CONSERVACION DE DOCUMENTOS

A. Documentos Activos 1. Los documentos originales que estén activos se conservarán en la oficina que tiene mayor relación con el documento. 2. Cuando el documento original se envíe a una agencia gubernamental, estatal, federal o empresa privada, la oficina que originó el documento conservará una copia para uso oficial mientras el mismo esté activo. Los duplicados serán conservados mientras sean de utilidad para las oficinas a las cuales pertenecen. B. Documentos Inactivos 1. Los documentos inactivos serán conservados en el Archivo de Documentos Inactivos hasta que cumplan su término de conservación. 2. La autoridad nominadora en cada unidad institucional proveerá los recursos humanos y económicos y, las instalaciones físicas adecuadas para establecer el Archivo de Documentos Inactivos. 3. El Administrador de Documentos será responsible de conservar en orden, custodiar, proteger y disponer de los documentos del Archivo. Facilitará los documentos con prontitud según sean solicitados por los usuarios. Además, mantendrá un índice de los documentos conservados en el Archivo de Documentos Inactivos para facilitar la búsqueda de éstos. 9 Certificación Número 040 1998-99 C. El director de cada oficina designará un funcionario que colaborará con el Administrador de Documentos en la implantación de este Reglamento. D. Los documentos en proceso de investigación 0 pendientes de acción judicial se conservarán en la oficina hasta tanto se resuelva finalmente el asunto, expire el término concedido para radicar apelación 0 cumpla con el término de conservación establecido en la Guía, cual de estos términos sea mayor. E. Medidas de seguridad para conservar documentos 1. Documentos que Requieren Máxima Protección: a. Los documentos serán devueltos a su lugar de origen al finalizar el día de trabajo. b. Se utilizarán equipos tales como cajas de seguridad 0 gabinetes resistentes al fuego para conservar los documentos. C. Los discos, cintas, rollos de material microfilmado o cualquier otro medio donde se conserva información se identificarán y mantendrán en los envases adecuados y en bóvedas de seguridad. 2. El Administrador de Documentos evaluará los medios donde se registra la información de documentos inactivos que se conservarán por un término mayor de cinco años. Para garantizar la durabilidad, legibilidad y autenticidad de la información por el término de conservación establecido, transferirá la información a otros medios aceptados. Además, los medios a utilizarse para conservar la información cumplirán con los estándares de calidad y legalidad de documentos.