Reglas para la Administración de Donativos por la Agencia

designada. A. Las entidades sin fines de lucro que la Policía de Puerto Rico fiscaliza que interesen solicitar un donativo legislativo, deberán radicar la misma en original y dos (2) copias en la Oficina de la Comisión Conjunta Especial sobre Donativos Legislativos no más tarde del último día laborable del mes de febrero de cada año. Incluirán además, la información y documentos solicitados en el Artículo 8 incisos (a) (I) de la Ley Núm. 258. B. Acompañarán la misma con una Propuesta, la cual describirá en forma clara, los objetivos de las actividades o funciones, su utilidad, desglose por objetos de gastos, entre otros requisitos claramente definidos en la Ley Núm. 258 en su Artículo 9. C. Una vez el donativo legislativo es otorgado por Resolución Conjunta, y aprobado por el Gobernador, la Oficina de Gerencia y Presupuesto remitirá a la División de Presupuesto de la Policía, como agencia designada, el desglose de Fondos (Modelo SC-789), indicando la cifra de cuenta que ha sido deposito el mismo. D. Una vez la División de Presupuesto recibe dichos documentos certificados, procede a confeccionar los documentos fiscales (Modelo SC 735 "Comprobante de Pago Directo") para que el donativo sea emitido por el Departamento de Hacienda a la entidad receptora. 6 E. La División de Presupuesto notificará a la Oficina de Auditoría de la Comisión de Seguridad y Protección Pública sobre el donativo que fue aprobado a la entidad receptora. F. La Oficina de Auditoría de la Comisión examinará y auditará en cualquier momento los libros, cuentas y documentos justificativos del uso de los fondos del donativo legislativo y otros recursos públicos que maneje la entidad receptora. Supervisará que dicha entidad utilice O haya utilizado dichos fondos del donativo únicamente para sufragar los gastos necesarios de las actividades O funciones públicas para los cuales fueron asignados. G. Una vez auditado, emitirán el informe correspondiente a la Oficina de la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos. Este informe incluirá, entre otros aspectos que sea necesario informar lo siguiente: 1. Fecha de entrega de cada donativo legislativo. 2. Si fue utilizado para el propósito al cual fue solicitado. 3. Si colaboró con la Agencia designada a entregar los récord o documentos que le fueron solicitados por la auditoría. Cualquier otra información que le sea requerida por la Oficina de la Comisión Especial Conjunta. H. Este informe se radicará no más tarde del 15 de marzo de cada año, en la Oficina Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos. 7 En caso de que la entidad receptora renuncie a todo O parte del donativo, la Oficina de Auditoría, indicará en dicho informe, la forma fecha y persona a que se le notificó que los fondos del donativo estaban disponibles, el funcionario de la entidad receptora que notificó la decisión y las causas por la cual renunció al mismo. En este informe, además, incluirá sus recomendaciones sobre si se debe otorgarse nuevamente un donativo legislativo a la misma entidad, si se debe aumentar, reducirse o no volverse a considerar para que se le otorgue un donativo en caso de que solicite nuevamente. J. La División de Presupuesto informará a la Comisión Conjunta Especial, las entidades receptoras que hasta el 30 de junio no hayan reclamado dichos donativos. Este informe será sometido no más tarde del 31 de julio de cada año fiscal. Dicha División no desembolsará ningún donativo que no se haya reclamado, después del 30 de junio de cada año.