Reglamento de Crédito, Facturación y Cobro

Concesión y Cancelación de Crédito 1- El Director de Finanzas y Contabilidad, con el visto bueno del Director Ejecutivo Auxiliar de Administración, establecerá los criterios financieros para fijar los límites de créditos a concederse, los interesas aplicarse y los cargos cuando procedan. Esta acción requerirá la aprobación del Director Ejecutivo 0 de su representante autorizado. 2- La Oficina de Finanzas y Contabilidad, a través de la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro, será responsable de asesorar en materia de concesión de crédito a los 12 funcionarios del Instituto, en particular a los encargados de las tiendas. 3- No se venderán artículos o productos a crédito a clientes ni se ofrecerán servicios ni se entregarán facilidades sin que haya mediado la aprobación de crédito correspondiente. 4- El Director de la Oficina Finanzas y Contabilidad, con la aprobación del Director Ejecutivo Auxiliar de Administración tendrá la facultad para establecer las cantidades mínimas y máximas de crédito, a concederse a aquellas personas o entidades a los que se les apruebe la Solicitud de Crédito. Será requisito una evaluación minuciosa del historial y los méritos de cada solicitante y su capacidad financiera. 5- La Unidad de Crédito y Facturación y Cobro reevaluará los límites de crédito de los clientes notificando a los mismos de la decisión de aumentar o disminuir el crédito autorizado de acuerdo a la capacidad financiera del cliente. 6- La Unidad de Crédito, Facturación y Cobro preparará mensualmente informes sobre el cumplimiento de los clientes a las estipulaciones de crédito establecidas por la Institución. 7- Para la solicitud y concesión de crédito se seguirá el siguente procedimiento: a) Las Unidades Institucionales, en particular las tiendas del Instituto, tendrán disponible el formulario ICP-OFC-864 "Solicitud de Crédito" y entregarán el mismo a toda persona natural 0 13 jurídica que interese efectuar compras o requeriro servicios a crédito. El interesado deberá completar el formulario en original y copia. La Unidad Institucional retendrá la copia y remitirá el original del formulario a la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro de la Oficina de Contabilidad y Finanzas del Instituto de Cultura Puertorriqueña. b) La Unidad de Crédito, Facturación y Cobro, hará las investigaciones de rigor, sobre la información de crédito suminsitrada por la persona o entidad que radicó la Solicitud de Crédito, como requisito para conceder o denegar el crédito. c) Efectuada la investigación y evaluada toda la información concerniente la Unidad de Crédito, Facturación, y Cobro completa el formulario ICP- OFC-85 "Recomendación" Sobre Solicitud de Crédito" y lo enviará al Director de Finanzas y Contabilidad conjuntamente con el formulario ICP-OFC-86 "Notificación de Aprobación de Crédito o el formulario ICP-OFC-87 "Notificación No Aprobación de Crédito, según sea el caso. d) En caso de que se haya determinado aprobar la Solicitud de Crédito se envia al interesado el formulario ICP-OFC-86 "Notificación sobre Solicitud de Crédito" acompañado del formulario ICP-OfC-88" Aprobación de Crédito y Obligación del Cliente" en original y dos copias. 14 e) La persona o entidad, a la cual se le envía una notificación de aprobación de crédito tiene un término de treinta (30) a partir de la notificación para devolver, firmado el formualrio ICP-OfC-88 "Aprobación de Crédito y Obligación del Cliente". En caso de que la persona o entidad no devuelva el documento en el término concedido se dejará sin efecto su solicitud de crédito a menos que medie una razón que válide su acción. f) Una vez el cliente devuelva el formulario ICP-OFC-88 (original y copia) debidamente firmado, la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro termina de completar el mismo y lo somete a la firma del funcionario facultado, para aprobar el mismo según se dispone en el Artículo 4(8) de este Reglamento. g) Cuando se reciba el ICP-OFC-88 aprobado por la autoridad competente la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro procederá de la siguiente manera: (1) Abre expediente con el nombre del cliente a quien se le concede crédito. En dicho expediente se archivará el orginal de la Aprobación de Crédito (ICP-OFC-88) conjuntamente con copia de los formularios ICP-OFC-84 "Solicitud de Crédito, ICP-OFC-85 "Recomendación Sobre Solicitud de Crédito y el ICP-OFC-86 "Notificación Aprobación Solicitud De Crédito. Se debe archivar 15 también cualquier documentación relacionada con el asunto. (2) Envia la copia del formualrio ICP-OFC-88 a la persona o entidad que solicitó crédito. (3) Notificar los términos de la concesión de crédito a los encargados de las unidades del Instituto o que corresponda. 8- Las Concesiones de Crédito se otorgarán por un período de un año y podrán renovarse automáticamente siempre y cuando el cliente cumpla con las especificaciones que rigen dicha concesión. 9- Será responsabilidad de la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro mantener informados a los encargados de las Unidades Institucionales sobre las concesiones de crédito y de las extensiones o cancelaciones de las mismas que ocurran posteriormente.