Requisitos de Controles

Con el propósito de facilitar la gestión fiscalizadora de las oficinas correspondientes para asegurar el uso más correcto de los fondos públicos asignados a través del Fondo Puertorriqueño, la entidad, el 14 artista o humanista receptor deberá cumplir con los siguientes requisitos de controles internos: 1. Cambios en los proyectos Para realizar cualquier cambio, que altere de manera sustancial las actividades programadas en el proyecto subvencionado, debe existir una solicitud escrita, remitida y aprobada, a esos efectos, por el Consejo. En los casos en que los cambios sean menores o de asuntos administrativos, debe existir una solicitud escrita, remitida y aprobada, a esos efectos, por el Administrador General o su representante autorizado. 2. Cobro de fondos no utilizados De no obtenerse el cobro de fondos no utilizados o evidenciados en el informe final del proyecto auspiciado, luego de las gestiones del recaudador designado en la Oficina de Finanzas, el Administrador General del Fondo, no más tarde de cinco (5) días laborables después de la fecha límite establecida por el Recaudador, procederá según las disposiciones establecidas en el Reglamento número 44, sobre Cobro, Liquidación y/o Eliminación de los Libros de Deuda No Contributivas, aprobado por el Secretario de Hacienda el 21 de noviembre de 1975, para dichos casos. 15 3. Compras La entidad o artista o humanista receptor podrá realizar compra de aquellos bienes y servicios hasta el monto de cada partida previamente autorizada. 4. Conflictos de interés Los evaluadores certificarán por escrito la inexistencia de conflicto de interés durante el proceso de evaluación de las propuestas. Se prohibe, además, su participación en proyectos en los que éstos hayan servido como evaluadores. 5. Cuentas Bancarias Todos los gastos referentes al proyecto deben ser evidenciados con cheques, de una cuenta exclusiva para el proyecto, que estén cancelados y que contenga dos firmas autorizadas, excepto en los casos de proyectos de artistas y de humanistas. Los cheques tienen que ser fotocopiados por ambos lados o presentados de forma tal que reflejen su cancelación. 6. Declaraciones Juradas No se aceptarán declaraciones juradas como evidencia de pago. 7. Desembolso de subvenciones El Fondo Puertorriqueño tramitará la expedición de cheques a las entidades culturales, artistas y humanistas. El funcionario designado, emitirá una certificación de pago con cargo al Fondo. Dicha certificación estará acompañada de toda la 16 documentación requerida para esos efectos. La ley de contabilidad del Gobierno regirá sobre este asunto.Los desembolsos de las subvenciones se harán en un mínimo de dos pagos; los que serán determinados por el Consejo, siguiendo los reglamentos estipulados por el ICP, para estos casos. No obstante, se requerirá la retención de un mínimo de un veinte (20%) por ciento de los fondos asignados al proyecto, el cual se desembolsará una vez finalice el proyecto, y se rindan y aprueben los informes de rigor. Tan sólo se podrá efectuar un pago único en aquellos casos en que el desembolso del primer pago no se haya efectúado al momento de concluir la actividad subvencionada y haberse sometido y aprobado el informe final de la misma. 8. Dieta y Millaje Las partidas para el pago de dieta y millaje se ajustarán a las tarifas del Gobierno de Puerto Rico, así como a la reglamentación existente para el pago o reembolso de gastos de transportación en general. 9. Evaluación de los proyectos subvencionados Toda propuesta de entidades culturales o de artistas individuales debe contener en su presupuesto una partida ascendente a doscientos ($200) dólares para la contratación de un evaluador de la actividad O del proyecto aprobado. De este modo, 17 de otorgarse fondos al proyecto propuesto, la entidad cultural 0 persona subvencionada se hará responsable de la contratación y pago de los honorarios del evaluador seleccionado por el Consejo para la evaluación del proyecto. Independientemente del resultado de la evaluación, el subvencionado será responsable del pago de los servicios del evaluador. 