JUNTA DE SUBASTAS Y COMITÉS DE EVALUACIÓN

3.1. Organización de la Junta .1 La Junta vendrá compuesta de tres (3) miembros y dos (2) miembros alternos nombrados por el Director. Los miembros y los miembros alternos de la Junta serán 10 oficiales de la Autoridad u oficiales de las agencias primarias que constituyen el Concilio de Infraestructura del Gobierno de Puerto Rico (Departamento de Transportación y Obras Públicas, Autoridad de Carreteras y Transportación, Autoridad de Energía Eléctrica, Autoridad de Acueductos y Alcantarillados, Autoridad de Desperdicios Sólidos, Autoridad de los Puertos, Autoridad de Edificios Públicos, Autoridad de Teléfonos) u otras agencias o departamentos del Gobierno de Puerto Rico. .2 El Director nombrará un presidente, un primer vicepresidente y un segundo vicepresidente de entre los miembros de la Junta. .3 El Director nombrará dos (2) miembros alternos quienes ocuparán el puesto solamente cuando sea necesario para establecer quórum. Cuando actúen en sustitución de los miembros regulares de la Junta, los miembros alternos tendrán los mismos derechos y poderes que dichos miembros regulares. Los dos miembros alternos podrán ocupar su puesto a la misma vez. .4 En ausencia del presidente de la Junta, el primer vicepresidente asumirá sus funciones, y de estar también ausente el primer vicepresidente, el segundo vicepresidente asumirá su lugar. 11 3.2. Deberes de la Junta Los deberes de la Junta incluirán los siguientes: .1 Recibir y considerar toda propuesta o licitación solicitada por la Autoridad para trabajos o servicios no personales, siempre que tales trabajos o servicios tengan un costo estimado mayor de Cincuenta Mil Dólares ($50,000). .2 Recibir y considerar toda propuesta o licitación solicitada por la Autoridad para compras o venta de propiedad mueble, o arrendamiento de propiedad mueble 0 estructuras u otra propiedad inmueble, siempre que tal propiedad mueble, o arrendamiento (o propiedad inmueble ?), tenga un valor estimado mayor de Cien Mil Dólares ($100,000). .3 Recibir y evaluar los Documentos de Calificación sometidos en respuesta a una Solicitud de Documentos de Calificación de la Autoridad de conformidad con este reglamento, recibir y revisar toda recomendación del Comité de Evaluación, cuando aplique, y hacer recomendaciones al Director, basadas en los Criterios de Evaluación y otras especificaciones indicadas en la Solicitud de Documentos de Calificación y que sean cónsonas con los mejores intereses de la Autoridad. .4 Recibir y evaluar todas las propuestas sometidas en respuesta a una Solicitud de Propuestas de la Autoridad de conformidad con este reglamento, y recibir y revisar todas las recomendaciones del Comité de Evaluación, cuando aplique, y hacer recomendaciones al Director, basadas en los Criterios de Evaluación y otras 12 especificaciones indicadas en la Solicitud de Propuestas y que sean cónsonas con los mejores intereses de la Autoridad. .5 En el caso de un proyecto que incluya participación federal, establecer o modificar los procedimientos de este reglamento 0 de cualquier procedimiento interno, según se requiera, a fin de cumplir con las Leyes y Políticas Federales. .6 Llevar un libro de actas y otros expedientes que incluirán las licitaciones, las propuestas y las relaciones de calificaciones recibidas, las recomendaciones recibidas del Comité de Evaluación, cuando aplique, las recomendaciones de la Junta sometidas al Director, otras decisiones, acciones y decisiones finales tomadas o hechas por la Junta, y todos los documentos usados por la Junta o por el Director para llegar a sus decisiones. La disposición de los documentos públicos producidos o retenidos por la Junta se regirá por la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955 y el Reglamento Núm. 4284 para la administración de documentos públicos en la Rama Ejecutiva. .7 Manejar y supervisar que se cumpla con los procedimientos para toda subasta, Solicitud de Propuestas y Solicitud de Documentos de Calificación. .8 Tomar acción sobre cualquier otra tarea que se le asigne de conformidad con los términos de este reglamento o que le sea asignada por el Director. 13 3.3 Reuniones de la Junta. La Junta se reunirá con la frecuencia que sea necesaria para cumplir con sus deberes, según se describen en la Sección 3.2 que precede. El Presidente de la Junta citará a todos los miembros a todas las reuniones y presidirá las mismas. Toda reunión de la Junta requerirá quórum a fin de tomar acción oficial. Cualquier miembro de la Junta que fuera citado a una reunión y no pueda asistir deberá informar al Presidente de la Junta. El Presidente de la Junta tomará las medidas necesarias para asegurar que haya quórum. 