LA SUBASTA

5.1 Objeto de la Subasta. Salvo que se indique lo contrario en este reglamento, la Autoridad solicitará licitaciones mediante Aviso Público o invitación para (a) todos los contratos de trabajo o de servicio, excepto servicios personales, cuando el costo estimado exceda Cincuenta Mil Dólares ($50,000.00), (b) todos los contratos para la adquisición de propiedad mueble o propiedad inmueble, mediante compra, arrendamiento u otro, cuando el costo estimado exceda Cien Mil Dólares ($100,000.00), y (c) todos los contratos para la disposición de propiedad mueble o propiedad inmueble que ya no sea de utilidad para la Autoridad, mediante venta, arrendamiento u otro, cuando el costo estimado exceda Cien Mil Dólares ($100,000.00), disponiéndose que cualquier disposición de propiedad inmueble 21 deberá satisfacer las disposiciones aplicables de la Ley Núm. 12 del 10 de diciembre de 1975. 5.2. Precalificación de los Licitadores. .1 Cuando se determine que los licitadores potenciales deberán precalificarse, la Autoridad emitirá una Solicitud de Documentos de Calificación que incluirá lo siguiente: la hora, fecha y dirección de la oficina a donde deberán someterse las relaciones de calificaciones; la naturaleza del trabajo o servicio y el alcance del contrato, incluyendo los requisitos generales de ejecución, si aplican; los Criterios de Evaluación; y cualquier otro asunto o información que la Autoridad estime apropiada. La Solicitud de Documentos de Calificación se publicará por lo menos una vez, en uno o más periódicos de circulación general de Puerto Rico, por lo menos catorce (14) días antes de la fecha límite establecida para recibir los Documentos de Calificación. .2 Los Documentos de Calificación describirán la experiencia del licitador potencial (y de cada uno de sus miembros si el licitador potencial es un equipo, sociedad u otra entidad legal) en trabajos o servicios de naturaleza igual o similar a los solicitados, y proveerán información financiera o de otro tipo, incluyendo la capacidad del licitador potencial para obtener las fianzas que puedan ser pertinentes a las calificaciones del licitador potencial para realizar tales trabajos o servicios, y 22 toda otra información específicamente solicitada en la Solicitud de Documentos de Calificación. .3 La Junta, con la asistencia del Comité de Evaluación, cuando aplique, evaluará los Documentos de Calificación de conformidad con los Criterios de Evaluación y hará una determinación en cuanto a las calificaciones de cada licitador potencial para recibir la Solicitud de Propuestas o el Aviso de Subasta. Se notificará a todos los licitadores potenciales que sometan Documentos de Calificación de conformidad con la Solicitud de Documentos de Calificación si se determina o no que están calificados. La Autoridad podrá contratar a un individuo o compañía para que la ayude a preparar la Solicitud de Documentos de Calificación y para evaluar los Documentos de Calificación recibidos. Podrán llevarse a cabo entrevistas con los licitadores potenciales antes de que se realicen las determinaciones de precalificación, pero tales entrevistas no son requeridas. Si se realizan entrevistas, éstas se llevarán a cabo con todos los licitadores potenciales bona fide que sometieron relaciones de calificaciones en respuesta a la Solicitud de Documentos de Calificación. .4 Cuando el Director decida precalificar a los licitadores y cuando la Solicitud de Documentos de Calificación se haya anunciado públicamente, no será necesario publicar un Aviso de Subasta o un Aviso de Solicitud de Propuestas, según aplique, y solamente los licitadores precalificados recibirán el Aviso de Subasta o la Solicitud de Propuestas. 23 .5 Cuando se trabaje con proyectos que incluyan participación federal, deberá obtenerse la aprobación de la agencia federal concernida con respecto al proceso de precalificación, en la medida que sea requerido por las Leyes y Políticas Federales. 