DISPOSICIONES GENERALES

1- El Instituto de Cultura Puertorriqueña tomará todas las medidas, administrativas y legales, que juzgue apropiadas y 6 pertinentes para procesar el cobro de las deudas y requerir el pago de las mismas. 2- Las Unidades institucionales que generen las cuentas por cobrar vendrán obligadas a suministrar la documentación necesaria para que la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro de la Oficina de Finanzas y Contabilidad registre y controle dichas cuentas. Esta documentación podría ser la factura de ventas u otros documentos que se preparen para estos propósitos. Los funcionarios y empleados designados del Instituto son responsables de velar por que los clientes suministren toda aquella información que sea requerida para la facturación correspondiente o para imponer el cobro en efectivo de los cargos aplicables. Todas las operaciones que realizan los clientes, que no tienen crédito aprobado por el Instituto, las pagaron de contado. 3- La Unidad Institucional que origina la venta o el servicio remunerado tendrá la responsabilidad de adoptar las medidas necesarias para iniciar de inmediato las gestiones de cobro. 4- Cuando resulten infructuosas las gestiones iniciales de cobro, la unidad institucional referirá de inmediato el asunto a la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro de la Oficina de Finanzas y Contabilidad. 5- La Unidad de Crédito, Facturación y Cobro mantendrá al día los expedientes de los deudores. Estos deberán contener, 7 entre otra, la siguiente información: a) Nombre del deudor b) Dirección postal y residencial, número de teléfono oficial y residencial del deudor. c) Dirección postal y residencial, número de teléfono oficial y residencial del co-deudor, cuando aplique. d) Concepto de la deuda y documentos relacionados con la misma. e) Período a que corresponde la deuda. f) Importe de la deuda. g) Importe y fecha de los abonos recibidos y copia de los cheques, giros o recibos. h) Balance de la deuda. i) Documentación relacionada con las gestiones de cobro realizadas. j) Número de la cuenta a la que se acreditará el dinero remesado. k) Cualquier otra información o documentación relacionada con el asunto. 6- La Unidad de Crédito, Factúración y Cobro tendrá un término de noventa(90) días para efectuar todas las gestiones de cobro que sean necesarias para recobrar el dinero adeudado. 7- De resultar infructuosas las gestiones de cobro, dentro del término especificado, la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro preparará la documentación requerida para referir el caso a la Oficina de Asesoría Legal. Con el referimiento se adjuntará copia del expediente que mantenga la Unidad según se dispone en el inciso 5 que antecede. 8 8- Autorización para conceder crédito o planes de pago Se autoriza al Director Ejecutivo, Subdirector Ejecutivo y al Director Ejecutivo Auxiliar del Area Administrativa a conceder crédito para la adquisición de productos, artículos o servicios y planes de pago para el saldo de la deuda siguiendo las normas y procedimientos que se establecen en este reglamento. 9- Suspensión de servicios a deudores morosos a) A las personas que tengan deudas de alquiler atrasadas con el Instituto, se les suspenderá cualquier servicio que esté recibiendo hasta tanto no se hayan puesto al día sus cuentas. b) La negativa de los funcionarios o empleados a cumplir con los compromisos contraídos con la institución se considerará como conducta impropia y será causa suficiente para tomar acción disciplinaria en su contra. c) No se formalizarán contratos de ninguna clase con personas o entidades que tengan atrasos en el pago de deudas contraídas. 10- Retención del pago de salarios a empleados con deudas por concepto de pagos indebidos o en exceso. a) Cuando la Oficina de Recursos Humanos advierta que ha efectuado un pago indebido o en exceso procederá de inmediato a notificarlo por escrito al funcionario o empleado afectado. El recobro del 9 pago debe efectuarse dentro del mas breve plazo posible preferiblemente dentro del año fiscal en que se contrajo la deuda. Si el nombramiento del funcionario o empleado es transitorio, la deuda debe saldarse en o antes de la fecha en que termine su servicio y se le haga el último pago. b) No se afectuará ningún pago, por concepto de salarios o balance de licencias, al funcionario o empleado que adeude dinero a la institución. c) Cuando cese en sus funciones un funcionario o empleado que tenga una deuda con el Instituto, será deber de la Oficina de Recursos Humanos informar a la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro el lugar donde trabaja la persona, si dicha información es de su conocimiento, para que se hagan las gestiones de cobro correspondientes. 11- Incumplimiento de Contrato de los beneficiarios de Licencias con Sueldo, Licencias Sabáticas o Ayudas Económicas. a) Toda persona a la que se le haya concedido alguno de estos beneficios vendrá obligada a cumplir con todos los requisitos que se estipulen en las leyes, reglamentos. o normas que fundamenten su otorgación. De lo contrario, deberán reembolsar la cantidad desembolsada por el Instituto por concepto de licencia con sueldo o ayuda económica otorgada. 10 b) La Oficina de Recursos Humanos mantendrá un récord de la cantidad de dinero concedida al beneficiario. Deberá notificar, a la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro, los nombres de las personas que hayan incumplido las cláusulas del contrato. 12- Confiscación de fianzas Se faculta al Director Ejecutivo Auxiliar de Administración a confiscar todo tipo de fianza cuando el deudor no responde a las gestiones de cobro que efectúe de Unidad de Crédito, Facturación y Cobro de la Oficina de Finanzas y Contabilidad del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 13- Declaración de cuenta incobrable y cancelación de deuda Se faculta al Director Ejecutivo para declarar una cuenta incobrable, y por consiguiente, ordenar que se cancelen y se liquiden deudas después de transcurrido un término de diez(10) años habiéndose agotado los procesos administrativos y legales disponibles. Para tomar esta acción se requerirá un informe del Director Ejecutivo Auxiliar del Area de Administración el cual deberá contener la siguiente información: a) Nombre del Deudor b) Número de identificación de la cuenta por cobrar c) Importe y concepto de la deuda d) Tiempo que lleva vencida la deuda e) Gestiones de cobro realizadas por la Unidad Institucional y por la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro 11 f) Reclamaciones efectuadas por la Oficina de Asesoría Legal g) Justificación para que la cuenta se declare incobrable 14- Se conservarán, como record de carácter permenente, todos los documentos que evidencian y justifiquen que se declare una cuenta incobrable y se cancele una deuda contraída con la institución. 15- El Director Ejecutivo someterá, anualmente, un informe a la Junta de Directores indicando las cuentas que se han decretado como incobrables y señalando las razones que justificaron la cancelación de la deuda.