DEFINICIONES

A los fines de interpretación y aplicación de este Reglamento, los siguientes términos y frases utilizadas tendrán el significado que se establece a continuación: A. Administrador de Documentos = Funcionario designado por la autoridad nominadora de cada unidad institucional, a cargo del funcionamiento y supervisión del Programa de Administración de Documentos de su respectiva unidad. En la unidad en que no exista este puesto, ejercerá las funciones el empleado designado a esos fines por la autoridad nominadora de la unidad institucional correspondiente. B. Archivo de Documentos Inactivos = Lugar de conservación y administración de documentos inactivos de cada unidad institucional, conforme a las disposiciones establecidas en este Reglamento. C. Archivo General de Puerto Rico = Lugar de conservación y administración de documentos históricos, públicos o privados, según lo dispone la Ley de Administración de Documentos de Puerto Rico. D. Clasificación de Documentos = Proceso de identificar los documentos que requiere hacer una evaluación del contenido de éstos para determinar su valor administrativo, fiscal, histórico, esencial, cubierto por legislación o contrato y título de propiedad. Mediante este proceso, se establece el término de conservación y eliminación del documento. E. Documento = Información administrativa, fiscal, histórica y esencial presentada en forma de manuscrito 0 impreso en papel u otro medio que pueda ser leído y cualquier otro material informativo sin importar su forma o característica física. Incluye, además aquellos documentos que por ley o contrato requiere su conservación. 2 Certificación Número 040 1998-99 F. Documento Activo = Documento de uso continuo, que requiere estar disponible en la oficina a la que pertenece. G. Documento Oficial = Se refiere al documento original de uso oficial para la institución O la copia que lo sustituye. La copia se designa como documento oficial cuando, en ausencia de un original, es necesario que la oficina que tiene mayor relación con el documento la conserve por el término que establece este Reglamento para evidenciar transacciones realizadas. H. Documentos Administrativos = Documentos que establecen política institucional 0 están relacionados con los procedimientos, funciones, operaciones administrativas o académicas. I. Documentos Esenciales = Documentos utilizados para enfrentar situaciones de emergencia 0 necesarios para la recuperación y restauración de estructuras físicas, servicios y operaciones de la Universidad. J. Documentos Fiscales = Documentos utilizados para procesar, registrar, resumir e informar transacciones financieras de la Universidad, entre los cuales se incluyen los de recaudaciones, obligaciones 0 desembolsos de fondos, estados financieros, asignaciones y transferencias de presupuesto, ayudas económicas a estudiantes, pagos de matrícula, etc. K. Documentos Históricos 0 de valor histórico = Documentos que evidencian de forma muy amplia, exacta y completa los sucesos ocurridos en el transcurso del tiempo, relacionados con el desarrollo de la Universidad. L. Documentos Inactivos = Son documentos oficiales de poco O ningún uso, los cuales no son necesarios conservar en la oficina a la que pertenecen. Los mismos serán conservados en el Archivo de Documentos Inactivos de la unidad institucional correspondiente, conforme a su clasificación y término de conservación fijado. M. Duplicados = Copias adicionales de un mismo documento. A estos documentos se les fijará un término de conservación igual 0 menor que al documento oficial. N. Eliminación de Documentos = Proceso a seguir para eliminar documentos que su término de conservación o utilidad ha concluido. O. Junta de Síndicos = Junta de Síndicos de la Universidad de Puerto Rico. 3 Certificación Número 040 1998-99 P. Lista de Eliminación = Describe los documentos ubicados en una oficina o en el Archivo de Documentos Inactivos cuyo término de conservación o utilidad ha concluido. La preparación de esta lista es esencial para formalizar los trámites de eliminación de documentos. Q. Guía = Guía para la Conservación de Documentos de la Universidad de Puerto Rico, la cual se incorpora en este Reglamento. R. Oficina = Cada uno de los decanatos, facultades, departamentos, oficinas, programas, divisiones 0 secciones a cargo de un decano, director o supervisor. S. Reglamento = Reglamento para la Administración, Conservación y Eliminación de Documentos de la Universidad de Puerto Rico. T. Series Documentales = Conjunto de documentos relacionados con un tema, función 0 actividad en particular los cuales son archivados, usados, transferidos y considerados como uno solo. U. Término de Conservación = Período durante el cual se conservarán los documentos oficiales de acuerdo a la clasificación y su utilidad para la Universidad. V. Transferencia de Documentos = Movimiento físico de documentos de un decanato, facultad, departamento, oficina, división 0 sección al Archivo de Documentos Inactivos de la unidad institucional. W. Unidad Institucional = Cada uno de los recintos 0 unidades administrativas y académicas autónomas existentes o que sean creadas, los colegios universitarios, tecnológicos y regionales, y aquellas otras unidades que estén bajo la supervisión directa del Presidente de la Universidad de Puerto Rico. X. Universidad = La Universidad de Puerto Rico con todas sus unidades institucionales y dependencias universitarias.