3.4 Acciones de la Junta. Toda resolución, recomendación sobre la adjudicación de un contrato, recomendación de rechazo de una licitación o propuesta, recomendación en cuanto a la precalificación de licitadores o proponentes, recomendación en cuanto a la anulación o cancelación de un procedimiento de compra u otra decisión tomada por la Junta se hará mediante votación afirmativa de la mayoría de los miembros presentes en una reunión debidamente constituida. 3.5 Asistencia a la Junta. El Director podrá proveer apoyo técnico o administrativo, o cualquier otro tipo de apoyo a la Junta nombrando empleados de la Autoridad o contratando consultores, asesores, agentes de la Autoridad, o solicitando la participación de empleados o consultores de otras agencias del Gobierno de Puerto Rico para que la ayuden a revisar propuestas 0 licitaciones o Documentos de Calificación y adjudicación de contratos, 0 para que le provean cualquier otra ayuda que se considere necesaria o apropiada a fin de proteger los intereses de la Autoridad. Las personas que provean tal ayuda (técnica, administrativa 14 0 de cualquier otro tipo) podrán participar en el proceso de evaluación y adjudicación, si la Junta determina que es necesario. 3.6 Comité de Evaluación. El Director podrá nombrar uno o más Comités de Evaluación para ayudar en cualquier la selección de contratistas realizada conforme con el Artículo 6 ó el Artículo 7 de este reglamento. .1 El Comité de Evaluación se compondrá de un número impar de miembros, quienes no tendrán que ser oficiales o empleados de la Autoridad u otras agencias del Gobierno de Puerto Rico. .2 El Director designará un presidente de entre los miembros del Comité de Evaluación, así como un(a) secretario(a) que no tendrá que ser un miembro del Comité de Evaluación. El presidente podrá designar a cualquier otro miembro del Comité de Evaluación para que sirva de presidente en su ausencia. .3 El Director podrá proveer apoyo técnico o administrativo o cualquier otro tipo de apoyo al Comité de Evaluación nombrando empleados de la Autoridad o contratando consultores, asesores o agentes de la Autoridad, o solicitando la participación de empleados o consultores de otras agencias del Gobierno de Puerto Rico para ayudar en la revisión de las propuestas o Documentos de Calificación y en el proceso de selección, o para proveer cualquier otra ayuda que se considere necesaria 0 apropiada para proteger los intereses de la Autoridad. Las personas que 15 provean dicha asistencia (técnica, administrativa o de cualquier otro tipo) podrán participar en el proceso de evaluación, si el Comité de Evaluación determina que es necesario. 3.7 Deberes del Comité de Evaluación. El Comité de Evaluación tendrá los siguientes deberes: .1 Evaluar las propuestas y los Documentos de Calificación que le sean sometidos por la Junta y hacer recomendaciones a la Junta sobre cada propuesta o Documento de Calificación. .2 Llevar un libro de actas y otros expedientes, incluyendo las decisiones y recomendaciones hechas y otras acciones tomadas por el Comité de Evaluación. La disposición de los documentos públicos producidos o retenidos por la Junta se regirá por la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1995 y el Reglamento Núm. 4284 para la administración de documentos públicos en la rama ejecutiva. .3 Realizar cualquier otra tarea adicional relacionada con los procedimientos de selección y adjudicación contenidos en este reglamento, a solicitud del Director. 3.8 Reuniones del Comité de Evaluación. El Comité de Evaluación se reunirá con la frecuencia que sea necesaria para cumplir con sus deberes, según se describen en la Sección 3.7 que precede. El Presidente del Comité de Evaluación o el miembro a quien el Presidente 16 designe, en caso de que éste deba ausentarse, citará a todos los miembros a todas las reuniones del Comité de Evaluación y presidirá las mismas. Toda reunión del Comité de Evaluación en que se tomen decisiones sobre recomendaciones en cuanto al proceso de selección, así como cualquier otra acción oficial del Comité requerirá que haya quórum. El/la secretario(a) del Comité de Evaluación llevará un registro de cada reunión, tendrá custodia del calendario del Comité y realizará cualquier otra tarea relacionada con su oficina a solicitud del Presidente del Comité de Evaluación. 3.9 Acciones del Comité de Evaluación. Las decisiones sobre recomendaciones y toda otra decisión del Comité de Evaluación será mediante voto afirmativo de la mayoría de los miembros presentes en una reunión debidamente constituida.