Normas y disposiciones que seguirán las entidades receptoras

A. Toda entidad receptora mantendrá un estricto sistema de contabilidad sobre el dinero recibido, sus usos y sobrantes. B. Depositarán el dinero del donativo en una cuenta bancaria especial y separada de cualquier otra cuenta que exista, el día laborable siguiente a su recibo. C. Remitirá copia del comprobante de depósito dentro de los próximos cinco (5) días laborables siguientes a la fecha del depósito. 8 D. Registrar por lo menos dos (2) firmas para girar contra dicha cuenta y notificar dichas firmas con sus nombres y dirección a la Oficina de Auditoría. E. Designar un Agente Fiscal quien tendrá entre otras funciones, las siguientes: a. recibir, contabilizar y hacer los desembolsos de dinero, así como de guardar todos los comprobantes y documentos fiscales relacionados. b. Velar que el donativo legislativo se use únicamente para cubrir los gastos necesarios de las actividades O funciones públicas para las cuales se otorgue. C. Conservar los récords y documentos correspondientes para preparar y sostener los informes fiscales que son requeridos por este Reglamento y la Ley. d. El director O administrador de la entidad no podrá ser designado como Agente fiscal. F. Solamente harán desembolsos mediante cheques y solo para el pago de órdenes de compra, facturas, nóminas, servicios u otros gastos necesarios y para lo cual se otorgó el donativo. G. No girarán cheques al portador ni efectuarán bajo ningún concepto pagos en efectivo con cargo al donativo legislativo. H. Cualquier reclamación de salarios o beneficios marginales adeudados a las personas contratadas O empleados de éstos, o personas 9 subcontratadas para prestar algún servicio relacionado con la actividad o función que le donativo fue designado, será responsabilidad de la Entidad Receptora. I. Radicará un informe en la Secretaría de cada Cámara de la Asamblea Legislativa un informe trimestral sobre los gastos incurridos con cargo al donativo, conteniendo toda aquella información que a esos fines disponga la Oficina de Auditoría como representante de la Agencia designada. Este informe se entregará en cada Cámara en original y dos (2) copias. Copia de dicho informe se entregará también a la agencia designada. J. Mantendrá un libro de las minutas de las reuniones, de sus juntas o cuerpo directivos en las que se resuman, entre otras, las decisiones O resoluciones sobre la política institucional referente al uso y disposición del donativo legislativo asignado. K. Conservará actualizados y debidamente archivados en un lugar seguro los cheques, facturas, órdenes de compra y de pago de servicios, nóminas, récords, actas, inventario de equipo, documentos relacionados a la adquisición de bienes inmuebles y cualquier otro documento relacionado con el donativo. Dichos documentos serán conservados por un término de seis (6) años o una intervención por la Oficina del Contralor, lo que ocurra primero, según estipulado en el Reglamento Núm. 23 (2nda. Revisión) del Departamento de Hacienda, conocido como "Reglamento para la conservación de Documentos 10 Fiscales O necesarios para el Examen y Comprobación de cuentas y Operaciones Fiscales" aprobado el 15 de agosto de 1988. L. Cualquier desembolso, comprobantes o cualquier otro documento de naturaleza fiscal relacionado con el uso del Donativo, deberá entregarse a la División de Presupuesto no más tarde de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que se concluya O cumpla la actividad.