5.3 Aviso de Subasta. .1 La Autoridad podrá celebrar subastas a través de un Aviso de Subasta, mediante invitación a licitadores precalificados o mediante Solicitud de Propuestas. .2 El Director autorizará un Aviso de Subasta o invitación a subasta, y el secretario de la Junta será responsable de publicar o enviar el mismo por correo. (a) El Aviso de Subasta se publicará en uno o más periódicos de circulación general, a discreción del Director. El Aviso de Subasta incluirá, entre otras cosas, el día, la hora y el lugar donde se llevará a cabo la apertura de los pliegos de subasta, una descripción del objeto de la subasta, información sobre cualquier reunión pre-subasta que habrá de celebrarse, y cualquier otra información que la Autoridad estime apropiada. (b) El Aviso de Subasta indicará el costo para los licitadores potenciales de los documentos y planos de subasta. 24 (c) Cuando el Director haya autorizado el uso de una invitación a licitadores precalificados, se enviarán invitaciones a subasta, por escrito, a los licitadores potenciales precalificados invitándolos a participar en la licitación. La invitación incluirá todos los documentos necesarios para que los licitadores sometan sus ofertas, o indicará dónde y cuándo podrán obtenerse dichos documentos, y el costo de los mismos. .3 Se concederá un tiempo razonable entre la publicación del Aviso de Subasta y la fecha en que se abrirán los pliegos de subasta, a fin de dar una oportunidad para participar al mayor número de licitadores. Dicho período no será menor de quince (15) días, disponiéndose que dicho período podrá ser menor de quince (15) días siempre que el Director considere que esto sirva los mejores intereses de la Autoridad. Cuando el proyecto incluya participación federal, dicho período no será menor de veintiún (21) días, excepto cuando la agencia federal concernida autorice otro período de tiempo. 5.4 Anejos .1 La Autoridad podrá hacer cambios o adiciones a los documentos de subasta mediante anejos durante el período entre el Aviso de Subasta o invitación a licitar y hasta cinco (5) días laborables antes de la fecha estipulada para la apertura de los pliegos de subasta. 25 .2 El Director o el Presidente de la Junta podrá autorizar la emisión de cualquier anejo siempre que éste cumpla con las disposiciones de la Subsección 5.4.1 que precede. .3 El Presidente de la Junta podrá recomendar al Director que se posponga la fecha límite para la apertura de los pliegos de subasta cuando considere que el período de cinco (5) días laborables no provee tiempo suficiente para que los licitadores potenciales preparen sus ofertas. En caso de la posposición de un proyecto que incluya participación federal, se notificará a la agencia federal concernida. .4 Cuando el proyecto o trabajo incluido en la subasta incluya participación federal, la Autoridad deberá obtener la aprobación de la agencia federal concernida en cuanto a dicho anejo, en la media que las Leyes y Políticas Federales lo requieran. .5 Los anejos se enviarán a todos los licitadores por correo certificado, con acuse de recibo, o usando un servicio de mensajería expreso privado y reconocido con recibo de entrega, o mediante entrega personal, en cuyo caso se obtendrá un acuse de recibo escrito. .6 De considerarse necesario, el Director podrá autorizar que se publique un aviso de anejos en uno o más periódicos de circulación general. 26 5.5 Fianza de Licitación. Salvo que el Director autorice lo contrario, la Autoridad requerirá que todos los licitadores provean una fianza de licitación en efectivo, cheque certificado o giro pagadero a la Autoridad, o una fianza de licitación de una compañía de seguros debidamente acreditada incluida en el "Directorio de Compañías de Seguros y otro Personal de Seguros" publicado por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico. El monto de dicha fianza de licitación se indicará en el Aviso de Subasta, la invitación a subasta 0 la Solicitud de Propuestas. 