cuales se le debe autorizar a adquirir la obra,
bien o servicio de lujo.
b. Funcionario 0 empleado que tendrá uso 0 control directo del
bien, programa que se beneficiará del servicio o la obra y el
funcionario o empleado que administrará la obra o el servicio.
C. Uso o destino especÃfico.
d. Explicación de por qué no se puede adquirir algo similar que no
sea de lujo.
d. Forma en que se beneficiará el Gobierno de Puerto Rico al
adquirir lo solicitado.
C. Subasta Formal
37
Procedimiento que se utiliza cuando la transacción de adquisición que
se va a efectuar exceda la cuantÃa de $25,000.01, conforme a lo
estipulado en este Reglamento.
1. El Pliego de la Subasta, tendrá que contener cuatro (4) asuntos,
los cuales podrán estar contenidos en dos (2) 0 más
documento: el Aviso, las Instrucciones, las Especificaciones y
las Condiciones.
2. Las instrucciones serán las guÃas que se ofrecerán a los
licitadores para indicarles como preparar y presentar sus
ofertas. La Oficina de Administración y Compras las adoptará y
publicará en cada procedimiento. Se basarán en las
disposiciones establecidas en las normas que rigen la
adquisición, venta y los procedimientos en la Comisión que
serán las siguientes:
a. Instrucciones Generales que contendrán disposiciones
sobre modo de preparar y de entregar las ofertas y los
requisitos que deben reunir los licitadores y otros.
Contendrán disposiciones de como efectuar las ofertas,
tales como, modo de prepararlas, de entregarlas, y otras, y
los requisitos que deben reunir los licitadores y
disposiciones establecidas en Reglamento, y otras normas
que rigen el procedimiento de subastas, o los contratos de
adquisición o venta con la Comisión que el Comisionado
38
señale son necesarios 0 convenientes para asegurar su
eficaz cumplimiento por parte de los licitadores.
b. Instrucciones Especiales que serán advertencias o
señalamientos especiales que se harán a los licitadores,
indicándole cambios, sugerencias 0 incidencias de errores y
otros asuntos que la Junta 0 el coordinador entienda
necesario señalar a los licitadores 0 el Comisionado interese
que sean incluidas en las ofertas.
c. Las instrucciones serán similares para todos los licitadores
en una subasta y serán preparadas por la Oficina de
Administración y Compras de la Comisión. Para asegurar
que sean similares, se adoptarán formalmente en un
formulario oficial.
d. La Oficina tendrá la obligación de asegurarse que en todas
las subastas que se han de convocar, se incluyan las
Instrucciones Generales y las Instrucciones Especiales
correspondientes.
3. Las especificaciones de una subasta son el conjunto de
caracterÃsticas de cada uno de los bienes, obras O servicios que
se soliciten pueden ser de dos (2) clases:
a. Especificaciones modelo - son el conjunto de caracterÃsticas
fÃsicas, funciones, estéticas y de calidad de cada uno de los
productos, materiales, equipo, obra o servicios que se
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solicitan, y que estarán contenidas en la parte descriptiva de
to solicitado en el Pliego y claramente identificado como
"Especificaciones". Bajo ningún concepto se podrá alterar
ninguna especificación modelo sin la aprobación de la Junta
Reguladora. Solamente se podrá solicitar reconsideración
mediante petición ante la propia Junta Reguladora conforme
el procedimiento que se establecerá adelante en este
Reglamento.
b. Especificaciones especiales - se redactarán cuando para un
bien, obra 0 servicio solicitado no se haya adoptado
especificación modelo o las que han sido aprobadas no se
adopten a lo solicitado. Tendrán que cumplir con los
requisitos federales y estatales mÃnimos de seguridad y
calidad y serán usadas únicamente en la subasta especÃfica
para la cual se redacten.
C. Las especificaciones especiales se identificarán en el pliego
de la subasta.
