Reglamento de Compras y Subastas.

PROCEDIMIENTOS ALTERNOS DE SELECCIÓN 6.1 Procedimientos Alternos de Selección Autorizados. La Autoridad podrá seguir los procedimientos de selección establecidos en este Artículo 6: (a) cuando el trabajo o los servicios requeridos sean de naturaleza tal que su alcance no pueda definirse de antemano con razonable certeza, o cuando dicha definición eliminaría or restringiría indebidamente la competencia, o cuando la evaluación de los posibles contratistas para realizar los trabajos o proveer los servicios requiera que se considere su capacidad relativa de desempeño, incluyendo el grado de capacidad técnica o experiencia, o cuando pueda requerir que se tomen en consideración factores como calidad, valores estéticos u otros factores, de manera que el precio no sea el único criterio de adjudicación utilizado; y (b) cuando el uso de un proceso de compra negociada sirva los mejores intereses de la Autoridad. La Autoridad, sin limitación, podrá seguir el proceso de selección descrito en este Artículo 6 para contratos de "diseño/construcción", contratos de "diseño/construcción/operación", contratos de "montaje completo" (turnkey), contratos de "construcción-operación-transferencial", contratos de "construcción-transferencia-operación" y otros tipos similares de contrato que combinen el diseño y la construcción o el diseño, la construcción, la operación y el mantenimiento de instalaciones o sistemas en un solo contrato, y contratos que también incluyan el otorgamiento de concesiones u otros derechos para el desarrollo y la operación de propiedad o instalaciones públicas por la empresa privada, sujeto a la ley aplicable. La Autoridad también podrá seguir el proceso de selección descrito en este Artículo 6 para contratos de gerencia de construcción, incluyendo contratos bajo los cuales se contrata a un gerente de construcción para que lleve a cabo servicios de preconstrucción y que podrá proveer para la 31 determinación subsiguiente o el acuerdo de un precio fijo o máximo para la construcción, mediante negociación con el gerente de construcción previamente seleccionado, o mediante la subasta de contratos comerciales, con o sin Aviso Público, o mediante otros métodos diseñados para garantizar que la Autoridad obtenga los servicios de construcción necesarios a un precio justo y razonable. Cuando se sigan los procedimientos de selección descritos en este Artículo 6, la Autoridad no vendrá obligada a seguir los procedimientos descritos en el Artículo 5, el Artículo 7, Sección 8.1, y las Secciones 9.1 a la 9.6 inclusive. 6.2 Autorización de la Junta de Directores. Se requerirá la autorización de la Junta de Directores de la Autoridad, previa recomendación del Director, para usar los procedimientos de este Artículo 6 para adjudicar cualquier contrato con valor mayor de Quinientos Mil Dólares ($500,000.00). 6.3 Solicitud de Propuestas. Cuando se use el proceso de selección establecido en este Artículo 6, el trabajo o los servicios se solicitarán mediante una Solicitud de Propuestas que incluirá lo siguiente, excepto que el Director apruebe otra cosa: .1 una descripción del trabajo o servicio requerido, el itinerario de entrega o ejecución, y los términos y condiciones propuestos para el contrato; .2 una descripción e itinerario del proceso de selección;. .3 instrucciones y formularios a usarse para preparar y someter la propuesta; 32 .4 opciones o alternativas requeridas o permitidas; .5 los Criterios de Evaluación; .6 instrucciones sobre cómo y cuándo deben someterse los precios; .7 si aplica, una declaración en cuanto a cualquier contingencia de financiamiento u otras condiciones, contingencias, aprobaciones, autorizaciones o certificaciones que se requieran para adjudicar u otorgar el contrato, orden de proceder o pago; .8 la fecha límite para someter las propuestas, la cual deberá proveerle a los proponentes tiempo suficiente después de publicada la Solicitud de Propuestas para preparar las propuestas, conforme determine el Director, y el lugar donde deberán someterse las propuestas; .9 cualquier otra información que pueda ser de utilidad o deba requerirse a los proponentes. 6.4 Aviso Público. Salvo en los casos en que se utilice el procedimiento de precalificación descrito en la Sección 5.2, se publicará una Solicitud de Propuestas, en por lo menos una ocasión, en uno o más periódicos de circulación general en Puerto Rico. El Director podrá publicar tantos avisos como considere necesarios. El Director podrá requerir 33 que los proponentes sometan una notificación escrita a la Autoridad en cuanto a sus intenciones de someter propuestas. La Autoridad proveerá una Solicitud de Propuestas a toda persona 0 entidad que responda al Aviso Público o a todos los licitadores precalificados de conformidad con el Artículo 5. 