Reglamento de Compras y Subastas.

CONTRATOS DE ÓRDENES POR TAREA 7.1 Autorización de Contratos de Órdenes por Tarea. La Autoridad podrá seguir el procedimiento de selección estipulado en este Artículo 7 cuando se prevea que la Autoridad tendrá una necesidad recurrente, durante un período específico, por un tipo de servicio o propiedad mueble específico, o ambos, pero la Autoridad no puede predeterminar las cantidades exactas de servicios o propiedad mueble que se requerirán durante el término del contrato, y cuando la compra expedita y la flexibilidad, tanto en el alcance de los servicios como en el itinerario de ejecución, sean esenciales para servir mejor los intereses y los propósitos de la Autoridad. Cuando se sigan los procedimientos de selección descritos en este Artículo 7, la Autoridad no vendrá obligada a seguir los procedimientos descritos en los Artículos 5 y 6, Sección 8.1 y Secciones 9.1 a la 9.6, inclusive, excepto que se disponga otra cosa expresamente en este Artículo 7. 7.2 Contratos de Órdenes por Tarea. Conforme se usa en este documento, un contrato de órdenes por tarea significa un contrato para la compra de servicios o propiedad mueble entre la Autoridad y un contratista que no compra o especifica una cantidad fija de servicios o propiedad mueble (excepto una cantidad mínima o máxima) y que provee para que la Autoridad emita órdenes (como órdenes de trabajo, órdenes de compra u otras órdenes de 42 tareas) para la realización de tareas o la entrega de propiedad mueble durante el término del contrato. 7.3 Solicitud. La selección de contratistas para la adjudicación de un contrato de órdenes por tarea se basará en una Solicitud de Propuestas o Solicitud de Documentos de Calificación emitida por la Autoridad, que incluirá: .1 una relación del trabajo u otra descripción que describa razonablemente el alcance, naturaleza y propósito general de la propiedad mueble o los servicios a ser adquiridos bajo el contrato de forma tal que se facilite a un proponente potencial decidir si someter una propuesta o relación de calificaciones; .2 el período del contrato, incluyendo cualesquiera opciones y el período durante el cual podrá extenderse el contrato bajo cada opción, si alguna; .3 el total mínimo, si aplica, y la cantidad máxima o valor en dólares de la propiedad mueble o los servicios a ser adquiridos bajo el contrato; .4 una descripción del proceso de selección para la adjudicación del contrato y notificación a los proponentes de que podrá adjudicarse más de un contrato, si pueden hacerse múltiples adjudicaciones; .5 instrucciones y formularios a usarse para preparar y someter una propuesta 0 relación de calificaciones; 43 .6 los Criterios de Evaluación; .7 la fecha límite para someter propuestas o relaciones de calificaciones y el lugar donde deberán someterse; .8 una descripción de los procedimientos que se usarán para emitir órdenes bajo el contrato; y .9 cualquier otra información que pueda ser de utilidad o que deba solicitarse a los proponentes. La selección de contratistas podrá basarse solamente en criterios relacionados con experiencia y calificaciones (mediante Solicitud de Documentos de Calificación) 0 también podrá incluir la consideración de propuestas técnicas o de precio (mediante Solicitud de Propuestas). Si se emite una Solicitud de Propuestas, ésta podrá solicitar a los proponentes que sometan precios firmes para algunos o todos los servicios o Propiedad Mueble a ser adquirida, incluyendo jornales, tarifas para equipo y precios por unidad o propuestas de precio o estimados de costo, recomendaciones, u otra información sobre precios. En cualquier caso, las Solicitudes de Propuesta o las Solicitudes de Documentos de Calificación describirán cómo se determinarán los precios para las tareas ordenadas bajo el contrato. 7.4 Aviso Público. Se publicará un aviso de Solicitud de Propuestas o Solicitud de Documentos de Calificación, por lo menos en una ocasión, en uno o más periódicos de 44 circulación general en Puerto Rico, por lo menos 14 días antes de la fecha estipulada en el aviso para el recibo de propuestas o relaciones de calificaciones. El Director podrá publicar avisos adicionales, a su discreción. La Autoridad proveerá una Solicitud de Propuestas o Solicitud de Documentos de Calificación a toda persona interesada. La Autoridad podrá requerirle que los proponentes sometan una notificación escrita sobre su intención de someter una propuesta o una relación de calificaciones. 