Regl. 5958, art. 15 dup3
EXPEDIENTES DE EMPLEADOS
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Cite as Reglamento Núm. 5958, Art. 15 dup3
Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos
desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su
separación definitiva. El Departamento será responsable de la conservación, custodia y
mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone más adelante y en
armonÃa con la Ley 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que creó el
Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva.
A.
Clasificación de los Expedientes Los expedientes de los empleados se
clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los
correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio, e
inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del
servicio.
B.
Contenido de los Expedientes A todo empleado a quien se le extienda
cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente, que se identificará
con el nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este
expediente se archivará y conservará, entre otros, el original de los siguientes
documentos:
1.
Historial personal
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2.
Examen médico (en los casos que aplique la Ley ADA deberá
archivarse en expediente separado y confidencial)
3.
Copia autenticada del certificado de nacimiento
4.
Certificado de antecedentes penales
5.
Formulario de elegibilidad para empleo
6.
Notificación de nombramiento y juramento
7.
Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc.
8.
Evaluaciones sobre el trabajo del empleado.
9.
Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldo o
cualquier otro aspecto relacionado con la retribución.
10.
Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el
servicio, 0 mejoras administrativas.
11.
Documentos que reflejen acciones disciplinarias, asà como
resoluciones de la Junta de Apelaciones al respecto.
12.
Certificaciones de servicios prestados al Gobierno.
13.
Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del
expediente.
14.
Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos.
15.
Récord de adiestramientos.
16.
Documentación relacionada con la participación de empleados en el
Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus
Instrumentalidades
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17.
Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o sin sueldo,
tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y
autorizaciones de pagos de matrÃcula.
18.
Récords de licencias.
19.
Récord de accidentes por causas ocupacionales.
20.
Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones,
obligaciones contraÃdas con el Sistema de Retiro, la Asociación de
Empleados, u otras autorizadas por ley.
21.
Permiso de menores (si es menor de 18 años deberá presentar este
documento expedido por el Departamento del Trabajo y Recursos
Humanos).
22.
Copia de tarjeta de Seguro Social
23.
Evidencia de preparación académica
24.
Evidencia de experiencias de empleos
25.
Licencia para ejercer profesión u oficio
26.
Evidencia de colegiación y de cuotas pagadas
27.
Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I -9), Ley Federal de
Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986 Ley
Publica Núm. 99-603.
28.
Habilitación (si aplica)
29.
Certificado de Exención para la Retención (Forma 499-R-4)
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30.
Certificación de Cumplimiento de la Administración para el Sustento
de Menores.
El Departamento conservará un expediente para el Sistema de Retiro el cual
contendrá:
1.
Hoja de servicio
2.
Certificado de nacimiento original
3.
Notificación de nombramiento y juramento
4.
Informes de cambios
5.
Certificaciones de interrupciones en el servicio
Se mantendrá un expediente con la documentación médica del empleado,
separado del expediente personal.
C.
Examen de los Expedientes
1.
El custodio de los expedientes de los empleados será el
Departamento.
2.
Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter
confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales
O cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines.
Los custodios de los expedientes serán responsables por la
confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita u oral de la
información contenida en los expedientes.
3.
Todo empleo tendrá derecho a examinar su expediente en compañÃa
del custodio de los expedientes. El empleado deberá radicar su
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solicitud para el examen del expediente por lo menos con tres (3)
dÃas de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado
por razón de enfermedad fÃsica que le impida asistir personalmente al
examen del expediente podrá delegar por escrito en un
representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad
mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea
designada tutor por el tribunal correspondiente.
4.
Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos
en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más
cualquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de
copias se harán por escrito con no menos de cinco (5) dÃas de
antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento
solicitado.
5.
Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la
representación oficial a los fines del examen del expediente.
D.
Conservación y Disposición de los Expedientes Se conservará y
mantendrá archivados, firmemente adheridos, todos los documentos
pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. La
disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las
siguientes normas:
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1.
La disposición final se hará conforme a las normas del Reglamento
para la Administración del Programa de Conservación y Disposición
de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
2.
Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que
éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia el
expediente del empleado en un perÃodo no mayor de treinta (30) dÃas
siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del
empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente.
3.
Si el empleado separado solicitara una pensión de un Sistema de
Retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el
expediente del ex-empleado y el Departamento lo remitirá al Sistema.
En adelante el sistema de retiro conservará el expediente.
4.
En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no
sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del
Gobierno de Puerto Rico, la Agencia conservará el expediente y
dispondrá de él de acuerdo a las normas del Reglamento para la
Administración del Programa de Conservación y Disposición de
Documentos de la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea
un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente
al Sistema de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el
fallecimiento.
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5.
Siempre que se transfiera un expediente de un empleado o de un exempleado del Departamento a otra agencia, se preparará una
certificación de documentos que se incluyen en el expediente y la
Agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los
documentos.
6.
Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en
el Departamento, se preparará una tarjeta acumulativa de los
servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones
de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los
salarios devengados. La información incluida en la tarjeta
acumulativa constituirá un resumen completo del historial del
empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de
la información y se procederá con el expediente de conformidad con
el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
7.
Los formularios y cartas que formen parte del expediente se
conservarán por el tiempo que se conserve el expediente.
8.
Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de
licencias se conservarán por un perÃodo máximo de cinco años, al
cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá
destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de
haber sido intervenido por la Oficina del Contralor.
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9.
Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los
empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya
saldado la deuda, o aprobado los cursos en el caso de becas,
licencias O pagos de matrÃcula.
10.
Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los
documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de
conservación.
E.
Otros documentos relativos a la administración de personal se conservarán
de acuerdo a las siguientes disposiciones:
1.
Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se
conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su
evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo
por un año y se procederá a su disposición de acuerdo al
Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
2.
Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un año a
partir de la fecha de expedición. Luego se conservarán inactivas por
otro año y se dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la
Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama
Ejecutiva.
3.
Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a
partir de la fecha de cancelación o vencimiento y se dispondrá de
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ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la
Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama
Ejecutiva.
4.
Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en
los exámenes se conservarán por seis (6) meses. Las solicitudes de
examen de las personas que resulten elegibles se conservarán por el
tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de ambas de
conformidad a las disposiciones del Reglamento para la
Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama
Ejecutiva.