Obligaciones de las instituciones participantes

Las instituciones participantes tienen la obligación de velar por la integridad de los fondos recibidos, de asegurar que éstos se utilicen exclusivamente para la concesión de ayuda económica a los estudiantes elegibles según las normas aplicables, de mantener los récords y controles fiscales necesarios para evidenciar la corrección de las transacciones, y de devolver a la Oficina los sobrantes. A esos efectos, cada institución participante deberá cumplir con lo siguiente: 11 a. Divulgar adecuadamente a su estudiantado la disponibilidad y el procedimiento para la obtención de ayuda económica bajo estos Programas y evaluar las solicitudes radicadas por los estudiantes, a tenor con los criterios que aquí se establecen y libre de prejuicios por razones de raza, color, sexo, origen nacional, edad, condición de veterano, impedimentos físicos o mentales, origen o condición social, ideas políticas o religiosas. b. Mantener los controles administrativos y contables necesarios y suficientes para garantizar y constatar la corrección de las operaciones y el cumplimiento con las disposiciones de este Reglamento. Este sistema de control interno incluirá las pre-intervenciones periódicas necesarias por el personal de la propia institución educativa. C. Mantener en sus archivos todas las solicitudes radicadas por los estudiantes solicitando beneficios bajo estos Programas. En dichos archivos se mantendrá un expediente para cada estudiante que haya radicado una solicitud, aún cuando la misma no haya sido concedida. La institución deberá mantener la información que evidencie que verificó, en cada caso, que el estudiante solicitante cumplía con cada uno de los requisitos de elegibilidad dispuestos en este Reglamento, así como la siguiente información: 1. Decisión final tomada por la institución respecto a la concesión de ayuda económica al solicitante, incluyendo la razón por la cual denegó una solicitud. 2. Cómputo que se hizo para determinar el monto de la ayuda económica otorgada al estudiante. 3. Evidencia que el estudiante estuvo matriculado en los períodos académicos correspondientes. 4. Constancia de los pagos recibidos de los fondos asignados. d. Asignar los fondos de los Programas de Ayudas Educativas Suplementarias y Becas según los períodos académicos dentro de los cuales opera la institución. e. Radicar los informes periódicos, devolver los sobrantes y cooperar con las intervenciones de la Oficina, según disponen los Artículos 21, 22 y 24 de este Reglamento. f. Proveer una transcripción de ayuda económica a todo estudiante que la solicite, en la cual consten las ayudas educativas y becas otorgadas durante cada período académico bajo estos Programas.