10. Evidencia fiscal No se aceptarán cheques endosados como "efectivo" o "cash". Todos los cheques, o los que así lo requieran, tendrán que acompañarse de facturas o recibos. Las facturas 0 recibos contendrán: el nombre y la dirección de quien lo emite, la fecha de emisión; una descripción clara del concepto de gastos; y, en los casos que se requiera, la firma de la persona responsable de que se emita la factura; y el sello de pago del establecimiento comercial correspondiente. En los casos en que como excepción o por circunstancias particulares se acepten recibos como única evidencia de pago, se requerirá que el subvencionado presente una justificación aceptable, tal como una certificación debidamente identificada por parte del comercio o suplidor, indicando su política de no aceptar cheques como forma de pago. Además, estos recibos tendrán el sello o la identificación del 18 establecimiento comercial que los emite, la fecha, y el concepto de pago. (Si el sello de pago no identificara el establecimiento comercial que lo emite, el subvencionado deberá solicitar que se identifique el sello con la firma y el nombre de algún representante de dicho establecimiento comercial). 11. Honorarios El pago por concepto de honorarios se evidenciará con cheques a nombre de quien reciba los honorarios y con una certificación que identifique el proyecto, con su código, clase de actividad realizada, tiempo dedicado y costo por horas, días, semanas O meses. En los casos en que los proyectos contemplen el pago de honorarios al director del proyecto, al agente fiscal o al subvencionado en los casos de artistas o humanistas, el importe de los honorarios se considerará dentro de los fondos a retenerse. De éstos, no cubrir el veinte (20%) por ciento mínimo requerido, se completará dicho por ciento con otros fondos del proyecto o actividad aprobada. 12. Incumplimiento en la radicación de los informes En caso que el subvencionado no evidencie todos los gastos realizados y acreditados a este informe, se desembolsará sólo la cantidad de dinero correspondiente a los gastos evidenciados. Si el 19 director 0 el agente fiscal del proyecto subvencionado no presentara el informe final y la documentación fiscal y programática requerida por el Fondo, al término de la fecha estipulada en el contrato, el funcionario del Fondo Puertorriqueño enviará una comunicación indicando que se procederá con la retención de fondos de no mediar causa justificable para la no radicación parcial o total del mismo. De no recibirse respuesta justificativa aceptable por parte del Fondo, se enviará una factura al cobro requiriéndose la devolución del importe correspondiente al ochenta (80%) por ciento otorgado o la cantidad adelantada. De resultar infructuosas estas gestiones, el caso será referido a la Oficina de Finanzas y Contabilidad y a la División Legal del Instituto de Cultura Puertorriqueña para la acción correspondiente. Los fondos reembolsados al igual que el remanente de fondos correspondiente al veinte (20%) por ciento de la subvención, serán reprogramados para otros fines culturales. 13. Informe Final Una vez finalizado el proyecto, el subvencionado radicará el informe final en la Oficina del Fondo Puertorriqueño, mecanografiado y firmado por las personas responsables del proyecto. Este tiene que ser 20 entregado en O antes de la fecha estipulada en el acuerdo O contrato de ayuda económica. El subvencionado entregará original y copia del mencionado informe final. Este tiene que estar acompañado de la certificación de la labor realizada; de documentación programática (catálogos, programas, fotos, cartas, reseñas); y de documentación fiscal (cheques cancelados por ambos lados, recibos, facturas y otros). La documentación financiera y programática entregada para acreditar al proyecto deberá ser identificada con el código del proyecto y las iniciales del responsable del mismo. El Fondo no certificará el pago final de un veinte (20%) por ciento hasta recibir y acreditar la documentación requerida en el informe final del proyecto. 14. Material complementario o suplementario El material complementario que se acompañe con la solicitud de fondos, se considerará propiedad del Fondo de ser aprobada la misma. En los casos en que la solicitud sea denegada, el Fondo retendrá todo el material por espacio de noventa (90) días, a partir de los cuales se devolverá al solicitante de ser requerido por éste o se dispondrá del mismo. 15. Presupuesto Las partidas a aceptarse dentro del presupuesto presentado serán determinadas 21 tomando en consideración el tipo de proyecto a desarrollarse y de acuerdo con las normas y reglamentos para el uso de fondos públicos del Gobierno de Puerto Rico. Dentro del presupuesto se contemplará también el pareo de fondos requerido. CAPITULO VI. CAMBIO DE FINES O DISOLUCION DE ENTIDADES