5.6 Entrega de Licitaciones. .1 Las licitaciones y propuestas se entregarán en sobres o paquetes sellados; no se aceptará ningún sobre o paquete que no esté sellado. .2 Cualquier licitación o propuesta sometida por correo o entregada en persona por el licitador o su representante que se reciba después de la fecha y la hora estipuladas para la apertura de los pliegos de subasta o propuestas será rechazada y devuelta al licitador sin abrir. .3 El licitador o su oficial autorizado deberá firmar, en tinta, las propuestas o documentos de subasta que requieran firma, y dicho licitador u oficial autorizado deberá anotar sus iniciales, en tinta, para confirmar cualquier alteración o corrección a la licitación o propuesta. Si el licitador es una corporación, se estampará el sello 27 corporativo en la licitación o propuesta y uno o más de los oficiales de la corporación firmará(n) la misma. .4 Las propuestas recibidas con anterioridad a la fecha y hora estipuladas para la apertura de los pliegos de subasta se estamparán con el sello de recibo (fecha y hora recibida) y se guardarán en un lugar seguro bajo la custodia del/la secretario(a) de la Junta. Dichas propuestas no se abrirán hasta la fecha y hora estipuladas para la apertura de las propuestas. .5 Siempre que se reciba una sola licitación o propuesta, dicha propuesta podrá considerarse siempre y cuando la Junta determine que sirve los mejores intereses de la Autoridad. .6 La Junta podrá, a su discreción, pasar por alto cualquier informalidad o tecnicismo en los documentos de cualquier propuesta, siempre que estos puntos puedan corregirse o aclararse sin perjuicio para la Autoridad. .7 Cuando el Director determine que los licitadores potenciales deban precalificarse de conformidad con la Sección 5.2 que precede, la Junta solamente recibirá propuestas de licitadores que hayan sido debidamente precalificados por la Autoridad. 28 5.7 Apertura de los pliegos de subasta .1 Se requerirá quórum de los miembros de la Junta durante la apertura de las propuestas, así como la participación del/la secretario(a) de la Junta. .2 El/la secretario(a) de la Junta, una vez verificado el quórum, preparará un registro de asistencia que deberán firmar todos los miembros de la Junta presentes durante la apertura de las propuestas. .3 Las propuestas recibidas se abrirán en la fecha, la hora y el lugar que se estipula en el Aviso de Subasta o invitación a subasta. .4 Una vez se hayan abierto todas las propuestas, el Presidente de la Junta verificará que las propuestas satisfagan los requisitos y las condiciones establecidas en los documentos de subasta; entonces leerá en voz alta la oferta de precio total de cada propuesta; y las tres (3) propuestas de más bajo precio se leerán punto por punto. .5 En el caso de licitaciones que consten solamente de un formulario de propuesta de precio, los miembros de la Junta que asistieron a la apertura de propuestas anotarán sus iniciales, en tinta, en cada una de las páginas de las tres (3) licitaciones más bajas. En el caso de propuestas que incluyan materiales técnicos, 29 de manejo u otros materiales, los miembros de la Junta anotarán sus iniciales, en tinta, en la primera página de cada propuesta recibida. .6 Ningún licitador podrá modificar o retirar su oferta una vez se haya abierto la misma. .7 Cualquier error cometido por un licitador en su propuesta no lo liberará de sus obligaciones, conforme se establecen en los términos de la subasta y si se le adjudicara el contrato vendrá obligado a aceptar la adjudicación. .8 La Autoridad se reserva el derecho de rechazar todas y cada una de las propuestas sometidas de considerar que es apropiado y que, a juicio del Director, tal acción sirve los mejores intereses de la Autoridad. .9 La aceptación de cualquier propuesta por parte de la Junta estará sujeta a la revisión subsiguiente, así como a la revisión de cualquier documento que acompañe la propuesta, o cualquier documento adicional que pueda solicitársele al licitador después de la apertura de los pliegos de subasta. .10 Toda propuesta recibida y abierta por la Autoridad pasará a ser propiedad exclusiva de la Autoridad. .11 El Director podrá posponer la apertura de una subasta cuando determine que sirve los mejores intereses de la Autoridad. 30