7.5 Documentos de Calificación. Las propuestas y los Documentos de calificación describirán la experiencia del proponente (y de cada uno de sus miembros si el proponente es un equipo, una sociedad u otra entidad legal) en trabajos o servicios de naturaleza similar o igual a los solicitados, y proveerá información financiera u otra información -incluyendo la capacidad del proponente para obtener fianzas- que puedan ser pertinentes a las calificaciones del proponente para realizar tales trabajos o servicios, y toda otra información específicamente solicitada en la Solicitud de Propuestas o en la Solicitud de Documentos de Calificación. 7.6 Proceso de Evaluación. .1 Toda petición a la Autoridad para que aclare, explique o interprete una Solicitud de Documentos de Calificación o Solicitud de Propuestas, y el derecho de un proponente de modificar su propuesta o relación de calificaciones, se regirá por las disposiciones de la Sección 6.5 que precede. 45 .2 Las propuestas o Documentos de Calificación se entregarán a la Autoridad en 0 antes de la fecha límite establecida para la entrega de las mismas de conformidad con las instrucciones en la Solicitud de Propuestas o los Documentos de Calificación. Una vez se reciban las propuestas o los Documentos de Calificación, la Junta anotará cada propuesta o Documento de Calificación en el libro de actas de la Junta y abrirá todas las propuestas o Documentos de Calificación. Las propuestas o Documentos de Calificación no se leerán en público. Al momento de la apertura de las propuestas o los Documentos de Calificación solamente se anunciará la identidad de los proponentes. .3 La Junta, con la asistencia del Comité de Evaluación, de haber uno, evaluará las propuestas o los Documentos de Calificación de conformidad con los Criterios de Evaluación y tomará una decisión en cuanto a las calificaciones de cada proponente que será considerado en la adjudicación de un contrato de órdenes por tarea. Se notificará a los proponentes que sometieron sus propuestas o relaciones de calificaciones de conformidad con la Solicitud de Propuestas o la Solicitud de Documentos de Calificaciones si fueron seleccionados o no. La Autoridad podrá contratar a un individuo o compañía para que la ayude a preparar la Solicitud de Propuestas o la Solicitud de Documentos de Calificaciones y a evaluar las propuestas o relaciones de calificaciones recibidas. Las entrevistas con los proponentes podrán llevarse a cabo antes de que se seleccionen proponentes calificados, pero tales entrevistas no son requeridas. Si se realizan entrevistas, éstas se llevarán a cabo con todos los proponentes bona fide que sometieron propuestas 0 relaciones de 46 calificaciones en respuesta a la Solicitud de Propuestas o Solicitud de Documentos de Calificación. .4 En el caso de proyectos que incluyan participación federal, deberá obtenerse la aprobación de la agencia federal concernida con respecto la extensión requerida por las Leyes y Políticas Federales. 7.7 Contratos de Ordenes por Tarea. .1 El contrato de órdenes por tarea deberá especificar el valor máximo en dólares de los servicios o la propiedad mueble que la Autoridad podrá ordenar bajo dicho contrato y podrá, si la Autoridad lo estima apropiado, requerir que se ordene una cantidad o un valor en dólares mínimo de servicios o propiedad mueble. El contrato también podrá estipular cantidades máximas o mínimas que la Autoridad podrá ordenar bajo cada orden por tarea o la cantidad máxima que podrá ordenar durante un período específico de tiempo. Los trabajos, o servicios o la propiedad mueble a adquirirse como una sola tarea cuyo costo estimado sea mayor de Un Millón de Dólares ($1,000,000.00) no se adquirirán bajo un contrato de órdenes por tarea. .2 La Autoridad dará preferencia a las adjudicaciones múltiples (es decir, adjudicaciones a dos o más contratistas) de contratos de órdenes por tarea bajo una sola solicitación de servicios o propiedad mueble iguales o similares. Al decidir si 47 son apropiadas las adjudicaciones múltiples, el Director aplicará su mejor juicio. No será necesario hacer adjudicaciones múltiples cuando: (a) Solamente un contratista puede desempeñarse al nivel de calidad requerido porque los servicios o la Propiedad Mueble son únicos 0 altamente especializados; (b) A base de los conocimientos y experiencia de la Autoridad en el mercado, se obtendrán términos y condiciones más favorables, incluyendo el precio, si se hace una sola adjudicación; (c) El costo de administrar contratos múltiples puede superar cualquier beneficio potencial de las adjudicaciones múltiples; (d) Las tareas que probablemente se ordenen bajo el contrato están tan integradas entre sí que únicamente un solo contratista podrá, razonablemente, realizar el trabajo; (e) El valor total estimado del contrato es menor de $250,000; ó (f) El Director decide que las adjudicaciones múltiples no servirían los mejores interés de la Autoridad. 