4. Las condiciones de una subasta son los términos bajo los
cuales se interesa que se entregue el bien, se ejecute la obra 0
se preste el servicio. Tendrán que estar basadas en las normas
que regulan la adquisición en la Comisión. AI hacer su solicitud
la agencia peticionaria seleccionará aquellas disposiciones
40
aplicables al asunto objeto de la solicitud y será responsable de
incluirlas. Hay varias clases de condiciones:
a. Condiciones Generales - son aquellas basadas en las
normas sobre adquisición o disposición que necesite la
agencia. Tendrán que estar incluidas siempre en todo
Pliego de Subasta, pero podrán variar en detalles
dependiendo del asunto de la subasta. Tratarán sobre los
asuntos siguientes:
1. GarantÃas de Licitación ("Bid Bond")
2. Fianza ("Performance Bond")
3. Marcas ("Trademarks")
4. Modelo
5. Muestras
6. Certificado de Inspección
7. Calidad de Envases
8. Contenido y peso
9. Fecha de Entrega
10. Almacenaje
11. Cualquiera otra condición que sea necesaria
12. Cualquier otro requisito que el Jefe de la Agencia estime
necesario para salvaguardar los mejores intereses de la
Comisión.
41
b. Condiciones Especiales - serán aquellas que se
establezcan dependiendo del bien, la obra D el servicio que
se adquiere o dispone y que a base de la experiencia
evaluando, adjudicando o administrando contratos, se
concluya que en determinadas circunstancias procede que
se adopten.
c. Condiciones Particulares - - variarán en cada partida de la
subasta dependiendo de las necesidades especÃficas de la
agencia peticionaria.
D. Procedimientos Especiales
1. Desde $0.01 hasta $500.00
Se utilizará el método de Caja Chica ("Petty Cash") si está
disponible, de acuerdo con el procedimiento especial en vigor para
estos pagos 0 de lo contrario se podrá emitir una orden de compra
directa al suplidor. La Comisión 0 sus agencias componentes
deberán solicitar el adelanto de efectivo de la caja Chica al Director
de Finanzas de su Agencia y someterá posteriormente los
comprobantes de compra para completar el expediente. No se
patrocinará el reembolso de dinero por concepto de productos y
servicios comprados con fondos personales, excepto cuando sea
necesario y conveniente para los mejores intereses de la Comisión.
Bajo este procedimiento, no se requerirá el trámite de cotizaciones.
42
ArtÃculo
12.
Condiciones Generales Compulsorias
A.
Por la presente se establecen las siguientes Condiciones Generales
como condiciones compulsorias a ser incluidas en todos los Pliegos
de Subastas, según el asunto objeto de la subasta. La Oficina de
Administración y Compras viene obligada a señalar, descubrir,
detallar y explicar claramente la manera de cumplir con cada una de
estas condiciones.
1. GarantÃa de Licitación
La garantÃa de licitación será un respaldo provisional que
presentará el licitador con el propósito de asegurarle al
comprador que habrá de sostener su oferta durante todo el
procedimiento de la subasta. Esto incluye desde la fecha de la
apertura hasta la emisión de la orden de compra o la firma del
contrato cuando este sea el caso. La garantÃa de licitación se
prestará a favor de la Comisión en una de las formas siguientes:
a. Cheques certificados.
b. Giros postales; o bancarios.
C. Bonos del Gobierno de los Estados Unidos o del Gobierno de
Puerto Rico 0 de alguna de sus corporaciones públicas.
d. Certificados de ahorros.
e. Fianzas de seguros ("Bid Bond") expedidas por compañÃas de
seguros autorizados a hacer negocios en Puerto Rico.
43
f. Respaldo de otra persona 0 entidad que obligue sus bienes
en colateral por el licitador mediante cualquiera de las formas
señaladas en los apartados anteriores.
2. La garantÃa de licitación podrá prestarse en una de las dos (2)
ocasiones siguientes:
a. En el momento de presentar la oferta.
b. Anualmente mediante una suma global al momento de
inscribirse en el Registro. Esta cantidad tendrá que cubrir
siempre la totalidad de una 0 todas las subastas que estén
respaldando en ese momento.
3. La cuantÃa de la garantÃa de licitación dependerá del tipo de
subasta de que se trate. El Comisionado podrá aumentar o
disminuir la cuantÃa de acuerdo a su criterio en beneficio de la
Comisión.
4. La garantÃa de licitación prestada en dinero, cheque certificado,
giro postal o giro bancario por licitadores no agraciados, le será
devuelta a su legÃtimo dueño después de efectuarse la
notificación de adjudicación, excepto que en las subastas de
venta se retendrán las de los tres (3) más altos y en las que se
haya impugnado la adjudicación, se retendrá la del postor
agraciado y la del que impugna, hasta que se formalice el
contrato.