6.5 Solicitud de información; Modificación de propuestas. Los licitadores podrán enmendar sus propuestas o solicitar que se aclare, explique o interprete la Solicitud de Propuestas solamente conforme se dispone en esta sección. Hasta siete (7) días antes de la fecha límite establecida en la Solicitud de Propuestas para someter propuestas, los licitadores podrán solicitar, por escrito, a la Autoridad, que les aclare, explique o interprete cualquier asunto contenido en la Solicitud de Propuestas. La Autoridad no contestará solicitudes orales, excepto aquellas preguntas hechas durante una conferencia de compras y subastas. Cualquier contestación oral provista en conferencias de compras y subastas se considerará extra-oficial. La Autoridad preparará un resumen escrito de cada conferencia que contendrá las contestaciones oficiales de la Autoridad, si alguna. Cualquier contestación oral provista durante una conferencia de compras y subastas que no esté confirmada en el resumen de la conferencia, o en cualquier anejo subsiguiente de la Solicitud de Propuestas, no se considerará parte de la Solicitud de Propuestas. La Autoridad proveerá cualquier respuesta a solicitudes escritas a manera de un Anejo a la Solicitud de Propuestas que se enviará a todos los licitadores. Solamente se considerarán oficiales las respuestas escritas provistas mediante Anejo; cualquier otro tipo de comunicación con cualquier oficial, empleado o agente de la Autoridad no se considerará parte de la Solicitud de Propuestas. La Autoridad solamente aceptará una modificación a una propuesta previamente sometida cuando dicha 34 modificación se reciba antes de la fecha límite para someter propuestas. Todas las modificaciones se harán por escrito y se efectuarán y someterán de la misma forma y manera que la propuesta original. 6.6 Proceso de Evaluación de Propuestas .1 Las propuestas se entregarán a la Autoridad en 0 antes de la fecha límite para la entrega de propuestas de conformidad con las instrucciones contenidas en la Solicitud de Propuestas. Cuando se reciban la propuestas, la Autoridad seguirá el procedimiento que se indica a continuación: (a) En o después de la fecha establecida para recibir las propuestas, la Junta anotará las propuestas recibidas en el libro de actas de la Junta y abrirá todas las propuestas. (b) Las propuestas no se leerán en público. Al momento de abrir las propuestas solamente se anunciará la identidad de los licitadores. Toda propuesta, evaluación, discusión y negociación se mantendrá confidencial durante el proceso de evaluación y negociación hasta la firma del contrato. Durante ese período solamente los miembros de la Junta y del Comité de Evaluación y otras personas designadas por el Director tendrán acceso a las propuestas y a los resultados de la evaluación. 35 (c) La Autoridad no hará pública, en momento alguno --excepto que lo exija la ley o por orden de un tribunal con jurisdicción competente-- la información contenida en ninguna propuesta, cuando la Autoridad determine que se trata de un secreto propietario o comercial o que deba protegerse contra publicación de conformidad con la ley. (d) Las propuestas se evaluarán a la luz de los Criterios de Evaluación. La Junta, con la Ayuda del Comité de Evaluación, podrá seleccionar una o más de las propuestas que considere que mejor sirve(n) los intereses de la Autoridad. Cuando se reciba o seleccione una sola propuesta, la Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, seguirá los procedimientos descritos en la Subsección 6.6.6, a continuación. En todo otro caso, la Junta y el Comité de Evaluación evaluarán las propuestas a base de los Criterios de Evaluación para determinar cuáles propuestas están dentro del margen competitivo. Una vez hecha esta determinación, y a discreción del Director, la Junta y el Comité de Evaluación completarán sus evaluaciones y harán sus recomendaciones a base de las propuestas sometidas, conforme se indica en el párrafo 6.6.2(g), a continuación, o la Junta o el Comité de Evaluación sostendrán discusiones y negociarán con los licitadores cuyas propuestas estén dentro del margen competitivo, conforme se indica en la Subsección 6.6.2, a continuación, antes de dar por concluida su evaluación. (e) Se notificará por escrito a los licitadores cuyas propuestas no estén dentro del margen competitivo. 36 .2 Los licitadores cuyas propuestas estén dentro del margen competitivo recibirán notificación escrita. Si el Director ha decidido sostener discusiones y negociaciones, éstas se conducirán siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: (a) Ninguna declaración o acción de la Junta, ni del Comité de Evaluación, ni de ningún empleado u oficial de la Autoridad durante las discusiones y negociaciones obligará a la Autoridad de forma alguna. (b) Se invitará a los licitadores cuyas propuestas estén dentro del margen competitivo a una o más reuniones privadas con la Junta o con el Comité de Evaluación u otro personal designado por el Director para tratar cualquier aspecto de su propuesta y contestar preguntas. La Junta o el Comité de Evaluación determinará el contenido y el alcance de las reuniones entre la Junta o el Comité de Evaluación u otro personal designado y los licitadores, a base del contenido y las circunstancias de la propuesta. El propósito de las reuniones será aclarar cualquier duda sobre los requisitos de la Solicitud de Propuestas y confirmar que se entienden los términos del contrato; mejorar los aspectos técnicos u otros aspectos de la propuesta para garantizar que se cumpla con los requisitos de especificaciones y desempeño y/o reducir el precio; tratar la base del precio propuesto; y discutir cualquier otro detalle pertinente de la propuesta de forma que se obtenga una mejor propuesta. 