Regl. 6016, art. VIII dup2
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
Cite as Reglamento Núm. 6016, Art. VIII dup2
Los documentos serán clasificados como sigue:
A. Documentos Administrativos
Se incluirán los documentos en los cuales se establece la polÃtica institucional
0 se describe normas, funciones, procedimientos 0 manejo operacional de la
Universidad. Estos documentos se conservarán de acuerdo a los términos
que establece la GuÃa para la Conservación de Documentos de la Universidad
de Puerto Rico.
B. Documentos Fiscales
Se incluirán aquellos documentos en los cuales se originan ingresos y
desembolsos 0 constituyen presupuesto y los que se utilizan para el análisis,
auditorÃas, comprobación de cuentas, contabilidad y operaciones financieras.
El término de conservación se establece en la GuÃa.
6
Certificación Número 040
1998-99
1. Los documentos fiscales a los que apliquen términos de conservación
fijados por legislación estatal 0 federal se conservarán por dicho término
0 por el término indicado en la GuÃa, cual de éstos sea mayor.
2. Documentos fiscales relacionados con señalamientos de informes de
intervención de la Oficina del Contralor de Puerto Rico y auditores
internos 0 externos se conservarán hasta que se tome acción final en los
señalamientos O por el término que indica la GuÃa, cual de éstos sea
mayor.
C. Documentos Históricos
1. Los documentos de valor histórico serán conservados de forma
permanente en el Archivo de Documentos Inactivos 0 biblioteca. Estos
serán identificados y conservados en áreas de máxima seguridad.
2. La autoridad nominadora de la unidad institucional, de estimar
necesario, autorizará la transferencia de los documentos históricos al
Archivo General de Puerto Rico para su conservación.
3. Los documentos históricos ubicados en el Archivo de Documentos
Inactivos o biblioteca serán conservados cumpliendo con lo siguiente:
a. El director O funcionario a cargo de la biblioteca 0 administrador de
documentos mantendrá un Ãndice de aquellos documentos históricos
que estén bajo su conservación.
b. Serán conservados en el orden lógico que estime el Administrador de
Documentos 0 archivados por la oficina remitente y se mantendrán
separados por oficina.
C. Se conservarán libres de cualquier material que pueda ocasionar su
deterioro y se colocarán para su archivo sin doblarse.
El administrador de documentos 0 funcionario responsable
recomendará a la autoridad nominadora el tipo de tratamiento que
se les dará a aquellos documentos que estén en malas condiciones
para mantenerlos en buen estado fÃsico.
d. El funcionario a cargo de la conservación de documentos históricos
gestionará asesoramiento con el Director del Archivo General de
Puerto Rico.
7
Certificación Número 040
1998-99
D. Documentos Cubiertos por Legislación 0 Contrato
Se incluirán los documentos regulados por legislación estatal 0 federal y
relacionados con los contratos con dependencias estatales, federales,
privadas, 0 individuos que donen fondos a programas de la Universidad.
Estos documentos deben indicar los años a ser conservados.
E. Documentos de TÃtulos de Propiedad
Se incluirán los documentos que constituyen evidencia de tÃtulos sobre la
propiedad O certifican posesión legÃtima. Se establece un término de
conservación permanente.
F. Documentos Esenciales
Los documentos esenciales se utilizarán para enfrentar situaciones de
emergencia. Estos son necesarios para iniciar las operaciones, luego de
ocurrida la emergencia, a los fines de restablecer las estructuras fÃsicas y
administrativas, derechos básicos de los empleados y estudiantes y acuerdos
legales de la Universidad. Estos documentos se conservarán de forma
permanente cumpliendo con lo siguiente:
1. El Administrador de Documentos identificará en coordinación con los
directores de oficinas los documentos esenciales.
2. El Administrador de Documentos preparará un inventario de estos
documentos y enviará copia al funcionario a cargo de la seguridad en su
unidad institucional. En la hoja de inventario se indicarán los lugares
donde ubicarán los originales y duplicados de los documentos esenciales.
3. Los documentos oficiales activos se conservarán en la oficina de
procedencia.
4. Se mantendrán copias de los documentos esenciales en la oficina de
procedencia, Archivo de Documentos Inactivos y en cualquier otra
instalación fÃsica que determine la autoridad nominadora.
G. Otros Documentos
Incluye otros documentos que no estén descritos en los incisos anteriores.
Su término de conservación se establecerá a base de la recomendación del
director de la oficina a la que pertenece O conserva el documento.
8
Certificación Número 040
1998-99