44
a) Si la adjudicación fuere revocada por la Junta de Revisión, la
fianza del postor a quien originalmente se le adjudicó la
subasta por la Junta, le será devuelta.
b) La garantÃa de licitación a devolverse se enviará por correo
certificado con acuse de recibo dentro de los próximos treinta
(30) dÃas de haberse notificado la adjudicación 0 la decisión
de la Junta de Revisión en los casos correspondientes.
5. Cuando la Junta acuerde cancelar la subasta, no proceda la
adjudicación de la subasta o el otorgamiento del contrato, se
devolverán todas las garantÃas de licitación por el Pagador
correspondiente conforme establece este Reglamento.
6. El postor a quien se le haya adjudicado la subasta, podrá retirar
su garantÃa de licitación si dentro de los quince (15) dÃas de
habérsele notificado la adjudicación se le informará que la
adjudicación, ha sido cancelada.
7. Si dentro de la ejecución de un contrato, el contratista lo
incumpliere, la autoridad competente viene obligada a notificar
inmediatamente al Comisionado sobre dicho incumplimiento. De
ser cierta la imputación, el Comisionado ordenará que se elimine
al licitador del Registro por un perÃodo de tiempo no menor de un
(1) año ni mayor de tres (3) años y no podrá participar por dicho
término en subastas de la Comisión, independientemente de la
acción que se tome contra el licitador para reclamar el
45
incumplimiento del contrato. En estos casos se procederá en
armonÃa a lo establecido en este Reglamento.
8. Cuando las ofertas sean enmendadas, si la enmienda conllevare
un aumento en precio de la oferta original, será obligación del
licitador ajustar la garantÃa de acuerdo a la nueva cuantÃa. De no
hacerlo asÃ, su oferta original se mantendrá en vigor y no se
considerará la enmienda.
B. La fianza ("Performance Bond"), será el respaldo del licitador con el
cual le asegurará a la Comisión que cumplirá con los términos del
contrato. Solamente prestará fianza el licitador agraciado con la
buena pro de una subasta. Se prestará de la misma manera que se
presta la garantÃa de licitación y el Comisionado tendrá discreción
para cambiar la misma. La cuantÃa de la fianza variará dependiendo
del asunto de la subasta.
C.
A menos que se haya dispuesto que no se exigirá la fianza en el
contrato particular de que se trate, la negativa a prestaria en su
totalidad 0 el no prestaria dentro del término de diez (10) dÃas desde
la fecha de requerimiento para ello, dará margen a ejecutar la
garantÃa, y el contrato se adjudicará al postor que le hubiere
sucedido. Lo aquà establecido nada impide que la Comisión reclame
por daños sufridos e incumplimiento de contrato.
D. Marcas ("Trademarks") y Modelo - - en el pliego de la subasta como
norma general no se incluirán referencias a marcas especÃficas
46
como "marca "X" o igual aprobado u otras referencias similares,
salvo en circunstancias especiales y extraordinarias donde se
requiera que se fundamente la necesidad por el Comisionado.
E. Para considerar las ofertas que se sometan es obligación del
licitador mencionar la marca del producto o equipo y modelo que
ofrece, asà como incluir copia de la literatura del manufacturero.
F.
Si el licitador que ofrece una marca especÃfica es el representante
exclusivo de la marca que ofrece, es su obligación asà mencionar en
la oferta, además de indicar el por ciento de descuento adicional que
ofrecerá al Gobierno, si éste compra el artÃculo directamente a él y
no a otro comerciante. AI hacer su oferta, el representante exclusivo
se obliga a no intervenir con las órdenes de entrega si otro licitador
resultare agraciado. De hacerio tendrá que pagar los daños, si
algunos, que sufriera la Comisión.
G. Los licitadores vienen obligados, cuando asà se requiera, someter
muestras representativas de lo que entregarán en su dÃa, de
adjudicarse la subasta. Estas muestras se entregarán como sigue:
1. Libre de costo para el Gobierno.
2. En las cantidades requeridas.
3. Provistas del marbete original que identifica la marca del
producto.
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4. Entregado antes de la apertura, si asà se requiere. De requerirse
una muestra y ésta no sea entregada dentro del término
requerido, no se considerará dicha oferta.
