Disposiciones Generales

1. A partir de la vigencia de este Reglamento se seguirá el procedimiento aquí establecido para la reproducción de copias de documentos de la Autoridad. 2. Se cobrará los derechos correspondiente a toda persona, incluyendo los empleados de la Autoridad, que solicite copias de documentos. 3. Los derechos a cobrar por copias será como sigue: a) $0.75 por página tamaño 8 1/2" X 11" o tamaño 8 1/2" x 14" b) $1.00 por página tamaño 11" x 17" c) $10.00 por página en planos de 36" x 24" 5 4. Los costos de copias certificadas por la Autoridad serán como sigue: a) $1.50 por página tamaño 8 1/2 " X 11" O tamaño 8 1/2" X 14" b) $2.00 por página tamaño 11" X 17" c) $25.00 por página en planos de 36" X 24" 5. La Autoridad podrá aceptar los pagos por copias de documentos en efectivo, cheque certificado, giro bancario o postal, tarjetas de crédito como Visa, Mastercard, ATH, O pago autorizado por sello de Rentas Internas. Tanto los giros como los cheques certificados se prepararán por la cantidad exacta a nombre de la Autoridad de los Puertos. Cuando la transacción se haga por correo se estipularán cargos por franqueo que serán añadidos al costo facturado. 6. Copias de documentos oficiales solicitadas por agencias de gobierno del Estado Libre Asociado O cualquiera de sus partes, oficinas, negociados, departamentos, comisiones, dependencias, instrumentalidades o corporaciones gubernamentales o municipios serán libre de costo. A ninguna agencia o instrumentalidad se le suministrará más de una copia gratuita a menos que exista razón justificada de la necesidad que tiene de obtener más de un ejemplar del documento. 6 7. A los empleados de la Autoridad se les dará copia de un documento sobre sus acciones de personal libre de costo por primera vez, copias subsiguientes del mismo documento se cobrarán de acuerdo al costo y manera establecidos en este Reglamento. 8. Será responsabilidad de todas las oficinas que reproduzcan copias de documentos mantener un registro de cada documento entregado que contenga el nombre del solicitante, fecha, documento y firma de la persona que lo recibió. 9. Reproducción de todos los documentos de la Autoridad estarán disponibles al público excepto cuando por ley, un reglamento o resolución de la Junta de Directores se haya declarado que el documento es material confidencial O exento de divulgación. 10. Para solicitar copias de documentos de la Autoridad el interesado debe comunicarse con la Autoridad personalmente, por carta, teléfono o fax y seguir el procedimiento establecido en el Artículo VI de este Reglamento. 11. Cuando la solicitud se haga en persona, si los documentos solicitados son Documentos Públicos, la Autoridad deberá responder al momento, señalando la fecha de la cita para revisarlos. El término para permitir la inspección o entrega de documentos solicitados en persona nunca excederá quince (15) días laborables, desde la fecha en que se solicita, excepto en circunstancias extraordinarias cuando la Autoridad dispondrá de treinta (30) días laborables. 7 12. Si la solicitud se hace por correo, la Autoridad deberá responder en quince (15) días laborables, luego de recibirse dicha solicitud. 13. Si la solicitud se hace por teléfono O Fax la contestación se hará al momento, pero si el solicitante desea continuar el procedimiento por correo, la Autoridad tendrá quince (15) días laborables para responder por correo, luego de dicha solicitud por teléfono. 14. Además de los documentos que sean declarados material confidencial O exento de divulgación por una ley O reglamento de la Junta de Directores el Director Ejecutivo podrá declarar material confidencial o exento de divulgación todo aquel documento de la Autoridad que reúna alguna o cualquiera de los siguientes criterios: a. Cuando una Orden Ejecutiva del Gobernador establezca criterios de confidencialidad; b. Cuando esté relacionado con políticas y prácticas internas del personal de cualquier organismo; C. Cuando esté específicamente exento de divulgación por un estatuto y la información que se niegue al público no sea objeto de la discreción de la Junta de Directores o del Director Ejecutivo. 