48 7.8 Órdenes por Tarea .1 No se requerirá aviso público o notificación para hacer órdenes bajo contratos de órdenes por tarea. .2 Si se determina apropiado, podrá incluirse en el contrato una autorización para hacer órdenes oralmente, siempre que las órdenes orales se confirmen por escrito. Las órdenes podrán hacerse por fax o mediante métodos comerciales electrónicos, si el contrato provee para ello. .3 No se permitirá protesta o solicitud de reconsideración bajo el Artículo 10, en torno a la emisión o propuesta emisión de una orden bajo un contrato de órdenes por tarea, excepto cuando se proteste porque la orden excede el alcance, término o valor máximo del contrato. .4 En el caso de órdenes por tarea emitidas bajo contratos múltiples de órdenes por tarea con costo o costo estimado mayor de $50,000.00 pero no mayor de $250,000.00, la Autoridad empleará procedimientos diseñados para distribuir o asignar órdenes por tarea de forma justa y comercialmente razonable entre los múltiples contratistas de órdenes por tarea. El Director podrá delegar el poder de emitir órdenes por tarea bajo esta Subsección 7.8.4 en cualquier oficial o empleado de la Autoridad o en cualquier consultor o agente contratado por la Autoridad. Al determinar los procedimientos para la distribución o asignación de las órdenes por tarea, la Autoridad y sus agentes autorizados podrán ejercer una amplia discreción 49 y podrán considerar factores como desempeño anterior, calidad de los servicios y otras entregas, control de costo, licitaciones o cotizaciones de precios, experiencia u otros factores que la Autoridad o sus agentes autorizados, en el ejercicio de su buen juicio comercial, consideren pertinentes a la emisión de órdenes. Los procedimientos para seleccionar contratistas para la emisión de órdenes específicas podrán incluir la solicitación de propuestas de precios o propuestas técnicas de los contratistas de órdenes por tarea, pero no tienen que proveer para la competencia de la totalidad de los múltiples contratistas de órdenes por tarea y la Autoridad o sus agentes autorizados no tendrán que comunicarse con cada uno de los múltiples contratistas de órdenes por tarea antes de emitir una orden por tarea. La Autoridad podrá usar propuestas orales y procedimientos simplificados al asignar las órdenes por tarea. .5 En el caso de órdenes por tarea emitidas bajo múltiples contratos de órdenes por tarea con un costo o costo estimado mayor de $250,000.00 se solicitarán licitaciones de todos los contratistas de órdenes por tarea; disponiéndose que, si hay más de tres (3) contratistas de órdenes por tarea, no será necesario solicitar licitaciones de todos los contratistas de órdenes por tarea, sino que se solicitarán a por lo menos tres (3) contratistas de órdenes por tarea, y la selección de los contratistas de órdenes por tarea a quienes se le solicitarán licitaciones se basará en un procedimiento justo y comercialmente razonable determinado por la Autoridad o sus agentes autorizados. Dicho procedimiento podrá incluir la consideración de factores como desempeño anterior, calidad de los servicios y otras entregas, control de costo, experiencia u otros factores que la Autoridad o sus agentes autorizados, en 50 el ejercicio de su buen juicio comercial, consideren pertinentes. El Director podrá delegar el poder de emitir órdenes por tarea bajo esta Subsección 7.8.5 en cualquier oficial o empleado de la Autoridad o en cualquier consultor o agente contratado por la Autoridad. No es indispensable que la orden por tarea se emita al contratista de órdenes por tarea que someta la oferta más baja, si la Autoridad o sus agentes autorizados determinan que es apropiado asignar la orden por tarea a base de factores múltiples como desempeño en el pasado, calidad de los servicios o experiencia, de forma que el precio no sea el único criterio. .6 Los procedimientos para la distribución y asignación de órdenes por tarea bajo la Sección 7.8.4 que precede, y el requisito de competencia entre contratistas de órdenes por tarea para la emisión de órdenes por tarea bajo la Subsección 7.8.5, que precede, podrán obviarse con la aprobación del Director cuando: (a) La necesidad de la Autoridad por los servicios o la propiedad mueble sea tan urgente que seguir dichos procedimientos implicaría una demora inaceptable. (b) Solamente uno de los contratistas puede proveer los servicios o la propiedad mueble requeridos al nivel de calidad requerido porque los servicios o la propiedad mueble ordenados son únicos o altamente especializados. 51 (c) La orden deberá emitirse a base de fuente única para fines de economía y eficiencia, como corolario lógico a una orden ya emitida bajo el contrato, o bajo otro contrato, siempre que todos los potenciales contratistas hayan tenido una oportunidad justa de ser considerados para la orden o el contrato original; o (d) Es necesario hacer una orden para satisfacer el mínimo garantizado estipulado en el contrato.