5. Acompañado de la literatura del manufacturero.
H. Si luego del examen las muestras no se destruyen 0 no se gastan
en su totalidad, el licitador viene obligado a recogerlas dentro de los
diez (10) dÃas de haberle notificado. Si transcurrido dicho término, el
licitador no pasa a recoger las muestras, éstas pasarán a ser
propiedad de la Comisión 0 Agencias componente en armonÃa al
Reglamento. En el caso del licitador agraciado, sus muestras
podrán retenerse para la adecuada administración del contrato. En
el caso de que se le devuelvan, el licitador agraciado tendrá que
tenerlas disponibles para inspección en cualquier momento durante
la vigencia del contrato. Todo lo señalado en este inciso sobre
muestras, no será de aplicación en aquellas subastas en que el
objeto en cuestión sea fÃsicamente imposible de presentar, tales
como: máquina, equipo pesado, vehÃculos de transportación, pero
podrá requerÃrsele una demostración del equipo a todos los
licitadores por igual.
I. Será obligación del licitador proveer la información correcta
relacionada con el peso neto, contenido y número de unidades por
cartón o envases de su producto aunque no se haya solicitado
expresamente en el pliego. Todo licitador que represente
48
exclusivamente el artÃculo (s) de subasta, tendrá que someter dicha
evidencia. La Junta podrá rechazar aquellas ofertas en las cuales
no se cumpla con estos requisitos.
J.
En los pliegos de la subasta, se le requerirá al licitador que informe
en su oferta, el lugar, la fecha en que se entregará la mercancÃa; y
en los casos de obras públicas O servicios, la fecha en que proyecta
iniciar la obra 0 el servicio y la fecha en que entregará la obra o
terminará el servicio.
K.
El licitador agraciado con una subasta de venta, viene obligado a
levantar la mercancÃa o el bien adjudicado a su favor dentro de los
cinco (5) dÃas de haber recibido la notificación de su levante, a su
costo y riesgo. De no hacerse asÃ, se procederá a adjudicarle al
segundo postor y la diferencia entre la oferta de éste y el licitador a
quien originalmente se le adjudicó, será absorbida por su fianza.
También se le cobrará por el almacenamiento de los dÃas que
transcurran posterior a la fecha que se le fijó para recogeria y la
fecha de levante del bien por parte del segundo postor.
L.
En caso de que el licitador que venda al Gobierno tuviera que
almacenar los suministros a entregar a la Comisión, ésta no será
responsable del precio que pague el licitador por concepto de
almacenaje ni por las ganancias que deje de obtener.
49
M. El descuento que ofrezca el licitador como estÃmulo para que se
acelere el pago en su dÃa, de adjudicársele la subasta, no se
considerará en la evaluación de la oferta para la adjudicación.
N. El precio ofrecido por el licitador no podrá incluir los arbitrios
estatales.
O. En las subastas de obras, se hará constar, y el licitador deberá asÃ
certificarlo, que conoce las "Condiciones Generales Para la
Contratación y Otros Documentos Relacionados", las cuales forman
parte de todo contrato, o acuerdo formalizado por el Gobierno en el
campo de construcción de obras públicas. Las Agencias incluirán
en el Pliego una copia de aquellas condiciones y especÃficamente
las que son pertinentes en cada subasta.
P. El licitador que interese que se le otorguen los beneficios
concedidos por la Ley Núm. 103 de 24 de junio de 1977, conocida
como la "Ley de Preferencia Para las Compras del Gobierno" deberá
incluir en su oferta copia de la resolución de la Junta de Preferencia.
1. Si cualquier licitador alterara documentos para acogerse a los
beneficios de esta ley, se le podrá aplicar cualquier penalidad
que establezca este Reglamento, se hará inelegible para
participar en futuras subastas por el término que la Junta de
Subastas lo determine, el cual no será menor de dos (2) años y
no podrá participar por dicho término en subastas de agencias
de la Rama Ejecutiva y en los casos en que medie una decisión
50
de un Tribunal competente por dicha acción, el perÃodo de
inelegibilidad empezará a correr con posterioridad al haber
cumplido la sentencia o pagado la multa, según fuere el caso.
2. Para reingresar en el Registro, deberá solicitarlo formalmente al
Comisionado mediante el procedimiento de rehabilitación que
para esos propósitos se establezca.
Q.
