NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA DECLARAR

UNA CUENTA INCOBRABLE 1. Bajo ninguna circunstancia se podrá declarar una cuenta como "incobrable" a menos que se hayan agotado todas las gestiones de cobro establecidas en el Artículo 6 que antecede. 26 2. Independientemente de que una cuenta haya sido declarada incobrable si posteriormente surje información que pueda conducir al pago de la deuda se deberá reactivar el caso y reiniciar la correspondiente gestión de cobro. 3. Los criterios que deben ser utilizados para declarar una cuenta incobrable, cancelar o liquidar la misma, se señalan a continuación: a) Serán declaradas incobrables aquellas cuentas, ,a pesar de haberse obtenido una sentencia favorable de un tribunal, cuando se determine que el deudor carece de bienes contra los cuales se pueda ejecutar dicha sentencia. La Oficina de Finanzas y Contabilidad y la Oficina de Asesoría Legal deberán exigir toda aquella evidencia que consideren pertinente antes de tomar la decisión de declarar incobrable la determinada cuenta. b) Se podrán declarar incobrables aquellas cuentas que de la investigación que se lleve a cabo se descubra que el deudor ha fallecido sin dejar bienes que puedan ser ejecutados. Dicha muerte deberá ser certificada mediante acta de defunción u otro documento válidamente aceptable. c) Se podrán declarar incobrables aquellas cuentas cuando resulte impráctico y antieconómico efectuar gestiones de cobro adicionales a las establecidas en la secciones 6.1, 6.2 y 6.3, por lo ínfimo de la cuantía envuelta. 27 d) Se podrán declarar incobrables aquellas cuentas cuyas gestiones de cobro hayan resultado infructuosas y hayan transcurrido dos 0 más años desde la fecha en que los casos fueron referidos a la Oficina de Asesoría Legal. Esta decisión debe contar siempre con el visto bueno de dicha Oficina. 4. A continuación el procedimiento para declarar una cuenta incobrable: a) Al cierre del año fiscal la Unidad de Crédito, Facturación y Cobro someterá un informe al Director de Finanzas y Contabilidad indicando las cuentas que se deben declarar como "Cuenta Incobrable". Debe acompañar el informe con los expedientes de las cuentas que recomienda declarar incobrables. b) El Director de Finanzas y Contabilidad evaluará minuciosamente los expedientes de las cuentas y determinará cual o cuales de estas se deben declarar incobrables. c) Si de la evaluación efectuada se determina declarar incobrables todas o algunas de las cuentas contenidas en el informe de la Unidad el Director de Finanzas y Contabilidad preprará comunicación, para la firma del Director Ejecutivo Auxiliar de Administración, solicitando a la Oficina de Asesoría Legal evalue el asunto y emita su opinión al respecto. 28 d) El Director Ejecutivo Auxiliar de Administración, antes de firmar la comunicación sometida por el Director de Finanzas y Contabilidad, se cerciorará que se haya cumplido con todos los procesos y gestiones de cobro y deberá comprobar que no existen alternativas para recuperar el dinero adeuado. En caso afirmativo, dará curso a la gestión del Director de Finanzas y Contabilidad. Si por el contrario advierte que no se han completado los procesos o no se han agotados las alternativas viables para recuperar el dinero, devuelve la documentación a la Oficina de Finanzas y Contabilidad para que se completen los procesos o se continue con las gestiones para recuperar el dinero. e) La Oficina de Asesoría Legal hará un estudio sobre la conveniencia de iniciar un recurso judicial en cobro de dinero que incluye: las posibilidades judiciales del pleito y las posibilidades prácticas de efectuar la sentencia que pudiera obtenerse. La determinación y las gestiones que corresponden realizar las deberá ejecutar la Oficina en un término no mayor de cuarenta y cinco (45) días. f) En aquellos casos que la Oficina de Asesoría Legal determine que no amerita radicarse un recurso legal, ya sea por razones legales o prácticas, lo notificará por escrito al Director Ejecutivo Auxiliar de Administración con copia al Director Ejecutivo. El informe o escrito deberá contener las razones que justifican la determinación y la recomendación 29 específica en caso de que se considere declarar la cuenta incobrable. g) Si el Director Ejecutivo Auxiliar de Administración concurre con la recomendación del Asesor Legal, instruirá al Director de Finanzas para que prepare el documento "Solictud Declaración Cuenta Incobrable" (Forma ICP-OFC-95) y lo someta para su visto bueno y la aprobación del Director Ejecutivo. h) En caso de discrepancias entre la recomendación del Asesor Legal y el Director Ejecutivo Auxiliar de Administración éste último solicitará una reunión con el Director Ejecutivo para dilucidar el asunto. i) Si el Director Ejecutivo concurre con el Asesor Legal se procede según se dispone en el inciso .7 que antecede. Si por el contrario el Director concurre con el Director de Administración la Oficina de Asesoría Legal preparará toda la documentación para someter el caso al Tribunal de Instancia. j) El Director de Finanzas y Contabilidad preparará informe, para la firma del Director Ejecutivo para notificar a la Junta de Directores las cuentas que se han declarado incobrables durante determinado año fical. Se deberá acompañar con el informe copia de la evaluación efectuada por la Oficina de Asesoría Legal. k) Los documentos relacionados con los procesos para declarar las cuentas incobrables se mantendrán por 30 espació de 10 años es el archivo permanente de la Oficina de Finanzas y Contabilidad.