8 d. Documentos recibidos por un organismo con carácter confidencial, acumulados y mantenidos para regular una entidad comercial O institución financiera ("Trade Secrets"), que es de naturaleza privilegiada o confidencial, o información financiera obtenida de una persona natural o jurídica, a requerimiento de la Autoridad. e. Memorandos O cartas interagenciales que surjan de forma incidental a la administración u otro asunto de la Autoridad y que no estarían disponibles a una persona. f. Expedientes investigativos compilados con el propósito de hacer cumplir el orden público en la medida en que la divulgación de estos expedientes: (1) interfiera con los procedimientos para imponer las leyes; (2) prive a alguien del derecho a un juicio o a una sentencia imparcial; (3) constituya una intromisión injustificada a la privacidad; (4) revele la identidad de una fuente confidencial; 9 (5) revele técnicas y procedimientos investigativos; ponga en peligro la vida o la seguridad física del personal que hace cumplir las leyes. g. Informes y declaraciones de estrategias o negociaciones laborales, arbitraje obrero patronal o convenios colectivos de determinado organismo. h. Informes y declaraciones de estrategias o negociaciones relacionadas con inversiones de la Autoridad o préstamos de fondos a la Autoridad, hasta el momento en que dichas transacciones son registradas. i. Preguntas de exámenes, claves y otros datos para administrar exámenes de licenciaturas, de empleo, de ascenso o académicos proveyéndose que una persona tendrá derecho a revisar los resultados de su examen. j. Correspondencia de funcionarios electos relacionada con aquellos que ellos representen y correspondencia de estos funcionarios electos, en sus funciones oficiales. 10 k. Lo contenido en tasaciones de bienes raíces, ingeniería o estimados y evaluaciones de viabilidad realizadas por o para la Autoridad relacionadas con la adquisición de propiedades 0 posibles materiales públicos y contratos de construcción, hasta el momento en que la propiedad sea adquirida O todos los trámites y transacciones se hayan terminado o abandonado. 1. Peticiones de opiniones consultivas y las opiniones emitidas. m. Documentos con información que debe mantenerse secreta por orden ejecutiva para la seguridad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. n. Notas, memorandos, correspondencia y escritos de los oficiales de la Autoridad que surgen en forma incidental a la administración de los asuntos de oficina, sin que medie autorización o requerimiento estatutario, cuya divulgación puede acarrear perjuicio al buen funcionamiento de la Autoridad. O. Documentos con información geológica O geofísica, incluyendo mapas de pozos de petróleo y yacimientos de minas, si dicha información pudiera perjudicar los intereses del Estado Libre Asociado de Puerto Rico O de la Autoridad. 11 p. Documentos del Director Ejecutivo, de sus subalternos, o de los miembros de la Junta de Directores que puedan ser considerados documentos personales O privados. q. Documentos con información personal de organizaciones públicas y privadas de bienestar social. r. Informes, memorandos o escritos preparados en la División Legal en el ejercicio del cargo del empleado para su superior o para fines internos de las decisiones y actuaciones departamentales. S. Documentos, informes, opiniones, información o declaraciones requeridas a mantenerse confidenciales, por ley federal O del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, por reglas, reglamentos, o por disposición de un tribunal. t. Documentos que estén relacionados con políticas internas en la etapa de su confección. A los efectos de este artículo, no se autoriza a la Autoridad a retener información o limitar la disponibilidad de expedientes al público excepto a lo que específicamente se dispone en el Artículo V-11 de este Reglamento. Sin embargo, una parte segregada de un documento público excluido por este Artículo 14 5. Entrega el pago en la Sección de Contabilidad junto con el Formulario AP-142. 6. Envía al solicitante las copias solicitadas en la fecha acordada junto con el recibo oficial de recaudación. Solicitud por Teléfono: Solicitante 1. Se comunica por teléfono con la Oficina deseada. 2. Ofrece toda la información para que el empleado a cargo llene el Formulario AP-142 "Solicitud de Copias de Documentos". 3. Escoge uno de los dos métodos: *Visitar la Oficina deseada en la fecha asignada, se seguirá el procedimiento de las solicitudes en persona, *Si prefiere obtener la documentación por correo se seguirá el procedimiento establecido a tales efectos en este Reglamento. Solicitudes por FAX: Solicitante: 1. Envía comunicación de solicitud al número de FAX de la Oficina deseada. 2. Recibe el Formulario AP-142 y lo envía lleno en todas sus partes. 15 3. Escoge uno de los métodos. *Visitar la Oficina deseada en la fecha asignada, según el procedimiento de la solicitud en persona. *Si prefiere obtener la documentación por correo se seguirá el procedimiento establecido en este Reglamento.