Todo licitador que ofrezca equipo, maquinaria o vehÃculo que
consuma energÃa eléctrica o combustible para su operación al hacer
su oferta, deberá hacer constar que su equipo, maquinaria 0
vehÃculo cumple con los requisitos establecidos por la "Ley Federal
de Conservación de EnergÃa. AI adjudicarse estas subastas, la
Junta se atendrá a las normas federales de consumo, conservación
y utilidad del bien que se trate y no será causa de impugnación el
adjudicar la subasta a un licitador que ofrezca un bien más caro si
los ofrecidos por los demás licitadores no cumplen con las normas
establecidas por dicha Ley.
ArtÃculo
13. Disposiciones Generales
A. Si un empleado con cualquier nombramiento de Comprador es
trasladado a otra agencia, renuncia o es despedido de su empleo,
automáticamente quedará sin efecto su nombramiento y tendrá que
entregar su identificación al Jefe de la Agencia y este a su vez al
Coordinador de la Comisión.
51
B. Se podrá expedir duplicados de identificaciones a los Compradores
previa solicitud juramentada, cuando pierda, dañe, deteriore 0 le
roben el'original; 0 cuando la persona cambie de nombre o de firma.
Los duplicados deberán reflejar que son duplicados y todo récord
anterior, deberá ser marcado en éste, asà como la fecha original de
expiración. El hecho deberá constar en el expediente de la persona.
C. Los procesos de compras en las Agencias Componentes, siempre
que sea posible, promoverán la competencia entre los proveedores,
con el fin de facilitar la adquisición de aquellos materiales,
suministros, equipos y servicios, al mejor precio en el mercado y de
la mejor calidad posible. En la adquisición de compras 0 contratos,
el precio no será necesariamente el factor determinante si luego de
evaluadas todas las cotizaciones y propuestas una de mayor valor
resulta más beneficiosa y conveniente a los intereses de las
Agencias Componentes, por ser el producto más duradero,
resistente, de mayor calidad y porque tiene todos los atributos
necesarios para el fin de que ha de ser destinado.
D. Se adquirirán, cuando sea necesario y beneficioso para las agencias
componentes, bienes y servicios producidos u ofrecidos por la
corporación pública "Industria de Ciegos, Personas Mentalmente
Retardadas y Otras Personas Incapacitadas de Puerto Rico", según
lo dispone el BoletÃn Administrativo Núm. OE 1993-52 de 10 de
diciembre de 1993.
52
E. En todas las compras de bienes y servicios que realicen las agencias
componentes se deberá considerar y cumplir con lo siguiente:
1. Todas las especificaciones y condiciones se preparan
considerando lo dispuesto en el artÃculo 8 de la Núm. 42 de 5
de agosto de 1989, conocida como "Ley de PolÃtica
Preferencial para las Compras del Gobierno de Puerto
Rico".
2.
En la preparación de las especificaciones y condiciones de
licitación en la invitación a subasta, en la obtención de
cotizaciones, asà como en la adjudicación de toda compra de
bienes se precederá conforme a lo dispuesto en el BoletÃn
Administrativo Núm. OE 1993-38 de 19 de agosto de 1993
"Para Establecer una PolÃtica Pública Expresa
Favoreciendo Productos Hechos en Puerto Rico en toda
Compra del Gobierno".
F. Se tomarán las medidas necesarias para cumplir con las
disposiciones relacionadas con la compra de productos reciclables
libres de materiales tóxicos 0 contaminantes, conforme el Boletin
Administrativo Núm. OE 1990-43 de 19 de septiembre de 1990 y el
BoletÃn Administrativo Núm. OE 1993-55 de 16 de diciembre de
1993. De conformidad, todas las especificaciones y condiciones
relacionas con la adquisición de bienes deberán establecer que todo
suplidor vendrá obligado a informar en su propuesta si su producto
53
es reciclable y el por ciento de reciclación del mismo. Además, las
especificaciones y condiciones deberán indicar que la agencia
adquirirá cuando sea factible y práctico a sus intereses, artÃculos y
productos reciclados 0 de carácter reciclable libres de materiales
tóxicos o contaminantes.
G. En la adquisición de bienes y servicios relacionados con situaciones
de emergencias, según definidas en el ArtÃculo III, Inciso B de este
reglamento, se podrán obviar los procedimientos normales de
compra. No obstante, los trámites formales de la solicitud hasta que
se pague el objeto de compra, se deberán realizar durante o
después de la situación de emergencia. Se dejará constancia escrita
de las razones habidas para efectuar tales compras.
Segunda Parte - Junta de Subastas