37 (c) Se brindará a todos los licitadores cuyas propuestas estén dentro del margen competitivo una oportunidad justa y equitativa para discutir y revisar su propuesta. No obstante, las discusiones se basarán en los datos y circunstancias de cada propuesta, conforme se describen en el párrafo (b) que precede; por lo tanto, la información a tratarse en esas reuniones podría variar para cada licitador. (d) La Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación: (i) Establecerá procedimientos e itinerarios para las discusiones y para el control de las reuniones; (ii) Asesorará al licitador en cuanto a las deficiencias de su propuesta de manera que tenga oportunidad de satisfacer los requisitos de la Autoridad. (iii) Procurará aclarar cualquier confusión sobre la propuesta, así como los términos y condiciones de la misma. (iv) Atenderá cualquier posible error que pueda existir y lo traerá a la atención del licitador tan específicamente como sea posible sin revelar información sobre las otras propuestas 0 el proceso de evaluación; 38 (v) Brindará al licitador una oportunidad razonable para someter cualquier modificación de precio o costo, aspectos técnicos 0 cualquier otro aspecto de su propuesta que pueda resultar de las discusiones; y (vi) Llevará un registro de la fecha, hora, lugar y contexto general de las reuniones y de las personas que asistieron a las mismas. (e) Después de cada entrevista o reunión con un licitador, el Comité de Evaluación podrá requerir al licitador que someta, por escrito, una confirmación de aclaración de una propuesta discutida en reunión. (f) Las discusiones y negociaciones podrán llevarse a cabo, en su totalidad o en parte, mediante comunicaciones escritas, sin que medien reuniones o entrevistas personales, a discreción de la Junta o del Comité de Evaluación. (g) No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, o a base de experiencia previa en torno al costo del producto o servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el costo total más bajo para la Autoridad a un precio justo y razonable; siempre que la Solicitud de Propuestas haya notificado a todos los 39 licitadores sobre la posibilidad de que el contrato se adjudicara sin discusiones. .3 Después de tales discusiones y negociaciones, la Autoridad podrá solicitar 0 permitir que los licitadores restantes que estén dentro del margen competitivo sometan propuestas revisadas o enmiendas o aclaraciones a las propuestas, en respuesta a las discusiones y negociaciones celebradas. Si las propuestas iniciales no incluyeron propuestas de precio, la Autoridad podrá solicitar propuestas de precio en cualquier momento, ya sea a través de una propuesta revisada o por separado. .4 Sujeto al derecho de la Autoridad de rechazar cualquier propuesta, se seleccionará la propuesta que se considere más ventajosa para la Autoridad, considerando el precio y otros Criterios de Evaluación; disponiéndose que la Autoridad podrá optar por seleccionar la propuesta que ofrezca el precio más bajo, siempre y cuando la Solicitud de Propuestas notifique a todos los proponentes que la selección final entre los proponentes que estén dentro del margen competitivo se basará solamente en el precio. .5 Una vez la Autoridad reciba las propuestas revisadas, podrán llevarse a cabo discusiones o negociaciones adicionales, siempre y cuando el Director determine que dichas discusiones o negociaciones adicionales sirven los mejores intereses de la Autoridad. En tal caso, la Autoridad podrá solicitar que se vuelvan a someter propuestas. 40 .6 La Autoridad mantendrá la confidencialidad de todas las discusiones y negociaciones. Con anterioridad a la adjudicación del contrato, no se discutirá la información relacionada con una propuesta o su evaluación con persona alguna, excepto con el licitador que la sometió y el personal involucrado en el proceso de evaluación y selección. .7 Cuando se reciba solamente una propuesta, y la Junta la considere aceptable, la Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, llevará a cabo un análisis del precio de la oferta, o del costo de los productos o servicios ofrecidos, o ambos. Se considerará que, al someter su propuesta, todo licitador o proponente ha aceptado que se lleve a cabo este análisis. Dicho análisis de precio se basará en una comparación con los precios establecidos en compras similares. En la medida de lo posible, la comparación deberá hacerse con una compra de naturaleza similar, involucrando especificaciones similares y un lapso de tiempo similar. Si no puede hacerse una comparación válida de precios, la Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, podrá realizar un análisis de costo del precio propuesto. Estos análisis y sus resultados no obligarán a la Autoridad a aceptar la propuesta, y la Autoridad, a su sola discreción, podrá rechazar la propuesta. Si se llevara a cabo el análisis de precio o de costo, el Director tendrá derecho a extender, por un período adicional de hasta noventa (90) días, el tiempo para que la Autoridad acepte la propuesta. 6.7 Ayuda Federal. Si el proyecto incluye participación federal, se obtendrá la aprobación de la agencia federal concernida en cuanto a los procedimientos de selección 41 usados de conformidad con este Artículo 6, en la medida que lo requieran las Leyes y Políticas Federales.